新形勢(shì)下事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策分析

文/中醫(yī)藥研究院 徐帥

我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速持續(xù)發(fā)展，并進(jìn)入了一個(gè)嶄新的歷史時(shí)期，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)。事業(yè)單位是指由國(guó)家行政機(jī)關(guān)舉辦，沒有生產(chǎn)收入，沒有公共財(cái)政支出，也不進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算的社會(huì)公共組織機(jī)構(gòu)，其主要為教育、科技、文化和衛(wèi)生等活動(dòng)提供非物質(zhì)生產(chǎn)和勞務(wù)服務(wù)。如何使事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理效率提升，是提高公共機(jī)構(gòu)管理效率的關(guān)鍵。做好公共機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)檔案的管理，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，首先就要明確其主要含義，所謂財(cái)務(wù)檔案就是指：會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)原始憑證、財(cái)務(wù)軟件和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)及其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)所形成的資料，是一個(gè)單位收入、支出的重要憑證。事業(yè)單位內(nèi)部有關(guān)財(cái)務(wù)收支情況的相關(guān)資料憑證、財(cái)務(wù)狀況的檔案信息等，是公共機(jī)構(gòu)對(duì)自身的資金使用和財(cái)務(wù)活動(dòng)狀況進(jìn)行的原始記載，也是公共機(jī)構(gòu)內(nèi)部財(cái)務(wù)活動(dòng)和資金使用的記錄。本文以公共機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理工作為切入點(diǎn)，分析當(dāng)前經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展新形勢(shì)下，事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理工作的主要內(nèi)容及存在的突出問題，并提出解決問題、提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的有效對(duì)策。

一、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）人員綜合素養(yǎng)不高，專業(yè)技能人才缺乏。事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)公共組織機(jī)構(gòu)主要組成，對(duì)其內(nèi)部財(cái)務(wù)金融收支、利用等信息進(jìn)行具體規(guī)范化的管理，需要有較高金融專業(yè)素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理從業(yè)人員。目前從事財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)水平和工作能力不足，是我國(guó)事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理中的最常見問題之一，同時(shí)由于許多公共組織機(jī)構(gòu)的相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致金融檔案管理工作尚無(wú)法達(dá)到國(guó)家相應(yīng)的法律法規(guī)要求，同時(shí)有些公共機(jī)構(gòu)因?yàn)榫幹葡拗?，尚未設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案管理部門，很多單位采用兼職人員擔(dān)任檔案的整理工作，所履行的崗位職責(zé)也難以達(dá)到相應(yīng)的要求。金融檔案管理工作需要從業(yè)人員具有廣泛綜合知識(shí)為基礎(chǔ)，不僅要求掌握金融財(cái)會(huì)、計(jì)算機(jī)、相關(guān)法律知識(shí)，而且還要掌握檔案管理方面的知識(shí)，可見只具備金融財(cái)會(huì)專業(yè)知識(shí)，是不能夠勝任財(cái)務(wù)檔案管理工作的，這就需要相關(guān)從事金融檔案管理人員不斷努力加強(qiáng)自身修學(xué)，增加綜合知識(shí)的運(yùn)用能力，提高自身的金融財(cái)務(wù)檔案管理工作素養(yǎng)。尚有少部分財(cái)務(wù)檔案管理從業(yè)人員，既沒有接受過正規(guī)的金融財(cái)會(huì)專業(yè)知識(shí)教育，也沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，他們對(duì)會(huì)計(jì)科目、分錄、賬簿、報(bào)表之間的相互對(duì)應(yīng)與鉤稽關(guān)系沒能理清，容易造成工作中忽視金融檔案管理重要性，導(dǎo)致金融財(cái)務(wù)信息失真。一些金融檔案管理人員雖然具有會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)檔案管理的基本專業(yè)知識(shí)，但忽略了對(duì)金融知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)的深入研究和學(xué)習(xí)，對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《檔案法》兩部法律并不熟悉，造成了自身綜合專業(yè)知識(shí)更新停滯不前，沒有跟上經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展步伐，容易導(dǎo)致檔案管理中的信息失真。還有部分金融財(cái)務(wù)檔案管理人員，對(duì)自身素質(zhì)發(fā)展要求不高，認(rèn)為檔案的管理工作繁瑣枯燥乏味，檔案管理重要性沒有引起足夠的重視，從而容易導(dǎo)致檔案管理工作失真。

