文書檔案管理存在問題及對策實踐

文/天津市和平保育院（天津市衛(wèi)生健康委員會幼兒園） 王笑

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，任何單位的發(fā)展都離不開對信息的高效利用。文書檔案在單位的發(fā)展中有著不可替代的作用，其可以為單位的決策提供信息保障，實現(xiàn)科學(xué)合理的決策。但是，我國很多單位并沒有認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，文書檔案管理工作流于形式，管理工作中缺乏合理的規(guī)劃，導(dǎo)致文書檔案管理質(zhì)量差，并不能使其充分發(fā)揮作用。

一、我國文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

當(dāng)前，我國對于文書檔案管理并沒有明確的定義，我們一般認(rèn)為文書檔案管理主要是對有價值的文書檔案的整理和歸檔，使其完整性能夠得到較好的保障，為后期工作的順利開展提供信息依據(jù)。我國傳統(tǒng)的文書管理工作主要是通過紙質(zhì)材料進(jìn)行，保存難度較大。隨著技術(shù)的不斷革新，文書檔案管理工作方法也有了很多改進(jìn)，人們能夠通過更多的途徑進(jìn)行文書檔案管理，減少了傳統(tǒng)方法中對人力、財力的浪費，實現(xiàn)了較高水平的文書檔案管理。但是由于各方面的影響，我國文書檔案管理還存在很多問題，影響了文書檔案管理工作的進(jìn)一步開展，因此，如何在新的時代開展高水平的文書檔案管理工作已經(jīng)成為企事業(yè)單位現(xiàn)階段急需解決的一大難題。

二、我國文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案管理人員能力和素質(zhì)有待提高。目前，我國文書檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍較低，無法適應(yīng)新形勢下的文書檔案管理工作。我國一部分單位的文書檔案管理人員對于工作都還停留在理論層次，缺乏文書檔案管理的經(jīng)驗，導(dǎo)致文書檔案管理工作中存在的問題較多，影響了文書檔案管理質(zhì)量。另外，我國一些單位對文書檔案管理工作不重視，負(fù)責(zé)文書檔案管理的人員較少，無法滿足越來越多的文書檔案管理需求?，F(xiàn)有的一部分文書檔案管理人員素質(zhì)較低，不能認(rèn)真對待文書檔案管理工作，文件歸檔和移交不及時、文檔丟失等問題頻頻出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了工作的正常開展。

（二）部門合并加大了文書檔案管理工作難度。在實際工作中，由于單位部門的合并，文書檔案數(shù)量增加、資料更加復(fù)雜，文書檔案管理工作的難度也提高很多。各個部門之間相互影響，導(dǎo)致文書檔案管理工作速度慢、質(zhì)量差。文書檔案管理人員對各個部門之間的文件了解程度不夠，不能對材料的重要性做出適當(dāng)?shù)脑u估，會影響工作的進(jìn)度和質(zhì)量，甚至出現(xiàn)對重要文件的遺漏，對單位造成巨大的損失。

（三）思想上對文書檔案管理工作不重視。一些單位不能充分認(rèn)識文書檔案管理工作的重要性，認(rèn)為在文書檔案管理工作上投入人力、財力是一種浪費，不能為自身提供任何的利益。部分單位為了節(jié)省成本，在文書檔案管理工作中多由其他部門人員進(jìn)行兼職，不專門設(shè)置文書檔案管理人員，導(dǎo)致文書檔案管理工作的質(zhì)量較低、速度較慢。

（四）文書檔案管理人員缺乏科學(xué)的培訓(xùn)。文書檔案管理工作要想高效進(jìn)行，必須加強(qiáng)對人員的合理科學(xué)的培訓(xùn)。當(dāng)前，我國對文書檔案管理人員的培訓(xùn)沒有形成固定的體系，而且負(fù)責(zé)培訓(xùn)工作的人員本身對文書檔案管理也不夠了解，導(dǎo)致人員的培訓(xùn)質(zhì)量較差。由于培訓(xùn)內(nèi)容過于陳舊、培訓(xùn)方式單一，員工對培訓(xùn)缺乏興趣，被動地接受相關(guān)知識，在培訓(xùn)過程中員工容易出現(xiàn)抵抗情緒，培訓(xùn)效果較差。

