基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用分析

隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，現(xiàn)在我國的檔案管理已經(jīng)逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的方向發(fā)展。據(jù)研究結(jié)果表明，當(dāng)前的檔案管理工作在現(xiàn)代檔案管理工作中占據(jù)了十分關(guān)鍵的位置，假如出現(xiàn)差錯，會使整個檔案系統(tǒng)受到影響。與此同時，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行，為了充分發(fā)揮檔案管理的作用，必須要不斷完善和提升自身水平以及發(fā)展能力。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）對檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度嚴(yán)重匱乏。目前很多工作單位嚴(yán)重忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作這一個環(huán)節(jié)，更為嚴(yán)重的是，有很多單位由于檔案管理不當(dāng)出現(xiàn)了很大的漏洞，比如信息的丟失，在一定程度上直接影響了工作人員的工作情緒。檔案管理基礎(chǔ)工作是否具有一定的規(guī)范性，還將會直接反映出單位的日常工作秩序。但是目前仍然有很多單位對這項工作沒有足夠的認(rèn)識，覺得這項工作不會直接影響單位的工作質(zhì)量，所以沒有專門安排工作人員對檔案進(jìn)行有效的管理，因此有時會出現(xiàn)信息缺失的現(xiàn)象，阻礙了工作的正常進(jìn)行。

（二）檔案管理人員不具備較高的職業(yè)素質(zhì)。在如今的社會中，大多數(shù)單位檔案管理人員年齡偏大，而且在結(jié)構(gòu)上缺乏一定的合理性，嚴(yán)重阻礙了檔案管理水平的發(fā)揮。首先，由于檔案管理人員的年齡已經(jīng)偏大，對很多檔案知識不能夠熟悉記憶和理解，更不能熟練應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，在接受新知識上也有困難，這樣直接影響整體的檔案管理質(zhì)量。其次，現(xiàn)在很多檔案管理人員只是一味的將信息進(jìn)行存儲，根本毫無規(guī)律，因此能夠看出這樣的檔案管理人員在一定程度上明顯缺乏專業(yè)知識以及管理能力。隨著社會的不斷進(jìn)步以及信息時代的到來，現(xiàn)在很多檔案管理越發(fā)現(xiàn)代化，無論是在規(guī)模上還是信息系統(tǒng)上都有了一定的轉(zhuǎn)變，檔案管理人員不需要特別費力對信息進(jìn)行存儲和查詢，只要管理人員能夠?qū)⑾鄳?yīng)的存檔和搜索技術(shù)熟練掌握，那么將會很快實現(xiàn)檔案管理的信息化，并且提升檔案的應(yīng)用率和搜索率。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

（一）有效促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化?，F(xiàn)代檔案管理的主要作用就是提高檔案管理水平，而檔案的管理基礎(chǔ)工作主要就是對相應(yīng)的信息進(jìn)行分類、整理和歸檔。可是如今大多數(shù)單位對此項工作缺乏重視，有很多的無用檔案一直存在，并沒有及時進(jìn)行清理，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。在正常的情況下，作為工作人員早該將一些舊檔案進(jìn)行及時清理，并且將有用的檔案與新的檔案進(jìn)行相應(yīng)的組合，這將在一定程度上使檔案管理水平和工作效率明顯提升。另外檔案的管理是否具有一定的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化和檔案的應(yīng)用搜索率是有著密切關(guān)系的，所以合理地實行檔案基礎(chǔ)管理工作將會在原有基礎(chǔ)上加速檔案管理水平的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）保證了信息的真實有效性。在檔案管理工作中最為看重的就是其信息是否具有一定的真實性以及有效性，并且這個主要是受檔案信息分類的影響，由此可以看出檔案分類在整個工作過程中占有十分重要的作用，同時也為檔案管理的查詢工作提供了相應(yīng)的便利。認(rèn)真做好檔案管理的各項工作，同時也加強(qiáng)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，這樣在一定程度上會加速人員對檔案信息的搜索和使用。所以可以看出，如果想要準(zhǔn)確獲得自己想要的信息，那么必須要做的就是對檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的分類管理，而且所輸入的信息必須要能夠保證其準(zhǔn)確性，而且還要做好一切補(bǔ)救措施，出現(xiàn)錯誤時能夠及時進(jìn)行解決。

（三）加強(qiáng)了檔案的應(yīng)用效率。檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有利于日后檔案應(yīng)用效率的提高，同時還能使檔案內(nèi)容在分類上更加準(zhǔn)確，在一定程度上提升了整體的檔案管理水平，并且在信息處理方面，它會首先將重要的信息進(jìn)行優(yōu)先處理，之后依次處理次要信息，這樣能夠幫助工作人員篩選出具有重要價值的檔案信息，加強(qiáng)了檔案的應(yīng)用效率。另外，當(dāng)存入檔案的時候，必須要對其相關(guān)的檔案檢索進(jìn)行完善，這樣方便對日后相關(guān)檔案信息的查詢。

三、結(jié)束語

總而言之，在如今科技發(fā)展的新時代，檔案管理基礎(chǔ)工作也將變得越來越現(xiàn)代化，在很多企業(yè)中，檔案管理工作逐漸被重視起來。而且檔案基礎(chǔ)管理工作能夠有效促進(jìn)各個單位工作質(zhì)量的提升，同時也加速了經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展。