芻議新時期民政檔案信息化管理及利用

互聯(lián)網(wǎng)在當今社會經(jīng)濟背景下發(fā)揮著不可小覷的作用，甚至影響整個世界，改變?nèi)藗儸F(xiàn)有的工作、學(xué)習(xí)和生活方式。如果現(xiàn)代人們和企業(yè)無法充分了解互聯(lián)網(wǎng)知識和技術(shù)，那么就無法適應(yīng)經(jīng)濟信息化和全球化，注定會被激烈的競爭而淘汰。民政檔案也需要借助信息化實現(xiàn)管理，進一步提高民政檔案利用率和管理質(zhì)量。

一、完善檔案管理信息系統(tǒng)，改變工作人員認識

民政檔案在新時期信息環(huán)境下面臨較多的挑戰(zhàn)和機遇，尤其不斷加快的社會發(fā)展節(jié)奏對民政檔案資料獲取和處理也增添了準確和快速等要求。傳統(tǒng)民政檔案管理無法滿足新時期社會經(jīng)濟變化和民政檔案管理信息化要求，因而需要民政檔案部門建立涵蓋檔案資料收集分析、檔案存儲與檔案管理等內(nèi)容的信息管理系統(tǒng)，由此精確獲取、分析和處理民政檔案資料信息。即使我國民政檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)，但運用的技術(shù)軟件較為落后且在某種程度上無法適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展情況。所以在新形勢背景下開展民政檔案信息化建設(shè)需要建立在自身基礎(chǔ)上，并善于借鑒國內(nèi)外先進檔案管理軟件，或和其它部門聯(lián)合運用信息技術(shù)開發(fā)檔案信息管理軟件，實現(xiàn)高效管理。此外，還需優(yōu)化檔案管理工作人員思想意識，在構(gòu)建檔案管理信息化之前需對管理人員的認知能力進行培養(yǎng)，使其從內(nèi)心深處理解構(gòu)建檔案管理信息化的必要性。在開展工作之前使其明確檔案管理信息化緊跟時代發(fā)展趨勢，更好地滿足經(jīng)濟時代發(fā)展需求。民政部門內(nèi)部也需對員工定期開展培訓(xùn)和交流，或聘請優(yōu)秀檔案管理咨詢團隊對員工開展培訓(xùn)，進一步提高檔案管理效率和質(zhì)量。此外各級民政部門還需重視檔案信息化建設(shè)并將此工作作為年底考核重點指標，并在此基礎(chǔ)上逐步建立各個地區(qū)檔案信息平臺，提升檔案管理工作效率和水平。與此同時，根據(jù)《檔案法》規(guī)定并結(jié)合民政系統(tǒng)實際工作情況健全完善檔案信息化管理規(guī)章制度，促使民政檔案信息化工作朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化以及規(guī)范化方向不斷發(fā)展。

二、建立檔案安全保障體系，注重信息人才培養(yǎng)

民政檔案在實現(xiàn)信息化管理中也不可避免地面臨內(nèi)部和外部安全風(fēng)險，民政檔案管理部門必須構(gòu)建安全保障體系才能降低風(fēng)險發(fā)生幾率。在此過程中，需建立嚴謹科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)控制度，促使檔案管理信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)安全運行，該制度還涉及檔案管理信息化硬件管理和軟件開發(fā)以及人員管控和計算機病毒消除與預(yù)防等方面，由此更好維護民政檔案管理信息系統(tǒng)。與此同時，民政部門應(yīng)注重培養(yǎng)信息化人才，長期以往檔案信息化管理人員經(jīng)常被瑣事纏身，沒有時間接受培訓(xùn)教育，以致于信息素養(yǎng)能力不足。對此管理人員自身應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)意識并將其內(nèi)化為動力，使自身水平可以緊跟時代發(fā)展趨勢，游刃有余解決工作中面臨的問題。檔案管理信息化最為主要的要求即工作人員熟練掌握計算機使用方法，民政部門領(lǐng)導(dǎo)必須意識到信息化在民政檔案管理中的優(yōu)勢作用，響應(yīng)對檔案管理人員開展的關(guān)于計算機培訓(xùn)和組織提高檔案管理人員素質(zhì)的實踐活動、講座、獎勵制度等，采取多種方式提高工作人員對計算機軟件的應(yīng)用和系統(tǒng)維護。檔案管理者應(yīng)發(fā)自內(nèi)心熱愛檔案管理這項工作，積極參與計算機知識和能力培養(yǎng)，增強工作人員對電子技術(shù)的掌握程度，進一步提高檔案管理工作能力。

三、明確檔案信息管理定位 完善民政檔案基礎(chǔ)工作

毫無疑問，民政檔案管理信息化在于更好地為社會發(fā)展和大眾服務(wù)，提高民政檔案管理效率和質(zhì)量。檔案管理負責人在開展信息化建設(shè)之前應(yīng)結(jié)合檔案實際工作情況和同領(lǐng)域信息化建設(shè)情況明確自身定位，挖掘檔案管理真正需求，只有明確自身需求并結(jié)合其他信息化建設(shè)經(jīng)驗才有利于后續(xù)信息化軟件購買和后期維護。由于信息化有較多系統(tǒng)功能，民政部門在建設(shè)應(yīng)用初期必須結(jié)合實際情況并專注于這些功能推進，其他功能可以一邊使用一邊添加，以點帶面推動信息化建設(shè)，避免前期設(shè)計過于理想化后期功能應(yīng)用不符實際而出現(xiàn)失敗。與此同時，民政部門需建立標準化操作手冊，即統(tǒng)一規(guī)范信息化系統(tǒng)操作，實現(xiàn)各個部門資源共享。除此之外，民政部門還應(yīng)健全完善檔案基礎(chǔ)工作，如果基礎(chǔ)工作沒有落實到位，必然影響信息化運行。

四、結(jié)語

總之，信息化在當今經(jīng)濟社會已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢，因而行政部門應(yīng)結(jié)合實際情況不斷完善管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化工作人員思想意識，建立安全保證體系，創(chuàng)新檔案信息管理，注重培養(yǎng)高質(zhì)量信息檔案管理人員，由此才能更好地滿足現(xiàn)代化經(jīng)濟社會發(fā)展需求。