高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新發(fā)展

文/寶雞文理學(xué)院 周臻君

一、高校檔案管理存在的問題

（一）高校檔案管理的信息化觀念較弱。在當(dāng)今社會下，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等高水準(zhǔn)技術(shù)的出現(xiàn)無不標(biāo)志著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代人們的生活變得更加便利、快捷，我國高校的管理工作也是如此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代受到較大影響，其中高校檔案信息化管理工作的幾何級遞增就是很好的證明。我國高校的教學(xué)目標(biāo)大多是培養(yǎng)高素質(zhì)的人才，為國家建設(shè)發(fā)展提供源源不斷的人才。而在我國多數(shù)高校當(dāng)中，對信息化的高校檔案管理工作較為陌生，理念上也處于落后狀態(tài)，只是單單注重教學(xué)質(zhì)量上的提高，從而造成了檔案管理工作的不重視現(xiàn)象，同時，學(xué)校對檔案管理方面存在著不重視的態(tài)度，對高校檔案管理工作投入的經(jīng)費較少，高校檔案管理工作的開展得不到有力保障，無法調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性。因此，教學(xué)質(zhì)量方面的問題一般是大部分高校的工作重點，高校的檔案管理工作基本處于邊緣狀態(tài)。主要是高校的管理、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，普通的教職工不能將高校的檔案管理工作與學(xué)校的健康長遠(yuǎn)發(fā)展發(fā)揮的重要作用聯(lián)系起來，學(xué)校工作人員的檔案管理觀念、態(tài)度比較落后，不能與時俱進(jìn)及時轉(zhuǎn)化新的信息化檔案管理觀念，對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致高校的大部分資金投入到學(xué)校的教學(xué)工作中去，對檔案管理工作的資金投入較少，不能滿足檔案管理工作人員的薪資待遇和發(fā)展前景，不利于其工作積極性的提升。

（二）高校檔案管理的信息化方式不成熟。目前，大多高校已實行檔案數(shù)字化管理，歸檔實行“雙軌制”（紙質(zhì)和電子）并行歸檔，檔案管理方法過于老舊。高校檔案管理中存在著各分類檔案每年收集不完整的情況，重視程度不夠，將歸檔工作安排在其他工作之后做，最后匆忙完成工作，于是難免出現(xiàn)遺漏歸檔不完整。此外，檔案管理人員的工作形式也過于枯燥乏味，傳統(tǒng)的老舊檔案管理方法中，檔案管理員都是在機械地重復(fù)著收集整理再進(jìn)行歸檔保管，工作內(nèi)容枯燥乏味，難以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，再加上有時工作量突然加大，單單依靠人工作業(yè)難以完成資料的檢索和整理，雖然隨著電子計算機在高校的普及運用，許多高校采取了電腦檔案管理的模式，但僅僅局限于檔案的存儲與查詢，并未真正做到信息化的檔案管理模式。平時工作中歸檔意識欠缺沒有歸檔安排，到集中歸檔時，歸檔資料丟失造成歸檔不完整。目前有些高校已經(jīng)試行電子檔案與紙質(zhì)檔案同時歸檔管理，電子歸檔過程中存在歸檔流程不順利或者簽章故障以及檔案信息化設(shè)備更新不達(dá)標(biāo)等問題，都表現(xiàn)出信息化檔案電子歸檔有待完善，檔案管理工作效率欠缺的現(xiàn)象。

（三）高校檔案管理人員綜合素質(zhì)與信息化檔案要求欠缺。大部分高校檔案館機構(gòu)完整，人員配備數(shù)量增加，但是專業(yè)能力存在著參差不齊的問題，檔案管理人員多屬于調(diào)崗，半路出家，對業(yè)務(wù)一知半解。高校檔案管理人員包含專職檔案管理人員和兼職檔案管理人員。專職檔案管理人員基本熟識檔案管理的各項規(guī)定，但是，信息化時代對高校檔案管理人員提出了更高的要求，要求檔案管理人員不僅要知道檔案管理相關(guān)知識，同時還需要具備計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等綜合知識。兼職檔案管理人員一般能參加每年的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，但從思想認(rèn)識到工作重視程度基本偏向本職工作而忽視兼職的檔案工作。這就導(dǎo)致高校的檔案管理人員并沒有受過專業(yè)的檔案管理知識及相關(guān)的技能訓(xùn)練，且一些年紀(jì)比較大的工作者仍存在著比較傳統(tǒng)的思想觀念，不重視檔案管理的工作也不愿進(jìn)行專業(yè)的檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，這就導(dǎo)致部分高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平較低，不利于高校檔案管理水平的提升。

二、高校檔案信息化管理工作的改革與創(chuàng)新措施

（一）轉(zhuǎn)變高校檔案信息化管理觀念。高校檔案信息化管理工作對提升高校的核心競爭力、促進(jìn)高校長遠(yuǎn)健康發(fā)展存在著重要的作用。因此，需要對高校檔案信息化管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，首先要轉(zhuǎn)變高校的檔案信息化管理的觀念，摒棄傳統(tