淺析地震檔案信息資源的開發(fā)與利用

地震檔案如實(shí)地記載著地震各行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、業(yè)務(wù)管理部門在處理各個事物時所產(chǎn)生的歷史背景、沿革發(fā)展及其重要內(nèi)容，具有原始性、真實(shí)性的特點(diǎn)。主要包括各個時期的收發(fā)文件、各種報(bào)告、函電、會議材料、科技、聲像、會計(jì)、報(bào)告報(bào)表、錄音錄像等資料。為研究全省防震減災(zāi)事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，是促進(jìn)地震檔案事業(yè)各項(xiàng)體制改革、創(chuàng)新發(fā)展的重要依據(jù)。

地震檔案信息資源是寶貴的財(cái)富，而充分開發(fā)地震檔案資源，利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行信息發(fā)布，使其能最大限度地為地震科研服務(wù)是當(dāng)今地震檔案工作的新形式、新亮點(diǎn)。筆者將就地震檔案的幾個作用闡述地震檔案信息資源開發(fā)與利用工作。

一、地震檔案的行政作用

山西省地震機(jī)構(gòu)組建于1968年，1975年建局。現(xiàn)設(shè)有9個職能處室，8個下屬事業(yè)單位，7個中心地震臺站，實(shí)行中國地震局與省政府雙重領(lǐng)導(dǎo)體制，承擔(dān)全省防震減災(zāi)行政管理職能，依法履行各項(xiàng)職責(zé)。地震檔案共分為5大類：文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案。涵蓋全局所有產(chǎn)生的文件、觀測報(bào)告、地震趨勢預(yù)測及上級相關(guān)部門下發(fā)的各種文件等。地震文書檔案如實(shí)記載地震行政部門產(chǎn)生文件的歷史背景、沿革發(fā)展及其重要內(nèi)容。針對我局行政機(jī)構(gòu)，保持政策、制度、體制、工作方法的連續(xù)性、有效性，以及決策的科學(xué)性都具有重要的依據(jù)和參考作用。近年來，各地震行政部門所產(chǎn)生的大量文件檔案，更是逐步以形式多、范圍廣涉及到各方面，如重點(diǎn)工程建設(shè)、提升地震應(yīng)急處置能力、加強(qiáng)地震監(jiān)測預(yù)報(bào)工作、推進(jìn)抗震設(shè)防工作及深化防震減災(zāi)宣傳教育等領(lǐng)域。如山西省與中國地震局聯(lián)合印發(fā)的《中國地震局、山西省人民政府共同加強(qiáng)山西防震減災(zāi)能力建設(shè)合作實(shí)施方案》，確定了雙方共同推進(jìn)的重點(diǎn)工作和合作項(xiàng)目，涉及合作資金達(dá)上億元；再如相關(guān)業(yè)務(wù)部門歷時數(shù)年結(jié)合相關(guān)的檔案資料，先后出臺了《山西省地震應(yīng)急救援規(guī)定》《山西省地震局行政監(jiān)察工作規(guī)定》具有一定的社會性和法律性?？梢姷卣饳n案的行政作用舉足輕重。

二、地震檔案的參考利用作用

我單位自成立以來，收集、整理、錄入紙質(zhì)檔案以卷為單位的共3020卷、以件為單位的共13909件，提供參考利用多達(dá)2萬多余次，為地震行政管理部門、地震科學(xué)研究、著作編寫提供大量的查閱資料。依據(jù)檔案，先后編制《山西通志·地震志》《山西省地震監(jiān)測志》《山西省地震局處室文件匯編》《機(jī)構(gòu)沿革概覽》《工作制度匯編》以及《防震減災(zāi)大事記》等。其中《山西通志·地震志》的編寫，則運(yùn)用大量的地震檔案，查找記載山西的地震活動、預(yù)防預(yù)測、地震地質(zhì)、工程地震、管理體制數(shù)據(jù)，編寫的具有代表性的史實(shí)書籍?！渡轿魇〉卣鸨O(jiān)測志》運(yùn)用實(shí)物檔案中照片、地震檔案中的文件以翔實(shí)的圖文資料，反映全省地震監(jiān)測工作隨著新中國地震科學(xué)的發(fā)展，所經(jīng)歷的由觀測、預(yù)報(bào)，不斷探索和潛心研究地震監(jiān)測預(yù)報(bào)方法到逐步形成具有中國特色和山西地方特點(diǎn)的地震科學(xué)體制的過程。這兩部典范著作既是了解山西省地震工作發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀的工具書，又是一部從事地震科技管理、研究地震科學(xué)和制定地震發(fā)展規(guī)劃不可或缺的參考文獻(xiàn)。不僅見證了我省防震減災(zāi)的工作發(fā)展的歷程，更有力地說明地震檔案的參考利用作用。

三、地震檔案的社會作用

隨著我省防震減災(zāi)事業(yè)的不斷發(fā)展，地震重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量也日趨增多，檔案工作的規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)容日益豐富，其社會作用也日益凸現(xiàn)，為加快我省防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，如何做好地震重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作成為重要的研究課題。近幾年，先后完成中國地震局“十五”中國數(shù)字地震觀測網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目、山西省“十一五”地震安全信息服務(wù)工程，華北活斷層1：5萬填圖項(xiàng)目，以及“十二五”山西省地震應(yīng)急系統(tǒng)優(yōu)化改造項(xiàng)目、中國地震背景場探測項(xiàng)目、中國地震局社會服務(wù)工程項(xiàng)目等重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理立卷和檔案驗(yàn)收工作，并順利通過中國地震局、國家檔案局、省發(fā)改委和中國檔案局的驗(yàn)收。既豐富我局檔案館藏，更進(jìn)一步突顯地震檔案重要的社會地位及作用。

