新時期醫(yī)院文書檔案創(chuàng)新管理的路徑研究

一、醫(yī)院文書檔案管理在新時期呈現(xiàn)出的新特點

眾所周知，文書檔案管理有兩大特點：其一是收集和保存資料；其二是其載體呈現(xiàn)出豐富的多樣性特點。就現(xiàn)階段醫(yī)院現(xiàn)狀來看，醫(yī)院的經(jīng)營、醫(yī)療衛(wèi)生和科學(xué)研究工作，占據(jù)了醫(yī)院工作的絕大部分時間。然而，醫(yī)院文書檔案管理，并沒有放在重要的位置上。醫(yī)院對文書檔案的管理工作支持力度不大，缺乏有效的資金投入，文書檔案管理的信息化設(shè)施、設(shè)備等也不夠健全和完善，嚴重阻礙了醫(yī)院文書檔案的管理工作。從人才引進來看，現(xiàn)在的醫(yī)院往往高度重視高技能人才的引進，但對檔案管理方面的人才缺少引進的力度。很多醫(yī)院沒有設(shè)立專職的檔案管理員，導(dǎo)致文書檔案管理工作效率低下且水平不高。這些因素都嚴重阻礙了醫(yī)院文書檔案管理的建設(shè)和發(fā)展。

進入新時期，隨著信息化建設(shè)的不斷增強，尤其是伴隨大數(shù)據(jù)的發(fā)展和應(yīng)用，醫(yī)院文書檔案為領(lǐng)導(dǎo)提供各項重大決策參考依據(jù)的職能越來越明顯。但是由于檔案系統(tǒng)長期處于停滯不前的不完善狀態(tài)，文書檔案管理已經(jīng)與新時期醫(yī)院發(fā)展的步伐完全不相適應(yīng)。

二、新時期醫(yī)院文書檔案管理的發(fā)展方向

（一）以專業(yè)性促進效率提升。醫(yī)院文書檔案管理工作，具有明顯的專業(yè)性特點。很多人認為，檔案管理就是簡單的檔案歸置和存放。其實，這種認識是非常片面和錯誤的。醫(yī)院的文書檔案有著很強的邏輯性。從大的方面來講，它包含了醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃綱要和規(guī)章制度等；從小的方面來說，它包含了醫(yī)院的會議記錄、大事記、各類文件以及設(shè)備的使用說明等等。每一項工作中都包含著非常強的專業(yè)性。要確保檔案管理的優(yōu)質(zhì)高效，而且還要確保檔案的保密性，必須要由專業(yè)人士來進行檔案管理。醫(yī)院要提高檔案管理工作的質(zhì)量，必須要堅持的方向，首先要做的就是以專業(yè)性促進效率提升。

（二）以綜合性維護管理規(guī)范。就目前現(xiàn)狀來看，醫(yī)院的綜合檔案室，基本承擔了醫(yī)院檔案管理的主導(dǎo)工作。檔案管理面非常廣泛，綜合性很強。檔案中涉及到科研、財務(wù)、黨務(wù)、醫(yī)務(wù)等諸多記錄等，它們都有著非常高的指導(dǎo)性和規(guī)范性，甚至很多檔案還涉及與醫(yī)院密切合作的企業(yè)和單位。這就要求，檔案管理、分類、梳理必須要在特定的時間段內(nèi)完成，或者按一定的周期進行。必須加強這種綜合性，才能維持醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性和有效性。

三、新時期醫(yī)院文書檔案創(chuàng)新管理的路徑研究

（一）革新認識觀念，提高對醫(yī)院文書檔案管理的重視程度。新時期，醫(yī)院要想全面做好文書檔案管理、創(chuàng)新工作路徑、提升管理水平，必須要革新觀念，改變傳統(tǒng)觀念對文書檔案管理的認識，要進一步加強對文書檔案管理工作的理解。首先，醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)要進一步認識到開展文書檔案管理的重要意義，將文書檔案管理經(jīng)費投入計劃納入年度財政預(yù)算。其次，要出臺檔案管理工作制度，規(guī)范文書檔案管理各項工作的流程。再次，要充分挖掘文書檔案在推動醫(yī)院綜合工作中所發(fā)揮的重要作用，讓文書檔案的價值能更好地得到發(fā)揮，從根本上讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理人員加強對文書檔案管理工作的重視程度。

