數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院中的應(yīng)用探討

文/山西省腫瘤醫(yī)院 李國琳

近年來隨著電子信息行業(yè)的不斷發(fā)展，整個(gè)社會(huì)的數(shù)字化飛速發(fā)展，取得了驕人的成績，國內(nèi)各大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)為了滿足自己內(nèi)部的管理需求，提高醫(yī)院檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，開始逐漸加大自己醫(yī)院對(duì)數(shù)字化電子信息檔案管理系統(tǒng)的使用。使整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)能夠和快速發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)相接軌，達(dá)到同步發(fā)展。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用相對(duì)來說比較廣泛，極其容易受到其他許多方面的外部因素的影響，進(jìn)而會(huì)影響到整個(gè)醫(yī)院檔案管理的進(jìn)度，乃至整個(gè)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)逐步將高效的電子信息數(shù)字化管理方法和醫(yī)院檔案信息管理本身融為一體，技術(shù)集約化程度越來越高，擁有數(shù)字化管理系統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理也越來越成為發(fā)展主流。所以相關(guān)檔案管理單位對(duì)于數(shù)字化管理的重視程度愈來愈多，對(duì)于在數(shù)字化檔案管理過程中的一些問題和不足，結(jié)合相關(guān)醫(yī)療信息環(huán)境情況進(jìn)行相應(yīng)的分析處理，找到合理的解決辦法。在實(shí)際醫(yī)療檔案管理的改進(jìn)和實(shí)施中不斷地完善和發(fā)展數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的水平，促進(jìn)整個(gè)檔案管理行業(yè)的快速發(fā)展，服務(wù)于飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)。

一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的概況

近些年來，國內(nèi)電子信息技術(shù)在飛速發(fā)展，與現(xiàn)代化社會(huì)共同進(jìn)步。電子信息數(shù)字化技術(shù)為過去的舊式檔案管理提供技術(shù)支持，使整個(gè)檔案管理模式由傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理模式，數(shù)字化的管理模式能夠使檔案信息更加清晰可見，這對(duì)于檔案管理繁雜的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)來說是一個(gè)福音。它是對(duì)過去方法的一種挑戰(zhàn)，同時(shí)也是利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的一種機(jī)遇。我國的電子信息化比較晚，所以無法與發(fā)達(dá)國家的現(xiàn)代化檔案管理模式相提并論，國內(nèi)的檔案管理方法相對(duì)來說比較落后，發(fā)展緩慢，在數(shù)字化檔案管理的道路上還需慢慢探索，不斷地對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和完善，才能加快數(shù)字一體化建設(shè)和管理。數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)十分顯著，不論是在檔案的收集、統(tǒng)計(jì)、查閱、保管和轉(zhuǎn)移方面，還是資源的有效利用方面，都完全優(yōu)于傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法，可以說數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)正引領(lǐng)未來的檔案管理時(shí)代。

二、我國醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

由于國內(nèi)的數(shù)字化程度還不高，所以并沒有達(dá)到醫(yī)療行業(yè)檔案管理的數(shù)字化普及，現(xiàn)階段國內(nèi)各種醫(yī)院實(shí)際上還是以傳統(tǒng)的檔案管理模式來進(jìn)行檔案管理的，而且每個(gè)醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)狀況不同，所以檔案管理系統(tǒng)也是千差萬別，參差不齊，沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的人員管理配置方式。醫(yī)院里相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)并不太高，缺乏專業(yè)素養(yǎng)以及該有的管理技術(shù)，所以導(dǎo)致在醫(yī)院檔案管理的過程中，各種檔案胡亂擺放，管理雜亂，沒有起到檔案管理的作用效果，使用的管理方式不具備完整性和合理性。其次，過去的醫(yī)院沒有統(tǒng)一的檔案管理制度，制度的不完善導(dǎo)致醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部的各個(gè)科室部門沒有形成良好的溝通合作，部門與部門之間相互獨(dú)立，各自為營，由此導(dǎo)致的醫(yī)療材料的處理指標(biāo)也截然不同，在檔案信息管理調(diào)用的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)部門之間的管理沖突，檔案管理效率低，資源重復(fù)利用，造成不必要的浪費(fèi)。再者，與數(shù)字化的信息管理相比，傳統(tǒng)的檔案管理方式大多使用紙質(zhì)類文檔材料，其只能涉及自己本身的一些管理信息，但是數(shù)字化管理系統(tǒng)還可以將顯示內(nèi)容不斷地豐富，達(dá)到相互之間的聯(lián)通互通，形成一個(gè)大的管理環(huán)境，更加有利于未來醫(yī)院對(duì)于檔案管理的期望。

三、醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

醫(yī)院本身就是一個(gè)信息繁多，各種信息交匯管理的地方，它的檔案需要合理地管理才能建立起一個(gè)完善的醫(yī)院信息體系，數(shù)字化的檔案管理可以在保存原材料的同時(shí)，備份和上傳病人及職員的檔案信息，防止因檔案原材料的丟失導(dǎo)致的檔案永久性遺失。

它還可以減少醫(yī)院在檔案管理過程中不必要的浪費(fèi)，例如人力資源的浪費(fèi)以及物料資源的浪費(fèi)等。解放管理人員的勞動(dòng)力，避免錯(cuò)誤的管理操作導(dǎo)致的牽一發(fā)而動(dòng)全身的整體連鎖反應(yīng)，提高了工作人員的檔案管理效率。同時(shí)也使得各大醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息達(dá)到了資源共享，滿足醫(yī)院的需要和社會(huì)發(fā)展的方向，并服務(wù)于整個(gè)人類社會(huì)。

四、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用廣泛，不僅在醫(yī)院職員的人事管理中起著重要的作用，而且在病人病例檔案的信息統(tǒng)計(jì)管理中運(yùn)用眾多。尤其一些機(jī)密數(shù)據(jù)的保存也用到了數(shù)字化檔案管理技術(shù)。