醫(yī)院基建檔案的重要性及創(chuàng)新管理探討

文/錦州市中心醫(yī)院 楊翠

一、醫(yī)院基建檔案的重要性

醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目不僅僅關(guān)乎醫(yī)院的發(fā)展，對于保障人民的生命健康也有著不可忽視的促進(jìn)作用。在醫(yī)院的發(fā)展中需要重視基建檔案，明確其重要性，筆者經(jīng)過歸納與整合，將醫(yī)院基建檔案的重要性概述為以下幾點(diǎn)：第一，醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的真實(shí)反映，所涉及的內(nèi)容比較多，包括了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)規(guī)劃、實(shí)施組織等眾多內(nèi)容，且具有各類設(shè)計(jì)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等資料，這一系列的資料可以將醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)變化情況加以展現(xiàn)。第二，醫(yī)院基建檔案可推動(dòng)醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展，作為醫(yī)院檔案管理中的重要組成部分，醫(yī)院基建檔案可以為醫(yī)院的改建擴(kuò)建奠定基礎(chǔ)，也能夠?yàn)獒t(yī)院管理決策者提供數(shù)據(jù)支撐，使其做到心中有數(shù)，可避免重復(fù)建設(shè)與盲目投資的現(xiàn)象。與此同時(shí)，醫(yī)院基建檔案還可以為審計(jì)監(jiān)督提供佐證，減少貪污犯罪現(xiàn)象的發(fā)生，避免資金的浪費(fèi)以及損耗。

二、醫(yī)院基建檔案管理的缺陷

因?yàn)槭艿街T多因素的影響，現(xiàn)階段醫(yī)院基建檔案管理問題不斷。

（一）領(lǐng)導(dǎo)缺乏對基建檔案管理的重視。從嚴(yán)格意義上分析，只有保證領(lǐng)導(dǎo)的重視才能充分發(fā)揮出基建檔案管理的作用，但是就目前而言，諸多醫(yī)院中相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者將精力集中在醫(yī)院醫(yī)療項(xiàng)目拓展以及業(yè)務(wù)延伸方面，并沒有拿出太多的時(shí)間關(guān)注基建檔案，也沒有從本質(zhì)上認(rèn)識到基建檔案的重要性，長此久往則會(huì)導(dǎo)致部門協(xié)同性有所弱化，也無法保證醫(yī)院基建檔案工作的有序開展。

（二）醫(yī)院基建檔案完整度受到影響。在醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展中，基建工程是其中不可或缺的一部分，且基建工程的周期比較長，工程中涉及了立項(xiàng)、招投標(biāo)、地質(zhì)勘查、施工、竣工驗(yàn)收等諸多內(nèi)容，且建設(shè)時(shí)間甚至長達(dá)3年以上，在這一期間內(nèi)會(huì)受到資金以及其他因素的影響，往往會(huì)導(dǎo)致基建檔案資料出現(xiàn)流失問題，進(jìn)而無法保證醫(yī)院基建檔案的完整性。

（三）醫(yī)院基建檔案歸檔存在問題。毋庸置疑，醫(yī)院基建工程需要與多個(gè)部門相互溝通，包括城建部門、環(huán)保部門、消防部門、基建部門等等，彼此之間需要形成協(xié)同關(guān)系，其中也會(huì)產(chǎn)生眾多的文件資料，但是從某一個(gè)角度分析，在基建檔案資料采集、歸檔、整理過程中容易出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，如果歸檔資料不齊全，那么則會(huì)對基建項(xiàng)目有所影響，也會(huì)導(dǎo)致基建施工開挖中水管、電線、電纜挖斷等現(xiàn)象，對醫(yī)院的有序運(yùn)行產(chǎn)生影響。

（四）醫(yī)院基建檔案具有專業(yè)性，但是準(zhǔn)確度不高。之所以產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因是醫(yī)院基建檔案管理人員缺乏專業(yè)的知識，對各項(xiàng)基建項(xiàng)目運(yùn)行程序不甚理解，在資料收集過程中缺乏了解，所以導(dǎo)致基建工程檔案缺乏準(zhǔn)確性。還有一點(diǎn)是部分醫(yī)院基建檔案人員屬于兼職人員，無論是專業(yè)知識、綜合素養(yǎng)、工作態(tài)度均有所影響，這樣一來則導(dǎo)致基建檔案管理出現(xiàn)混亂局面，無法保證醫(yī)院基建檔案的準(zhǔn)確度。

三、新時(shí)期醫(yī)院基建檔案創(chuàng)新管理的策略

（一）對醫(yī)院基建檔案加以重視。加強(qiáng)重視醫(yī)院基建檔案意義重大，尤其是領(lǐng)導(dǎo)者與管理者需要從本質(zhì)上認(rèn)識到醫(yī)院基建檔案的重要性，將其積極納入到醫(yī)院總體規(guī)劃之中，并針對性地樹立正確的檔案管理意識。與此同時(shí)，還需要投入大量的資金、人力與物力，這樣可以為醫(yī)院基建工作奠定基礎(chǔ)。當(dāng)然還需要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，包括微信、微博等，加強(qiáng)對基建檔案工作的宣傳，讓每一位工作人員都能夠?qū)n案有深刻的認(rèn)識和理解，使其能夠?qū)⒒n案的作用充分發(fā)揮出來。

（二）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案的制度化。制度關(guān)系到醫(yī)院基建檔案的有效性，所以在當(dāng)前的發(fā)展背景下需要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)構(gòu)建醫(yī)院基建檔案管理制度，或者成立小組，采取投票的方式確定小組候選人，還需要對小組候選人進(jìn)行科學(xué)分配。與此同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案制度化之后，需要從基建檔案收集、整理、立卷等多個(gè)方面出發(fā)，做好分類處理，避免后期因?yàn)榛n案分類不清楚而引發(fā)檔案混亂現(xiàn)象。

（三）提高醫(yī)院基建檔案管理人員的素養(yǎng)。積極提高醫(yī)院基建檔案管理人員的綜合素養(yǎng)至關(guān)重要，且醫(yī)院需要針對實(shí)際的情況做好培訓(xùn)與教育工作，使其掌握更多的檔案管理方法與技術(shù)，這樣可以有效提高醫(yī)院基建檔案管理人員的綜合水平。除此之外，在當(dāng)前時(shí)代的不斷發(fā)展下，還需要加強(qiáng)重視信息技術(shù)的應(yīng)用，培養(yǎng)基建檔案人員的信息化水平，使其具備專業(yè)理論知識，不斷學(xué)習(xí)，避免被時(shí)代所淘汰。

（四）做好醫(yī)院基建檔案檢索與服務(wù)。為充分發(fā)揮出醫(yī)院基建檔案的作用與價(jià)值，則需要做好檢索與服務(wù)工作，要加強(qiáng)對信息化技術(shù)的應(yīng)用，需求者在檢索的時(shí)候通過搜索關(guān)鍵詞便可實(shí)現(xiàn)對檔案信息的查找，運(yùn)用多層次全方位的模式，為檢索者提供便利的條件。

四、結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院的發(fā)展中基建檔案的作用十分明顯，需要加以重視，體現(xiàn)出地位與作用，且還需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理，制定完善的規(guī)章制度，提高基建檔案人員的綜合素養(yǎng)，滿足時(shí)代發(fā)展的要求，推動(dòng)醫(yī)院基建檔案管理的先進(jìn)性與科學(xué)性，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。