新形勢下如何做好辦公室檔案的收集與整理

新時期辦公室檔案管理工作面臨著新的特點，如何提高相關(guān)工作的管理效率是擺在辦公室工作人員面前的一個值得思考的問題，有效的檔案管理工作能夠為企業(yè)經(jīng)營決策提供重要的信息數(shù)據(jù)支持，有利于以史為鑒，降低決策犯錯概率。本文對此展開論述，希望為相關(guān)工作提供一些參考。

一、辦公室檔案收集整理的內(nèi)容及特點

公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、運轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中時，具有現(xiàn)行效用，不能稱其為檔案；檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由辦公室負責(zé)印發(fā)。我處屬于后者，由于各職能科室寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件質(zhì)量大不一樣。

二、辦公室檔案收集整理的改進策略

辦公室公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：1.文種使用不當(dāng)。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。2.附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程序很混亂。3.公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。4.公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。5.數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責(zé)公文擬制人員，平時有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的科室進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

三、辦公室檔案收集整理的創(chuàng)新應(yīng)用

（一）檔案收集整理要做好公文收集管理。公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理，而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：1.對檔案工作要有高度的認識，要想實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和繁瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。2.要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學(xué)評估歸類。

（二）完善公文材料，做好檔案收集。文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：1.對于上級發(fā)文，做完收文登記后，應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，按檔案整理規(guī)范要求，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。2.檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，初步做好檔案入庫前的各項準(zhǔn)備工作。

（三）善于交流，接受新信息，實現(xiàn)資源共享。隨著社會形勢的變化和發(fā)展，對檔案整理工作的規(guī)范性要求也會隨著時代發(fā)展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織沿革、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

（四）加強對科技檔案的妥善管理。目前國家為了加強對科學(xué)技術(shù)研究檔案的管理，充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)研究檔案在政治、經(jīng)濟、文化和其他領(lǐng)域中所發(fā)揮的作用，檔案局和科技部共同修訂了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，在此形勢之下，辦公室檔案管理工作也要積極進行改進，以相關(guān)意見為指導(dǎo)完善自身對科技檔案的管理體系。首先要完善科技檔案的定義和范圍，明確單位科技檔案的類型和屬性，明確科技檔案為科技項目論證立項、研究實施、過程管理、結(jié)題驗收、成果管理和成果轉(zhuǎn)化等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式的記錄，并對《規(guī)定》適用范圍、科技檔案管理保障條件等作出了相應(yīng)規(guī)定。要求按照國家檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則對科技檔案工作進行管理，明確各級檔案行政管理部門、各級科技主管部門、科技項目管理單位、科技項目承擔(dān)單位、科技項目參加單位以及各單位檔案管理部門、科技項目負責(zé)人等的檔案管理職責(zé)。另外要增加科技電子文件的管理要求。突出電子環(huán)境下科技檔案管理要求，提出了科技電子文件歸檔接口設(shè)置、科技電子文件僅以電子形式歸檔保存的具體條件等內(nèi)容，使其更加符合當(dāng)前信息化發(fā)展趨勢。最后，強調(diào)對科技檔案的開放利用。鼓勵科技檔案的開放共享，對分工完成科技項目科技檔案的歸屬流向進行了規(guī)定，并增加了科技檔案統(tǒng)計相關(guān)內(nèi)容，進一步促進了科技檔案的開放利用。

要強化檔案利用制度的執(zhí)行效果，借閱人要遵守保密制度，嚴禁轉(zhuǎn)借泄密和以個人名義向外單位轉(zhuǎn)讓科技成果；科技檔案須在閱覽室借閱，原則上不外借，特殊情況要借出的，應(yīng)有直接領(lǐng)導(dǎo)、項目負責(zé)人簽字，履行登記手續(xù)，填寫借閱卡及借閱簿?？萍紮n案使用完畢后應(yīng)及時核對，檢查和維護，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項；借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，進行補救并追究其責(zé)任者的責(zé)任。

四、結(jié)語

辦公室檔案收集和整理工作在單位整體工作內(nèi)容中比較重要，主要是因為辦公室本身就是組織的重要中轉(zhuǎn)部門，其開展的一系列工作對于企業(yè)發(fā)展起著承上啟下的作用，所以加強對相關(guān)工作的認識勢在必行。