醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理的實(shí)踐與思考

文/威海市婦幼保健院 高莉莉 孫鵬飛

檔案是重要參考資料，是各樣寶貴歷史經(jīng)驗(yàn)，是我們國(guó)家機(jī)關(guān)與社會(huì)團(tuán)體還有個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中發(fā)生的一些重要事件而記錄起來(lái)的資料。對(duì)相關(guān)醫(yī)學(xué)類的檔案而言，對(duì)醫(yī)院學(xué)術(shù)技術(shù)進(jìn)步的研究，幫助醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的有效發(fā)展具有特別的參考價(jià)值。現(xiàn)在的醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院在檔案管理方面，都會(huì)存在一些檔案的系統(tǒng)問(wèn)題、檔案的分類問(wèn)題、檔案資料不完善、不完整等之類的情況，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院有效管理檔案的進(jìn)展，不言而喻，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院整體技術(shù)水平的提升帶來(lái)了不利影響。

一、教學(xué)檔案的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）院校缺乏溝通。盡管相關(guān)的學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案都有統(tǒng)一的制度，不過(guò)對(duì)醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院的教學(xué)檔案通常都會(huì)缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)溝通，會(huì)對(duì)醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院檔案教學(xué)缺乏監(jiān)督，它只在每年進(jìn)行例行檢查，附屬醫(yī)院經(jīng)常在檢查前夕急于補(bǔ)充教學(xué)檔案，缺乏教學(xué)過(guò)程中積累經(jīng)驗(yàn)的有效總結(jié)，學(xué)校很少深入醫(yī)院，未能有效宣傳檔案的重要作用。

（二）人員素質(zhì)低下，人力投入不足?，F(xiàn)在有的醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院的臨床教學(xué)檔案都會(huì)交由教學(xué)秘書兼職管理，一般教學(xué)秘書會(huì)參與臨床教學(xué)活動(dòng)，對(duì)教學(xué)的內(nèi)容，計(jì)劃和過(guò)程有明確的控制，能夠充分了解教學(xué)檔案信息，可以很好地收集檔案。不過(guò)有的教學(xué)秘書對(duì)檔案知識(shí)缺乏專業(yè)性，在收集數(shù)據(jù)、整理數(shù)據(jù)的有效性會(huì)存在一些不足。眾所周知，醫(yī)療資源在醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院供求矛盾突出，醫(yī)院教學(xué)部門沒(méi)設(shè)立專業(yè)的檔案管理人員。教學(xué)秘書通常是兼職人員，他們厭倦了處理一些麻煩的日常事務(wù)。因此，由于對(duì)教學(xué)活動(dòng)的重視和對(duì)資料積累的忽視，就影響了檔案質(zhì)量。

（三）管理體制混亂，制度缺失。機(jī)構(gòu)設(shè)置時(shí)，醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院按衛(wèi)生行政部門編制，人事部門編制人事檔案，病案室編制病歷，綜合檔案室編制文件、基礎(chǔ)設(shè)施等專項(xiàng)檔案，教學(xué)檔案則是由科教科和各教研室完成。教學(xué)檔案管理人員分散，沒(méi)有完善的教學(xué)檔案管理制度，從教學(xué)檔案的來(lái)源入手，整個(gè)過(guò)程進(jìn)度不一，檔案質(zhì)量良莠不齊。缺乏一套完整的管理體系來(lái)控制所產(chǎn)生的檔案，使數(shù)據(jù)及時(shí)收集和歸檔。

二、加強(qiáng)醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理的措施

（一）完善制度。各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視專業(yè)檔案的教學(xué)，制定醫(yī)學(xué)院校教學(xué)管理專業(yè)的檔案管理詳細(xì)規(guī)則，擴(kuò)展檔案內(nèi)容來(lái)源，提升軟硬件環(huán)境，建立審查制度，做好教學(xué)管理工作。醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院應(yīng)培養(yǎng)檔案工作者的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任感。檔案工作者的素質(zhì)和能力決定了高校教學(xué)管理檔案的綜合性，檔案質(zhì)量的保證是需要檔案工作者的水平和能力實(shí)現(xiàn)的。做好高校教學(xué)檔案管理工作必須有專業(yè)知識(shí)水平與綜合的素質(zhì)，這就要不斷增強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)知識(shí)水平、管理能力、信息化技術(shù)的培訓(xùn)，保證管理人員的水平、能力、技能的提高。同時(shí)，高校要努力提高檔案管理人員的福利待遇，對(duì)于兼職管理人員可以考慮設(shè)立專門的獎(jiǎng)勵(lì)待遇，鼓勵(lì)檔案管理人員申報(bào)檔案專業(yè)職稱，通過(guò)組織專業(yè)培訓(xùn)和提高相關(guān)待遇，穩(wěn)定檔案管理人員的隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案管理人員的工作意識(shí)和責(zé)任感。

