運(yùn)用品管圈進(jìn)行衛(wèi)生健康檔案管理的效果觀察

一、品管圈的來源

美國質(zhì)量控制部的概念開始于1954年，戈蘭教授的品管圈理論應(yīng)運(yùn)而生。1962年出現(xiàn)在日本后，被日本稱為質(zhì)量管理小組。品管圈包括質(zhì)量控制、可靠性和各個(gè)領(lǐng)域的專家。在日本，它的作用不僅限于培訓(xùn)工程師和經(jīng)理，更重要的是提高生產(chǎn)力。作為一種管理工具，美國建立了品管圈（QCC）體系，并將該體系傳播到日本。品管圈是日本質(zhì)量控制的主要組成部分，長期以來為日本生產(chǎn)力增長提供助力。近年來，我國企業(yè)也開始對質(zhì)量管理部門的管理起到了一定的作用，認(rèn)為品管圈為提高系統(tǒng)效率創(chuàng)造了條件。

二、品管圈在檔案管理工作中的重要性

在普通人的情況下，要在單位中建立一個(gè)品管圈，這一小組相互協(xié)助和整合，由類似的檔案管理人員組成，還要做額外的質(zhì)量控制工作。在這個(gè)非機(jī)構(gòu)團(tuán)隊(duì)中，當(dāng)有人遇到困難時(shí)，每個(gè)人都會(huì)頭腦風(fēng)暴，以某種方式解決所有問題。最終目標(biāo)是提高了檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)高效的文件管理。

當(dāng)醫(yī)院決定創(chuàng)建一個(gè)復(fù)雜的檔案系統(tǒng)時(shí)，往往沒有專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)和適當(dāng)?shù)墓芾硐到y(tǒng)，沒有符合要求的場所和物品，收集區(qū)域不清等。事實(shí)上，創(chuàng)建一個(gè)綜合檔案室的任務(wù)是非常復(fù)雜的。醫(yī)院為了有效減少時(shí)間、降低能耗，存在著亟待解決的問題。這尤其包括對歸檔文件質(zhì)量的認(rèn)識。如何有效地開發(fā)文件和使用文件，以改善部門的規(guī)劃和歸檔目標(biāo)。品管圈作為一種管理工具，可以提高管理質(zhì)量，提高效率，降低勞動(dòng)成本。

三、運(yùn)用品管圈進(jìn)行衛(wèi)生健康檔案管理的方法

（一）品管圈的建立。品管圈的建立可以分為以下幾點(diǎn)：首先，檔案管理必須基于部門工作的性質(zhì)和關(guān)系。第二，選擇組織、協(xié)調(diào)和保持高水平工作的服務(wù)主管作為全體成員的聲音。第三，任命部門指揮員領(lǐng)導(dǎo)品管圈，解釋每個(gè)人的具體分工。第四，要明確部門名稱，設(shè)置口號和標(biāo)識。第五，必須確定目標(biāo)正常運(yùn)行的目標(biāo)值。目標(biāo)不能太高，不能太大，應(yīng)該是可實(shí)現(xiàn)的。

（二）準(zhǔn)備管理主題，制定行動(dòng)計(jì)劃。首先，每個(gè)衛(wèi)生檔案品管圈必須在活動(dòng)循環(huán)中有一個(gè)主題。每個(gè)人都應(yīng)該關(guān)注這個(gè)主題，每個(gè)人都應(yīng)該在工作中添加歸檔目標(biāo)，每個(gè)人都會(huì)問關(guān)于管理、成本、效率和其他方面的各種問題。其次，要確定期限，以及登記員和登記方法。第三，事件結(jié)束后，每個(gè)人都必須按照約定的職責(zé)收集數(shù)據(jù)，并核實(shí)數(shù)據(jù)，禁止欺詐。

