檔案移交進館工作之我見
——以湖南城建職業(yè)技術學院為例

檔案移交進館是指被列入檔案館接收范圍的機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織，以一個全宗為單位，將科學分類、有序排列、編制規(guī)范、檢索體系完備，按照國家有關標準整理好的檔案，經(jīng)檔案館質(zhì)量檢查驗收合格后，按門類、有計劃、分步驟地向檔案館移交的過程。

一、檔案移交進館之義務

2017年,湖南省檔案局下發(fā)了《關于依法做好檔案移交工作的通知》，根據(jù)文件精神，我院檔案被納入接收范圍，需按要求將自成立之日到2002年形成的具有永久保存價值的各種門類、各種載體的檔案于2017年底前移交至湖南省檔案局。但2017年我院并未啟動檔案移交工作，主要是對檔案移交存在疑惑，我們咨詢了行政片區(qū)內(nèi)其他高校和省檔案工作協(xié)作組成員，他們都沒有接到檔案移交進館通知，而高校又不同于機關、企業(yè)，存在機構改革或倒閉現(xiàn)象，高校若處于正常招生教學狀態(tài)，其檔案可以自行保管。后向省檔案局征收科多次咨詢，學習了《國家檔案法》及其《實施辦法》等相關規(guī)定，了解到“機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織，應當按照國家檔案局關于檔案移交的規(guī)定，定期向有關國家檔案館移交檔案?！蔽覀冋J識到檔案移交進館工作是我院的法定責任，義不容辭。

二、檔案移交進館之不便

我院是省屬單位，按照省檔案館《收集檔案范圍實施細則》第四條第六點規(guī)定：“省檔案館依法接收省屬文化、教育、衛(wèi)生、體育、科研等事業(yè)單位的檔案?！?我院檔案應移交至省檔案局，而我院地處于非省會城市，檔案移交進館后，如需查閱檔案要跨出本市，有諸多不便。尤其是已經(jīng)畢業(yè)的學生回校查閱檔案，我們無法提供，學生還要輾轉(zhuǎn)去其他城市，不符合“一站式服務”的要求。經(jīng)多次向省檔案局報告我院實際情況，征收科領導現(xiàn)場考察指導，翻閱檔案查借閱登記情況，同意我院可暫不移交教學檔案，以服務學生。同時，檔案局領導表示，按期移交的檔案由省檔案局統(tǒng)一進行數(shù)字化掃描，各單位可以拷貝查閱使用。這既解決了我院檔案移交后利用難的問題，又緩解了檔案信息化建設經(jīng)費壓力，實屬一舉兩得。

三、檔案移交進館之必要

檔案移交進館雖有很多不便，但勢在必行。我院自建校至今已有60年歷史，現(xiàn)有紙質(zhì)檔案包括文書檔案、教學檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案，其中部分年代久遠的檔案已發(fā)黃、發(fā)黏、發(fā)脆。因檔案室原有保存條件有限，中間還經(jīng)歷過一次搬遷，以及每年大批次的調(diào)閱和復印，庫存檔案的老化速度不斷加快。雖然現(xiàn)已按照“八防”要求增添了相關設施，但因檔案室工作人員修復檔案技術有限及修復設備的不完善，這批檔案得不到及時處理，時間久遠將難以修復。再加上隨著辦學時間的增加，檔案數(shù)量不斷遞增，庫房也慢慢趨于飽和。因此，從檔案的實際效用出發(fā)，把它移交至軟硬件設施優(yōu)越的省檔案館統(tǒng)一管理，不僅緩和了我院檔案庫存壓力，而且能更全面、完好、系統(tǒng)地保存檔案，延長使用壽命。在檔案利用理論中有一條基本規(guī)律就是檔案在形成較短時間內(nèi)，對于形成單位的利用率高，隨著時間的推移，本單位的利用減少、社會利用相對增加。所以，積極支持與配合檔案局做好檔案移交工作，對我院檔案的保存利用及提供社會服務具有重要意義，使其最大限度地發(fā)揮應有的社會價值和歷史價值。

四、檔案移交進館之難題

我院檔案移交進館有兩大難題：一是我院在2003年由湖南省建筑學校和湖南省建材工業(yè)學校兩所中專學校合并重組而來，這次檔案移交，主要是移交合并前兩所中專學校的檔案。雖然湖南省建筑學校在1997年被評為國家二級檔案室，但仍需對所有要移交的檔案按照省檔案局移交進館標準進行一次規(guī)范的整理。因原兩校的檔案管理理念、管理模式等有所不同，故檔案工作的標準、規(guī)范也不一致，檔案工作人員業(yè)務能力也存在一定的差異，很多檔案與進館標準相差甚遠，例如湖南省建筑學校的檔案將外來文和本籍文件分開了，湖南省建材工業(yè)學校將學生錄取登記表和畢業(yè)生花名冊放入了文書檔案等，給檔案重新整理增加了不少難度。二是目前原兩所學校的檔案工作人員都已退休，現(xiàn)檔案室工作人員對原各校歷史都不了解，重新整理的過程中很有可能出現(xiàn)鑒定失誤，將永久檔案降級為長期或短期的，造成難以挽回的損失，或?qū)⒈４鎯r值不大的檔案升級為長期或永久的，造成檔案資源的浪費。

