檔案管理工作規(guī)范化研究

文/廈門藝術(shù)學(xué)校 高斯娜

在學(xué)校管理工作中，檔案管理工作是一項基本性的工作，檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性將直接決定著學(xué)校檔案的完整性，同時也直接影響著學(xué)校未來的發(fā)展。本文對檔案管理工作規(guī)范化的意義、檔案管理工作現(xiàn)狀及問題以及加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的建議進(jìn)行探究。

一、檔案管理工作規(guī)范化的意義

當(dāng)前隨著我國對教育的重視，學(xué)校的教學(xué)規(guī)模和教學(xué)資源都發(fā)生了改變，在此過程中，檔案管理的重要性就逐漸凸顯出來，檔案管理工作規(guī)范化有利于實現(xiàn)對檔案的高效管理。

（一）提供查證憑據(jù)。檔案能夠記錄學(xué)校的發(fā)展變化史，能夠為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供資料型建議和支持，從而促進(jìn)學(xué)校更好地發(fā)展。同時學(xué)校檔案中包含了學(xué)生的檔案，對學(xué)生的在校情況、在校表現(xiàn)等進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的證明。學(xué)生畢業(yè)之后，個別學(xué)生的畢業(yè)證和學(xué)位證丟失，學(xué)生除了從學(xué)信網(wǎng)下載學(xué)歷證明之外，還可以回校查找檔案。因此，學(xué)校對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，確保檔案信息的完備程度，能夠為有需要的學(xué)生提供證明。

（二）反映教學(xué)情況。學(xué)校檔案中就學(xué)校的資源情況、學(xué)校的發(fā)展情況以及學(xué)校的教學(xué)情況等進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，檔案能夠真實地反映學(xué)校在某一方面的教學(xué)情況。當(dāng)學(xué)校進(jìn)行擴(kuò)建時，管理人員可以取用資料，為學(xué)校的建設(shè)提供有效的資料。另外，在教學(xué)過程中，可以結(jié)合檔案記錄的科研成果，來將檔案轉(zhuǎn)化為教學(xué)載體，提升教學(xué)的質(zhì)量。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）重視程度不足。相比于企業(yè)，學(xué)校對檔案管理的重視程度明顯不足。是領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作不夠重視，甚至部分領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為學(xué)校檔案管理工作沒有意義，學(xué)校管理中將教學(xué)管理作為重點，重在提升教學(xué)質(zhì)量，對檔案管理存在著忽視的問題。二是檔案管理人員對于檔案管理工作不夠重視，在很多學(xué)校，檔案管理人員多由不能從事教學(xué)的老師擔(dān)任，這部分人員在從事檔案管理工作時，工作積極性不高、工作十分散漫，在檔案管理中沒有對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類和整理。特別是高校，有很多珍貴的材料以紙質(zhì)文件的形式保存在檔案管理室中，管理人員散漫的工作態(tài)度，很容易造成珍貴材料的丟失，進(jìn)而給學(xué)校造成巨大的損失。

（二）檔案管理工作制度不健全、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。依據(jù)調(diào)查得知，當(dāng)前多數(shù)學(xué)校沒有制定健全、統(tǒng)一的檔案管理制度，造成了管理工作處于無序狀態(tài)。當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作制度不健全主要表現(xiàn)為以下幾個方面：一是責(zé)任制度不健全，檔案管理人員工作范圍和責(zé)任不明確，當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)問題和失誤時，無法進(jìn)行準(zhǔn)確、及時的追責(zé)。二是由于檔案管理制度不健全，學(xué)校檔案管理中沒法實現(xiàn)對檔案的科學(xué)歸檔，當(dāng)前學(xué)校主要是依據(jù)日期以及人員種類，包括學(xué)生、教職工等進(jìn)行檔案的歸類，使得學(xué)校檔案取用十分繁瑣，需要耗費較長時間才能夠找到檔案。學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一也嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效進(jìn)行，學(xué)校沒有就檔案管理工作制定明確的管理流程，管理人員在進(jìn)行檔案管理時往往是依據(jù)自己的工作經(jīng)驗來從事檔案管理工作，因而給檔案管理帶來了很大的風(fēng)險性，如檔案容易丟失以及檔案取用不方便等。三是缺乏健全的制度和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，增加了檔案管理人員的工作量，使得簡單工作復(fù)雜化，影響了學(xué)校檔案管理工作的有效性。