（二）完善知識結(jié)構(gòu)，提升文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。工作人員的專業(yè)素質(zhì)，是保證文書檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵。一方面，醫(yī)院要不斷加強對專業(yè)文書檔案管理人員的引進和培養(yǎng)，形成合理、有梯度的人員隊伍結(jié)構(gòu)以及科學(xué)、完善的知識體系。與此同時，醫(yī)院要注重加強文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，從檔案的收集、歸類、梳理、登記、存儲、借閱流程等諸多方面進行系統(tǒng)、完善的組織培訓(xùn)，切實提升文書檔案管理人員自身的專業(yè)能力和工作水平。另一方面，醫(yī)院要全面實施“走出去”的培訓(xùn)發(fā)展戰(zhàn)略，積極組織各單位、各部門的文書檔案管理人員參加社會組織的相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷健全和完善相關(guān)的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，全面學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識，與時俱進，不斷增強檔案管理的新技能。

（三）健全制度管理，確保文書檔案管理工作有據(jù)可依。制度，是做好各項工作的基石和保證。要從根本上提升醫(yī)院文書檔案管理的工作效率，醫(yī)院必須要建立健全文書檔案管理體制，用工作制度來約束和規(guī)范單位文書檔案管理工作，通過建立良好的考核和激勵機制，增強文書檔案管理人員的工作主動性和積極性。醫(yī)院要依據(jù)國家檔案管理部門制定的檔案管理辦法，積極建立符合自身實際情況的文書檔案管理條例、文書檔案登記整理流程、文書檔案存儲辦法、文書檔案登記借閱辦法等規(guī)章制度，確保與文書檔案管理相關(guān)的各項工作有章可循、有據(jù)可依。要想制度得到真正的貫徹和落實，必須要建立高度的目標責(zé)任體系。因此，醫(yī)院要加強提高文化檔案管理工作人員的責(zé)任意識培養(yǎng)，從提高員工的責(zé)任心入手，貫徹落實責(zé)任到位、責(zé)任到人，細化各項檔案管理工作流程，規(guī)范檔案管理工作標準，切實提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。

（四）持續(xù)改進創(chuàng)新，促進醫(yī)院文書檔案管理的信息化建設(shè)。進入信息化時代，醫(yī)院必須要加快實現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先，醫(yī)院要積極引進先進的檔案管理設(shè)備，并及時進行維護更新，積極建立具有防潮和防火功能的庫房，為文書檔案管理的信息化建設(shè)提供后勤保障。其次，醫(yī)院要積極搭建網(wǎng)絡(luò)化信息采集平臺，不斷革新檔案記錄與信息采集方式方法，進一步提高文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。再次，要將文書工作與文書檔案管理工作進行整合創(chuàng)新。文書工作需要進行創(chuàng)新以確保檔案的準確性和與完整性，保證文件收集與整理優(yōu)質(zhì)高效。

（五）提高服務(wù)質(zhì)量，助力醫(yī)院樹立優(yōu)質(zhì)品牌形象。醫(yī)療行業(yè)，本身就具有很強的特殊性，也非常復(fù)雜。醫(yī)療診斷技術(shù)、醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療水平、服務(wù)能力，是衡量一家醫(yī)院品牌形象的綜合因素。從醫(yī)療報銷的角度來說，患者對文書檔案的借閱、使用頻率較高?；颊呓栝喓褪褂玫倪^程，往往包含了醫(yī)院的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率和品牌形象。在當前國家“以人為本”的人文思想理念下，醫(yī)院必須要從文書檔案管理的角度建立起完善的醫(yī)療服務(wù)管理體系，形成一整套完善的檔案借閱服務(wù)工作流程，切實增強文書檔案的實用價值，提高患者對醫(yī)療服務(wù)的滿意度，從而助力醫(yī)院樹立良好的品牌形象。

傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。要應(yīng)對新的發(fā)展趨勢，醫(yī)院文書檔案管理者必須要及時更新觀念，改變傳統(tǒng)的思想觀念，提高對文書檔案的認識，進一步重視文書檔案的利用價值，不斷創(chuàng)新文書檔案的創(chuàng)新管理模式。