（五）電子檔案管理不到位。隨著技術(shù)的發(fā)展，我國一些單位為了快速高效地進(jìn)行文本檔案的管理，利用電子文書檔案進(jìn)行資料的保存，在一定程度上提高了文書檔案管理水平。我國雖然有部分單位采用這種方案進(jìn)行文書檔案的管理，但是在電子檔案的管理上還有很大不足，電子文書檔案儲存風(fēng)險較大，嚴(yán)重時會造成資料的丟失，給單位帶來損失。

三、解決我國文書檔案管理中存在問題的對策

（一）轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)思想，重視文書檔案管理工作。文書檔案管理工作的順利開展離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。必須通過對決策層（尤其是單位一把手）的宣傳和培訓(xùn)，提高其對文書檔案管理的重視程度，從而得到政策、資金等方面的支持。

（二）不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，建立健全體制機(jī)制。文書檔案的管理工作中，要不斷建立健全相關(guān)機(jī)制，對文書檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，明確文書檔案管理的步驟和細(xì)節(jié)，使文書檔案管理工作有序進(jìn)行。例如，單位可以將文書檔案進(jìn)行分室管理，對同一類型的資料統(tǒng)一儲存，注重對分室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，實現(xiàn)高效的文書檔案管理。制定和完善文書檔案管理方面的規(guī)章制度，加強(qiáng)對文書檔案管理工作及管理人員的約束，確保文書檔案管理工作全過程都能夠受到嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，避免因為人為因素導(dǎo)致的失誤，盡可能使文書檔案管理工作質(zhì)量和速度得到提高。

（三）加強(qiáng)對文書檔案人員的培訓(xùn)。文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)的高低決定著文書檔案管理工作能否順利開展。要想實現(xiàn)高質(zhì)量的文書檔案管理，必須加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)。在培訓(xùn)中要根據(jù)人員自身的特點有針對性地進(jìn)行培訓(xùn)，對于經(jīng)驗比較豐富的員工，要偏重自身素質(zhì)上的培訓(xùn)，不能因為經(jīng)驗豐富就不認(rèn)真對待工作，要提高員工的責(zé)任意識，使其能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成文書檔案管理工作。對于新入職的員工，要注重業(yè)務(wù)能力和自身素質(zhì)的提升，使其盡快適應(yīng)新的環(huán)境，高效地開展文書檔案管理工作。

（四）加強(qiáng)部門之間的合作。由于文書檔案本身有著很強(qiáng)的專業(yè)性，單純依靠單一部門很難對文書檔案進(jìn)行高效的管理。單位各個部門之間必須加強(qiáng)聯(lián)系，保持密切的合作，通過安排專門人員等方法對本部門的文書檔案進(jìn)行整理，確保選擇的資料有保存的必要，也避免出現(xiàn)重要資料的遺漏。

（五）加強(qiáng)對電子檔案的管理。單位要想保證電子檔案管理的效率，就必須加大對電子檔案的管理力度。單位要通過制定并實施嚴(yán)格的規(guī)章制度，加強(qiáng)對文書檔案管理工作和相關(guān)人員的管理，避免因操作不當(dāng)、設(shè)備意外故障等問題導(dǎo)致資料的丟失和損壞，切實保障文書檔案管理工作的高效有序開展。

四、結(jié)論

文書檔案管理在單位管理工作中占據(jù)著十分重要的地位，文書檔案管理工作能否高質(zhì)量地開展對單位能否實現(xiàn)長久發(fā)展有著決定性的作用。目前，我國一些單位已經(jīng)意識到文書檔案管理的重要性，并在嘗試著對文書檔案管理進(jìn)行革新，也取得了一些成績，但是和國外仍有較大差距，還有很大的提升空間。筆者相信，隨著人們文書檔案管理的認(rèn)識不斷提高，相關(guān)理論制度不斷健全，我國文書檔案管理工作會更加合理、科學(xué)。本文對目前文書檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，并嘗試著提出一些建議，以期能夠為我國文書檔案管理人員提供參考，實現(xiàn)更高水平的文書檔案管理。