（二）沒有足夠重視財(cái)務(wù)檔案管理，科學(xué)管理意識(shí)淡薄。財(cái)務(wù)檔案是重要的檔案資料，是事業(yè)單位要開展相關(guān)的工作和活動(dòng)的基礎(chǔ)，也是以后出現(xiàn)和解決糾紛的主要憑證。一些財(cái)務(wù)人員特別注意會(huì)計(jì)憑證的登記和會(huì)計(jì)報(bào)表的發(fā)布，但忽視了財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息的整理、分析、歸檔和保存。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，致使他們無(wú)法正確理解財(cái)務(wù)檔案對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)工作的重要性，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)日常工作和財(cái)務(wù)檔案管理結(jié)合不密切。一些機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)人缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度較低，他們認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理是可有可無(wú)的，大多數(shù)人認(rèn)為財(cái)務(wù)信息是一個(gè)機(jī)密文件，需要密封賬簿和賬單，并應(yīng)采取相關(guān)的保密措施。在金融檔案管理中，還存在一些問題，如范圍不清，管理粗淺，分類不合理等。認(rèn)為檔案管理成效不影響企業(yè)發(fā)展。在這種思想觀念的認(rèn)識(shí)下，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作所投入的人力、資金、設(shè)備十分有限，不利于提升財(cái)務(wù)檔案管理工作成效。

（三）信息化技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理中占比不高。提升信息化技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理中的比例是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在現(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，其手段在國(guó)民經(jīng)濟(jì)各領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，目前許多事業(yè)單位不論是在檔案管理的設(shè)施建設(shè)，或是財(cái)務(wù)檔案管理的工具手段，都還處在一個(gè)相對(duì)落后的狀態(tài)，很多事業(yè)單位的金融檔案管理，仍然處在相當(dāng)傳統(tǒng)的檔案管理的模式中。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在金融財(cái)務(wù)方面得以廣泛使用，如會(huì)計(jì)電算化下形成的電子化數(shù)據(jù)資料，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全防范措施要求較高，電算化會(huì)計(jì)運(yùn)用在財(cái)務(wù)檔案中有著快捷、方便、直觀、存儲(chǔ)量大等優(yōu)勢(shì)。但是，由于管理部門的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)不強(qiáng)、防衛(wèi)措施不當(dāng)，使得以計(jì)算機(jī)技術(shù)手段為主的違法犯罪行為，具有更強(qiáng)的隱蔽性和更大的破壞性。

（四）相關(guān)法律條規(guī)的執(zhí)行力度較弱?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》和《檔案法》已經(jīng)頒布實(shí)施多年，但許多公共機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性和意義不夠了解，對(duì)法律法規(guī)的實(shí)施持消極態(tài)度，特別是他們對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的誤解，導(dǎo)致對(duì)相關(guān)法規(guī)條款執(zhí)行力度不夠。同時(shí)，國(guó)家只在宏觀層面上建立財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，微觀上對(duì)指導(dǎo)具體實(shí)施和運(yùn)作要求尚不夠明確具體詳細(xì)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，影響了財(cái)務(wù)檔案管理工作的正常運(yùn)行。

二、財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范化水平提升的對(duì)策

（一）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和世界經(jīng)濟(jì)水平的普遍提高，信息化管理模式自然成為未來社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，金融財(cái)務(wù)檔案管理將不可避免地采用計(jì)算機(jī)技術(shù)條件下電子檔案的管理模式。為了適應(yīng)基于信息化的檔案管理，公共機(jī)構(gòu)需要提高從業(yè)員工的金融、財(cái)務(wù)、計(jì)算機(jī)、檔案管理等綜合素質(zhì)，以滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的這一要求。鑒于公共機(jī)構(gòu)從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員專業(yè)化程度較低，首先，改善檔案管理人員的招聘條件，最大限度地提高金融隊(duì)伍的整體文化素質(zhì)，確保財(cái)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和水平。其次，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員財(cái)務(wù)檔案知識(shí)和法律知識(shí)的相應(yīng)專業(yè)化培訓(xùn)。最后，事業(yè)單位在明確財(cái)務(wù)檔案管理意義并重視財(cái)務(wù)檔案管理基礎(chǔ)上，應(yīng)設(shè)立專職的金融財(cái)務(wù)檔案管理部門，突出金融財(cái)務(wù)檔案管理在公共機(jī)構(gòu)行政管理中的重要地位，使員工充分認(rèn)識(shí)到金融財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，保證對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)往來原始資料應(yīng)收盡收，認(rèn)真做好財(cái)務(wù)檔案按時(shí)移交和入庫(kù)建檔工作，以確保各項(xiàng)管理規(guī)章和法規(guī)得以實(shí)施。