（三）檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)。學(xué)校檔案信息繁多，包括學(xué)校的發(fā)展史、學(xué)校資源、教職工信息以及學(xué)生信息等，檔案種類繁多、檔案所包含信息多，對檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)提出了較高要求。但是當(dāng)前學(xué)校檔案管理人員多由非專業(yè)人士擔(dān)任，缺乏檔案管理工作基本常識，進(jìn)而使得檔案管理工作無法實現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）檔案利用率低。檔案管理工作中，管理人員一直將工作的重點集中于檔案的保管和整理，而忽視了檔案的實際利用，因而對于多數(shù)學(xué)校來說，檔案的利用率都比較低。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)的脫離教育實際，在學(xué)校管理和教學(xué)工作中檔案都沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，更有甚者，很多學(xué)校檔案自從進(jìn)入檔案室，就沒有被翻動過。

三、加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的建議

（一）加強(qiáng)檔案管理，理念先行。要想實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，要轉(zhuǎn)變觀念。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員要提升對檔案管理工作的重視程度，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，其他的人員才會重視。在學(xué)校管理中，將檔案管理工作與學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升結(jié)合起來，充分發(fā)揮檔案的作用，只有管理層人員重視，學(xué)校其他人員才會重視檔案管理工作。其次，檔案管理工作人員也要切實認(rèn)識到自身工作的意義，在工作中加強(qiáng)自身素質(zhì)的提升，以不斷促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。最后，在全校范圍內(nèi)提升人們對檔案管理的重視程度，檔案取用嚴(yán)格按照規(guī)范流程進(jìn)行。

（二）健全檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。要想提升學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范性，就要健全檔案管理制度和制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。首先是健全檔案管理制度，健全檔案管理責(zé)任制，明確檔案管理人員的工作范圍、劃分每一個人的職責(zé)所在，進(jìn)而提升檔案管理人員工作的積極性和主動性。除此之外，有條件的單位可以合理地劃分檔案管理部門，可將檔案管理部劃分為分類組、整理組，然后在小組內(nèi)部將責(zé)任具體到個人，從而實現(xiàn)每個步驟和每個環(huán)節(jié)的具體可查。再者就是要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定嚴(yán)格的檔案管理流程，檔案管理工作要按流程進(jìn)行。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是實現(xiàn)檔案管理的基礎(chǔ)。首先是要提升檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度，讓工作人員意識到自己的工作是有價值的，以此來提升檔案管理人員工作的積極性。另外，就是要提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對此可以通過以下兩種方式實現(xiàn)：一是學(xué)校檔案管理工作聘請專業(yè)人員來從事，專業(yè)的管理人員擁有較高的從業(yè)素質(zhì)，能夠結(jié)合學(xué)校實際，快速地投入到檔案管理工作中，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和有效性。二是加強(qiáng)對學(xué)校原有檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作責(zé)任心，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率。當(dāng)前，社會已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用有效地提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為此檔案管理人員要加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，以此來推動檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）提升檔案利用率。檔案中蘊藏著豐富的資源，對檔案資料進(jìn)行高效利用，有利于促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升和學(xué)校的發(fā)展。為此，在檔案管理工作中，檔案管理人員要定期對學(xué)校的發(fā)展情況和教學(xué)情況進(jìn)行總結(jié)和記錄，特別是對于學(xué)校近期研究課題和研究資料的統(tǒng)計和保存，從而為后期教學(xué)提供資料支撐。再者，檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)就是檔案的利用，因而檔案管理工作中可以對部分檔案進(jìn)行公開，學(xué)校人員可以依據(jù)自身需求，利用這部分檔案，從而真正地發(fā)揮檔案的作用。

四、總結(jié)

本文以學(xué)校為例具體探討了檔案管理工作規(guī)范化的意義、現(xiàn)存問題以及改進(jìn)建議，希望能夠給予企事業(yè)單位一定的借鑒。檔案管理工作是學(xué)校管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理有利于確保學(xué)校檔案的完備性和提升檔案取用的效率，從而能夠為學(xué)校建設(shè)發(fā)展提供資料和為學(xué)生就業(yè)提供憑證。當(dāng)前應(yīng)用信息技術(shù)來提升檔案管理工作的規(guī)范性，縮減了流程和減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，提升了檔案管理工作的效率。為此，檔案管理人員要基于本企業(yè)、本單位檔案管理現(xiàn)狀，在檔案管理工作中規(guī)范流程和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，引入信息化技術(shù)、提升自身素質(zhì)，以此來推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。