淺談醫(yī)院檔案信息資源的利用

近年來，隨著醫(yī)院改革的不斷深入，醫(yī)院檔案的利用越來越受到人們的重視，醫(yī)院檔案的利用率也越來越高，醫(yī)院檔案的工作重點(diǎn)也已由原來的以保管為主轉(zhuǎn)到保管與利用并重上來。醫(yī)院檔案的價(jià)值進(jìn)一步得到體現(xiàn)。

一、醫(yī)院檔案信息資源利用工作的必要性

（一）為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供可靠的依據(jù)。檔案人員通過對(duì)國家政策、法律法規(guī)等信息的采集與整理，及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)。

（二）為醫(yī)院各項(xiàng)發(fā)展提供依據(jù)。檔案在醫(yī)院各項(xiàng)管理工作、機(jī)構(gòu)改革、人事任免、衛(wèi)生改革、評(píng)定職稱、基建施工、設(shè)備維護(hù)等方面發(fā)揮了應(yīng)有的作用，為醫(yī)院文明檢查評(píng)比、醫(yī)院評(píng)審和醫(yī)療、護(hù)理、科研、黨務(wù)等工作提供了大量真實(shí)可靠的檔案依據(jù)，取得了巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，為醫(yī)院各項(xiàng)發(fā)展提供了重要依據(jù)。

二、如何做好醫(yī)院檔案信息資源利用工作

（一）建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。以《檔案法》為準(zhǔn)則，建立一套行之有效的制度，并將其納入目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，這些制度規(guī)范了檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)上的程序和標(biāo)準(zhǔn)，明確了檔案人員工作范圍和職責(zé)，使檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理工作有章可循，有規(guī)可依，讓檔案的開發(fā)利用工作建立在堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)上。

（二）提高檔案管理人員的認(rèn)識(shí)，建設(shè)高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。檔案人員要與時(shí)俱進(jìn)，緊緊圍繞醫(yī)院中心工作，樹立和強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，端正服務(wù)態(tài)度、完善服務(wù)措施，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并積極動(dòng)腦筋、想辦法，從封閉、為少數(shù)人服務(wù)的保守、傳統(tǒng)的理念中走出來，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)提供，及時(shí)了解醫(yī)院職工所需的信息，為醫(yī)院決策者提供盡可能多的有價(jià)值的信息資料。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。加強(qiáng)檔案人員的學(xué)習(xí)，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍，既是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的要求，也是新形式新任務(wù)的需要。醫(yī)院檔案工作要發(fā)展，要求檔案人員不僅要熟練掌握檔案專業(yè)理論和知識(shí)，還要求掌握一定的科學(xué)技術(shù)和管理知識(shí)。要求檔案人員必須定期參加檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)水平提高的學(xué)習(xí)，對(duì)有關(guān)檔案新法規(guī)及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握，促進(jìn)檔案隊(duì)伍整體水平的提高。同時(shí)還要鼓勵(lì)檔案人員通過自學(xué)、繼續(xù)教育等形式學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù)、學(xué)管理，提高綜合能力，更好地為廣大醫(yī)護(hù)人員服務(wù)。

（三）加大宣傳力度，增強(qiáng)全院職工的檔案意識(shí)，提高檔案的利用率。檔案工作涉及整個(gè)醫(yī)院管理的方方面面，運(yùn)用廣泛，但又不易被重視，要保證檔案工作的順利運(yùn)行，就要通過各種形式，加大宣傳力度，增強(qiáng)全體員工的檔案意識(shí)。宣傳以《檔案法》為主的檔案法律法規(guī)，舉辦檔案有關(guān)的專欄櫥窗，組織兼職檔案員參觀有關(guān)檔案展覽等，擴(kuò)大檔案的影響。逐步使廣大職工了解檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和作用，關(guān)心、重視和支持檔案工作，在各自的工作中自覺按照檔案法規(guī)的要求來收集、整理、保管和使用檔案。

（四）轉(zhuǎn)變檔案使用者對(duì)檔案利用工作的看法。由于過去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使很大一部分技術(shù)人員對(duì)檔案可利用性和豐富內(nèi)容不甚了解，更不知道檔案中包含著他們需要的珍貴資料，甚至認(rèn)為檔案室是保密禁地，敬而遠(yuǎn)之，不敢涉足。隨著部分檔案資料對(duì)部門的開放和檔案利用獲得成果的影響，到檔案室查閱檔案的人員會(huì)越來越多，檔案工作成為整個(gè)醫(yī)院發(fā)展過程中不可缺少的一部分，檔案的利用價(jià)值進(jìn)一步得到了體現(xiàn)。