（三）組織資料收集和質(zhì)量部，為衛(wèi)生檔案工作作出貢獻(xiàn)。在這個(gè)過程中，有幾個(gè)要點(diǎn)需要注意：首先，檢查品管圈收集的質(zhì)量控制點(diǎn)。第二，必須完成和更改質(zhì)量控制點(diǎn)中的問題，以便能夠輕松收集所有數(shù)據(jù)。第三，由于重要原因，品管圈成員必須集體學(xué)習(xí)、分析并提交書面報(bào)告。

（四）在有利于存檔的品管圈中制定規(guī)則。第一，根據(jù)質(zhì)量部的分析研究結(jié)果，對分工、品管進(jìn)行探討。第二，根據(jù)討論，將人員輪換組織成詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃和改進(jìn)的思路，包括具體的步驟和目標(biāo)，指出責(zé)任人和實(shí)施者。第三，經(jīng)周轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)人檔案管理部門批準(zhǔn)后，通知品管圈有關(guān)人員執(zhí)行實(shí)施計(jì)劃。

（五）結(jié)果總結(jié)與驗(yàn)證。第一，通過合理化建議的管理流程、總結(jié)和編制報(bào)告，以確認(rèn)部門指揮官的影響。第二，應(yīng)根據(jù)已實(shí)施改進(jìn)措施的數(shù)據(jù)，使用品管圈能夠有效總結(jié)總體效果。第三，為了保持對策的有效性和確保一致性，必須包括一個(gè)循環(huán)策略，以有效地控制衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)。第四，必須總結(jié)出不同的成果形式，并相應(yīng)地進(jìn)行轉(zhuǎn)化，同時(shí)有必要制定一份結(jié)果比較表，顯示品管圈內(nèi)成員未獲得的結(jié)果，并反映改進(jìn)前后的比較，最好是以雷達(dá)圖的形式。第五，更新和修訂總結(jié)報(bào)告，并進(jìn)行討論。

四、運(yùn)用品管圈進(jìn)行衛(wèi)生健康檔案管理的效果及問題

（一）院方對品管圈不夠重視。在傳統(tǒng)的醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理中，往往采用人力歸檔、主觀評價(jià)的方式，這種方式組織結(jié)構(gòu)簡單，對中小型醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理有一定的實(shí)踐意義。但對具有一定規(guī)模的醫(yī)院來說，這種方法管理檔案較為粗糙，難以較好地滿足診療與緩解醫(yī)療糾紛的需要。由于品管圈在中國較為新穎，領(lǐng)導(dǎo)不了解質(zhì)量管理部的活動(dòng)，沒有引起衛(wèi)生健康歸檔部門的注意。衛(wèi)生健康檔案的管理者只重視品管圈的工作時(shí)間及短期成果，難以發(fā)揮出品管圈的真正作用。

（二）應(yīng)加大衛(wèi)生檔案管理的學(xué)習(xí)力度。檔案系統(tǒng)應(yīng)提高工作場所培訓(xùn)水平，確保質(zhì)量控制活動(dòng)的技術(shù)內(nèi)容。眾所周知，檔案管理的質(zhì)量往往反映了檔案系統(tǒng)人員的素質(zhì)。檔案工作是一個(gè)服務(wù)業(yè)，對檔案員的專業(yè)培訓(xùn)非常重要。衛(wèi)生健康檔案系統(tǒng)品管圈中，管理者對檔案管理人員有進(jìn)行再培訓(xùn)的責(zé)任。只有在體系中加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)，確保有效的檔案管理周期，才能提高質(zhì)量控制活動(dòng)的技術(shù)效率。

（三）提高對衛(wèi)生檔案品管圈的經(jīng)濟(jì)支持。品管圈的工作結(jié)果對檔案管理工作有一定的參考價(jià)值。檔案系統(tǒng)的管理人員必須給予參與品管圈的人精神上或物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣他們才能增加檔案管理人員的興奮感，并準(zhǔn)備承擔(dān)更多的工作。