近年來，省領(lǐng)導(dǎo)高度重視對加強(qiáng)建設(shè)工程的抗震設(shè)防要求管理。把抗震設(shè)防管理工作列入重要議事日程，納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、項(xiàng)目建設(shè)和社會穩(wěn)定等各項(xiàng)工作同步部署中，使我省城市住宅建房抗震標(biāo)準(zhǔn)工程、農(nóng)村居民地震安全工程、避難場所的建立等各項(xiàng)惠民工程扎實(shí)開展。參照的《山西省建設(shè)工程抗震設(shè)防要求管理辦法》《山西省建設(shè)工程場地地震安全性評價報(bào)告及抗震設(shè)防要求確定程序》《山西省地震安全性資質(zhì)管理辦法》《山西省防震減災(zāi)示范縣（市、區(qū)）創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)（試行）》等相關(guān)的制度和辦法，這些制度和辦法則是收集運(yùn)用大量的相關(guān)檔案資料、參數(shù)而制定的，可見地震檔案工作的社會運(yùn)用作用尤為重要。

四、地震檔案的文化作用

地震檔案的文化作用著重體現(xiàn)在檔案的宣傳工作，它是檔案事業(yè)的重要組成部分。做好檔案宣傳工作，為地震檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的氛圍，是檔案部門一項(xiàng)長期而重要的任務(wù)。我局始終把檔案宣傳工作放在全年檔案工作的重要位置，緊緊圍繞年初檔案工作計(jì)劃及檔案工作發(fā)展大局，在探索中求得檔案宣傳工作的新形式、新方法，努力實(shí)現(xiàn)內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案宣傳活動。我們采用檔案宣傳與業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合，結(jié)合業(yè)務(wù)指導(dǎo)活動，強(qiáng)化《山西省地震局檔案管理辦法》《山西省地震局文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《中國地震局基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)、規(guī)范及辦法的宣傳，印制圖文并茂的《檔案實(shí)用手冊》并發(fā)放到全局各機(jī)關(guān)事業(yè)單位及臺站工作人員手中，通過《檔案實(shí)用手冊》指導(dǎo)每位工作人員做好檔案的收集、整理、保存、歸檔、運(yùn)用。不定期開展“檔案知識答卷”的活動，力求讓每一位領(lǐng)導(dǎo)干部重視檔案工作，每一位兼職檔案員學(xué)精檔案知識，每一位職工了解檔案知識，為促進(jìn)地震檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境。再如：對于社會普及防震減災(zāi)宣傳的影響也很大。結(jié)合運(yùn)用大量的檔案相關(guān)資料和歷年防震減災(zāi)宣傳工作好的經(jīng)驗(yàn)方法，通過“5.12”防震日和“7.28”防震減災(zāi)宣傳周期間發(fā)放專題片、微電影等上千份；翻印《地震災(zāi)害防災(zāi)避險(xiǎn)知識讀本》上萬本，使廣大人們?nèi)罕娞岣吡丝茖W(xué)素養(yǎng)和防震減災(zāi)意識。我們還將此活動運(yùn)用在加強(qiáng)學(xué)校防震減災(zāi)安全教育活動中，將防震減災(zāi)安全教育列入課程計(jì)劃，制定不同學(xué)段的安全課程方案。在各級教育行政部門和中小學(xué)、幼兒園開展專題講座、制作安全版面、舉辦安全大講堂等方式，強(qiáng)化防震安全宣傳和教育。全省中小學(xué)生和幼兒防震減災(zāi)安全教育覆蓋率達(dá)到100%。以上措施使廣大的人們?nèi)罕娺M(jìn)一步增強(qiáng)了公民防震減災(zāi)意識，提高公民在地震災(zāi)害中自救、互救的能力。

五、地震檔案的法律作用

隨著近年來我國反腐力度的加強(qiáng)，我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視此項(xiàng)工作，局紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)部門依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)在解決爭端、處理案件等活動中發(fā)揮了重要的作用，其所利用的就是相關(guān)檔案信息，如各種文件、憑證等，對局重大項(xiàng)目、經(jīng)濟(jì)責(zé)任、經(jīng)營性國有資產(chǎn)的收支等進(jìn)行定時、定期審計(jì)，及時查找問題并進(jìn)行整改，從而完善內(nèi)控制度，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)管力度；山西省各級地震行政執(zhí)法隊(duì)伍，在省、市、縣地震行政主管部門的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真履行法定職責(zé)，積極有效地開展地震行政執(zhí)法工作，經(jīng)過全省地震執(zhí)法人員的共同努力，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，共查處各類地震違法案件上百起。執(zhí)法工作的開展，挽回一定的經(jīng)濟(jì)損失，促進(jìn)了防震減災(zāi)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。其所利用的就是檔案相關(guān)的地震行政執(zhí)法法律法規(guī)。檔案資料的及時性、真實(shí)性、有效性，使地震檔案更具法律性的作用。

隨著防震減災(zāi)事業(yè)的不斷發(fā)展，地震檔案工作也更趨于科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，如何使地震檔案工作邁向新的臺階，應(yīng)從增強(qiáng)檔案管理意識、建立健全檔案管理制度、規(guī)范檔案管理工作流程等環(huán)節(jié)入手，既要高度重視地震檔案價值，又要充分發(fā)揮檔案信息的開發(fā)與利用工作；既要拓寬和開創(chuàng)檔案工作的新局面，又要讓科學(xué)創(chuàng)新理念滲透到地震檔案的各個方面，利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)建立電子檔案管理信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，讓檔案工作搭上科技快車，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。這也是今后地震檔案管理工作的重中之重。

展望未來，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，才能使地震檔案工作邁向新的征程！