（五）充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和工具，多種渠道開發(fā)檔案信息資源，為提供利用服務(wù)。1.編制科學(xué)、簡便的檔案檢索工具。為了使所保存的檔案內(nèi)容一目了然，對(duì)所需的檔案材料能迅速、準(zhǔn)確進(jìn)行查找，必須編制科學(xué)、實(shí)用的檢索工具。這是提高檔案管理水平和做好醫(yī)院檔案開發(fā)利用的主要手段。2.加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理。檔案工作者要深入醫(yī)院第一線調(diào)研，了解各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，主動(dòng)為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案信息資源。收集利用反饋信息，了解和研究對(duì)各種服務(wù)方式、服務(wù)水平及質(zhì)量、利用效果的評(píng)價(jià)，對(duì)信息的需求和意見等各種反饋內(nèi)容。了解檔案效益發(fā)揮的情況，以此總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改變以往那種只管信息輸出，不管用途如何的現(xiàn)象，從而提高檔案利用率。3.搭建信息化電子化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。以電子化檔案管理模式逐步替代傳統(tǒng)的手動(dòng)操作和人工檢索方式，逐步搭建信息化電子檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理發(fā)展模式。利用微機(jī)存貯、統(tǒng)計(jì)、編制各種檢索目錄，系統(tǒng)、成套、全面、完整地提供檔案信息，最大程度地發(fā)揮現(xiàn)代管理手段的作用，從而達(dá)到充分利用檔案價(jià)值的目的。除此之外，針對(duì)年代較為久遠(yuǎn)的歷史檔案記錄，醫(yī)院還可利用現(xiàn)代化的掃描設(shè)備和復(fù)原技術(shù)，將紙質(zhì)檔案掃描錄入到電子管理系統(tǒng)之中，保證醫(yī)院檔案系統(tǒng)的完整性，為后續(xù)醫(yī)療事業(yè)的研究和發(fā)展提供了可靠的信息支持?，F(xiàn)在是信息時(shí)代，辦公自動(dòng)化，檔案管理現(xiàn)代化，給檔案的開發(fā)利用帶來極大方便。

（六）加強(qiáng)編研工作是開發(fā)利用檔案的很好形式。1.匯編資料。這是檔案管理部門主動(dòng)、系統(tǒng)地提供利用的一種重要方式。根據(jù)檔案資料，編寫匯編材料，為醫(yī)院發(fā)展及科研立項(xiàng)提供了有力的理論基礎(chǔ)。同時(shí)，搞匯編文件，把每年形成的重要文件分類裝訂，提供給各部門利用，既提高了利用效率，又減少了檔案原件在查閱、利用過程中的磨損。2.編印簡報(bào)。一是廣摘博引，介紹一些國內(nèi)外同行業(yè)的先進(jìn)技術(shù)、市場動(dòng)態(tài)、各地簡訊等。二是安排醫(yī)院職工到國內(nèi)外考察、學(xué)習(xí)，開辟技術(shù)交流園地，推動(dòng)各部門之間的學(xué)術(shù)交流和技術(shù)切磋。

（七）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。把醫(yī)院各種門類的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，形成科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理部門在工作中必須保障各類檔案的齊全完整，這是檔案工作各項(xiàng)環(huán)節(jié)中的基本原則，也為檔案整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等各項(xiàng)工作創(chuàng)造最起碼的條件。有的單位各類檔案分散管理，即文書檔案在辦公室，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門保管，設(shè)備檔案由設(shè)備部門保管，這種保管方式雖然暫時(shí)方便了各部門工作需要，但從長遠(yuǎn)看不利于檔案的安全保管和有效的綜合開發(fā)利用。建議醫(yī)院成立綜合檔案室，對(duì)歷年分散在各部門的檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)地清理、整頓、分類、編目，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在全院形成以檔案室為中心，各部門設(shè)有兼職檔案員的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的統(tǒng)一、完整、規(guī)范，使其有效地為醫(yī)療、科研活動(dòng)服務(wù)，并利于檔案開發(fā)利用。如果整合醫(yī)院檔案、圖書、情報(bào)等信息資源，打破部門界限，互通信息，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息一體化，就能讓醫(yī)院信息資源獲得最大利用效果。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案信息資源的利用，是一項(xiàng)重要而復(fù)雜的工作，為了適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求，就要做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，讓檔案信息資源的利用發(fā)揮其潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地服務(wù)患者、服務(wù)醫(yī)院。