（二）加大資金投入，引入信息化管理手段。公共機(jī)構(gòu)應(yīng)加大對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，設(shè)計(jì)和開發(fā)適合自身使用的檔案管理軟件，這樣既大大減輕了檔案管理人員的工作量，又提高了檔案管理的信息化技術(shù)水平。定期安排財(cái)務(wù)人員參加專業(yè)培訓(xùn)，通過提高他們的專業(yè)知識(shí)和管理水平，掌握現(xiàn)代信息知識(shí)和技能，可以更好地管理和使用金融財(cái)務(wù)檔案。在以財(cái)務(wù)檔案管理為核心內(nèi)容的信息化建設(shè)過程中，財(cái)務(wù)檔案在傳輸、存儲(chǔ)和利用方面更加以依賴信息化技術(shù)手段，金融電子檔案信息的分類管理是通過計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)的，這可以顯著提高公共機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)檔案管理的有效性，這不僅是為了應(yīng)對(duì)國(guó)家的低碳辦公，也是為了促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理的提質(zhì)增效高速發(fā)展。在財(cái)務(wù)檔案管理邁向信息化技術(shù)和現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，我們不能簡(jiǎn)單將財(cái)務(wù)檔案管理理解為利用現(xiàn)代辦公和操作，而是同時(shí)需要每個(gè)檔案管理者的積極參與。在金融財(cái)務(wù)檔案的使用上，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段對(duì)會(huì)計(jì)原始資料進(jìn)行數(shù)字化加工，通過互聯(lián)網(wǎng)還可以實(shí)施在線查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索等服務(wù)，也可通過電子郵件方式進(jìn)行金融財(cái)務(wù)檔案信息咨詢，從而使財(cái)務(wù)檔案信息的利用空間不斷擴(kuò)延。

（三）健全完善的事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理制度。嚴(yán)格制定和實(shí)施財(cái)務(wù)檔案管理崗位責(zé)任制和工作流程，是確保財(cái)務(wù)檔案管理高效、有序的重要環(huán)節(jié)。在實(shí)際工作中，公共機(jī)構(gòu)應(yīng)重視財(cái)務(wù)檔案管理工作的崗位責(zé)任制和工作流程等相關(guān)的制度建設(shè)，如對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔、立卷、保存、查閱、嚴(yán)防毀損和丟失等。建立健全財(cái)務(wù)檔案管理體制和各項(xiàng)規(guī)章制度，落實(shí)崗位責(zé)任制，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)檔案管理人員自覺遵守法律法規(guī)和會(huì)計(jì)工作原則的意識(shí)，必須堅(jiān)持有規(guī)可依、有規(guī)必依、執(zhí)規(guī)必嚴(yán)、違規(guī)必究的管理原則。2016年1月《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的要求更加規(guī)范、嚴(yán)格、細(xì)致。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)金融檔案管理信息失真的處罰力度，提高因金融檔案管理信息失真造成的違法成本，對(duì)那些在財(cái)務(wù)檔案管理過程中，沒有嚴(yán)格遵守管理流程和相關(guān)制度，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息失真而造成損失，追究當(dāng)事人的法律責(zé)任，杜絕財(cái)務(wù)檔案管理信息失真問題，保護(hù)會(huì)計(jì)信息相關(guān)使用者的利益。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性不言而喻，財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理和水平的提升，應(yīng)從檔案管理人員、管理模式、信息化平臺(tái)建設(shè)及安全性等方面入手，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化的科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的升級(jí)優(yōu)化。建立健全的財(cái)務(wù)檔案管理制度，提升檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感，真正發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在事業(yè)單位行政管理、科研和后勤服務(wù)工作中的重要作用，為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理決策提供科學(xué)的依據(jù)，從而推動(dòng)事業(yè)單位各項(xiàng)事業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。