（二）優(yōu)化醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院的分類歸檔工作。普通高校的教學(xué)檔案工作根據(jù)教學(xué)年度提交和交付。在和平時(shí)期收集和整理教學(xué)檔案特別重要。各檔案管理工作者應(yīng)該具有實(shí)時(shí)整理感。他們應(yīng)該每學(xué)期至少設(shè)置三個(gè)時(shí)間段，并組織教師在第一段時(shí)間內(nèi)收集材料。第二段時(shí)間由檔案人員進(jìn)行分類整理，第三段時(shí)間作為檔案的預(yù)立卷，每學(xué)期進(jìn)行實(shí)時(shí)整理，同時(shí)保證了每學(xué)年的檔案整理工作穩(wěn)步進(jìn)行。檔案分類存檔是管理的骨架。它確定檔案的流程，是檔案查詢管理的索引，所以，如何管理教學(xué)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)首先建立分類存檔的系統(tǒng)和水平，然后歸納提交業(yè)務(wù)檔案。

（三）完善檔案管理制度，建立健全工作機(jī)制。按照學(xué)校自身的實(shí)際情況，進(jìn)一步對(duì)檔案管理規(guī)章制度的制定與完善，明確規(guī)范管理工作者的職權(quán)，明確檔案管理范圍，建立各部門檔案管理制度，調(diào)動(dòng)全體教師參加工作，負(fù)責(zé)檔案的收集整理工作，并按照檔案管理的范圍，納入檔案管理部門，確保檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行重新整理和分類。學(xué)校安排教育行政部門有關(guān)人員定期檢查落實(shí)各部門教學(xué)檔案獎(jiǎng)懲制度，如有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，使全體教師都能參與檔案工作，使教師重視檔案工作，在思想上看重工作，間接地形成保護(hù)自己的教學(xué)效果。為了能夠保障檔案信息的完整性，在教學(xué)管理與教學(xué)實(shí)踐的過(guò)程中，需要對(duì)各種教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行檢查，包括計(jì)劃、總結(jié)與后效的記錄，保障檔案信息的完整有效。這樣能夠讓教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)工作更為詳細(xì)的參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)它的功能。

（四）加強(qiáng)專業(yè)指導(dǎo)和學(xué)習(xí)。檔案管理在醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院教學(xué)中是一項(xiàng)重要的管理事項(xiàng)，相關(guān)教學(xué)管理者，尤其是教學(xué)檔案管理者，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，了解檔案管理的有效進(jìn)展，并定期檢查教學(xué)研究部門和教學(xué)部門的檔案。此外，還應(yīng)加強(qiáng)高校教學(xué)管理檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。因網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，需要把教學(xué)模式和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融為一體，教學(xué)中常常應(yīng)用多媒體技術(shù)，但教學(xué)管理檔案也能夠很好地與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，這將是一種新的方式。

三、醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院教學(xué)管理的檔案信息化管理

（一）建立醫(yī)院教學(xué)管理電子文件歸檔體系。把電子文件歸檔事項(xiàng)落實(shí)到醫(yī)院檔案管理的歸檔制度，按時(shí)對(duì)教學(xué)電子文件進(jìn)行檢查工作，建立檔案庫(kù)和虛擬檔案庫(kù)。

（二）利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理醫(yī)院教學(xué)檔案。由原來(lái)的分散管理轉(zhuǎn)向集中統(tǒng)一的管理，由原來(lái)的手工管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代管理，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。有效運(yùn)用科技信息技術(shù)對(duì)檔案的管理，從而有效提升教學(xué)檔案的管理工作，達(dá)到實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的目標(biāo)。

（三）提升教學(xué)管理部門和教學(xué)運(yùn)營(yíng)部門檔案的意識(shí)。尤其是兼職檔案工作者，重點(diǎn)收集平常的電子檔案，通過(guò)各樣的渠道開(kāi)發(fā)檔案信息資源，增強(qiáng)檔案管理工作。通過(guò)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、檔案規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案工作者的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，形成更多的檔案工作者。如經(jīng)驗(yàn)交流、主動(dòng)走訪教研室、教學(xué)科室了解師生對(duì)教學(xué)檔案使用的需求，系統(tǒng)地在線查閱部門檔案目錄，更好地服務(wù)教學(xué)，以刺激檔案管理員和使命感。

四、總結(jié)

醫(yī)學(xué)院校要認(rèn)真督察所屬醫(yī)院檔案教學(xué)的形成工作，加大指導(dǎo)與檢查力度，有效宣傳臨床教學(xué)檔案中的一些有利資料，利用教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系加大對(duì)教學(xué)檔案的重要依據(jù)，有效引導(dǎo)醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院在評(píng)估、獎(jiǎng)懲、目標(biāo)管理等方面努力做好檔案教學(xué)工作。