本著對歷史負責的態(tài)度，檔案室提出了依托社會力量，向?qū)I(yè)公司采購檔案工作咨詢服務，同時聘請原兩所學校已退休檔案工作人員共同開展檔案整理工作。檔案整理公司專業(yè)水平高，工作經(jīng)驗豐富，對移交進館標準非常熟悉，請他們?yōu)槲覀兲峁I(yè)技術支持，確保檔案質(zhì)量達標。老一輩檔案員對各校的歷史和檔案都非常熟悉，業(yè)務精、工作認真負責，對檔案資料的鑒定、保管期限的劃分都能把握得更加精確，請他們更新檔案理念，突破原有工作模式，按照新的、統(tǒng)一的規(guī)章制度和管理辦法進行實際操作，能為檔案質(zhì)量提供保障。但他們信息技術應用水平欠佳，這就需要檔案室現(xiàn)有工作人員與他們分工合作，取長補短，完成目錄及檢索工具等工作。同時，邀請省檔案館征收科領導親臨現(xiàn)場，給予指導，層層把關，確保各個環(huán)節(jié)緊緊相扣，不做重復工作，避免浪費人力財力物力，保證整理工作順利開展。

五、檔案移交進館之契機

（一）在檔案借閱利用過程中，我們發(fā)現(xiàn)有些資料在檔案室查不到，在基層單位能查到的現(xiàn)象。這主要有三個原因：一是檔案收集工作不到位，檔案室經(jīng)常被看成養(yǎng)老的部門，對學校很多工作都不了解，每年檔案收集時只要常規(guī)的資料交了，就不再追收其他資料了，很多兼職檔案員也認為檔案室沒有要求的資料就不屬于檔案，不需要移交。二是兼職檔案員檔案意識薄弱。學院人事調(diào)動頻繁，這名兼職檔案員剛熟悉檔案業(yè)務，又被調(diào)往其它部門或負責其他工作，而檔案工作具有滯后性，如新、老兼職檔案員交接工作不到位，老檔案員草草交接，新檔案員不熟悉業(yè)務，容易造成檔案資料的積壓，年久被當成廢品賣掉。還有個別檔案員認為檔案移交后查閱起來較麻煩，不按規(guī)定移交檔案，這一做法不符合檔案集中統(tǒng)一管理原則。三是部門領導不重視檔案工作。有的部門領導沒有安排兼職檔案員，采取“誰負責，誰歸檔”的辦法，有沒有歸檔移交也不過問，學院組織的檔案培訓也是隨便安排人員來參加，嚴重影響了檔案收集工作的推動。針對這一現(xiàn)象，我們抓住時機，多管齊下。首先，制定工作方案，成立工作領導小組，部門負責人擔任組員，明確責任分工，將檔案工作列入年度考核范圍，對不交、遲交檔案的部門和兼職檔案人員予以追責懲罰。其次，要求各基層單位對現(xiàn)存于各部門和個人手中的文件資料進行一次全面清理、鑒定，對需要歸檔的資料移交至檔案室；檔案室工作人員要下到各基層單位，給予指導，加大催收力度，確保應移交檔案齊全完整，杜絕漏交隱患。再次，開展檔案知識宣傳工作，提高全院教職工檔案意識。我們在收集過程中提醒各位檔案員，資料保存最安全的辦法就是移交至檔案室，即使人員頻繁更換，需要的資料檔案室都能查到，個人無需承擔任何責任，也利于學院工作的開展。現(xiàn)在基層單位檔案移交入室工作得到了教職工的大力支持，移交率越來越高，檔案員的責任心也越來越強。

（二）此次檔案移交進館工作主要針對永久和長期的檔案，短期檔案留各單位自行保管。實際上，原兩校部分長期檔案和短期檔案保管時限已到，應重新鑒定是否銷毀，因之前檔案室兩位工作人員即將退休，而鑒定工作量較大，故此項工作一直未啟動。利用此次檔案移交進館之際，我們將短期檔案一起鑒定，對保管期限劃分錯誤的檔案重新整理歸檔，防止了檔案資源的流失。同時，對鑒定完畢需要銷毀的檔案啟動銷毀流程，讓短期檔案有“家”可歸。

（三）檔案移交進館工作規(guī)模大、耗時長、任務重，對培養(yǎng)青年檔案員的耐心、細心、專心品質(zhì)具有重要作用。檔案整理是個細致活，一個小差錯都會造成大量返工，這就要求檔案員認真仔細對待每一個環(huán)節(jié)。我院專職檔案員每年都參加校內(nèi)外檔案專業(yè)培訓，但理論與實際操作差距較大，此次檔案移交進館工作能鍛煉并大幅度提高檔案員的業(yè)務工作水平，為之后的檔案整理工作順利開展打下堅實的基礎。

六、結語

依法向國家綜合檔案館移交檔案，是我院的責任也是義務。按照文件精神，完成相關工作的過程中，我們有很多顧慮，但都逐步消除；我們遇到了很多難題，但都迎刃而解；我們發(fā)現(xiàn)了很多問題，但都成為推進我院檔案工作進一步發(fā)展的契機。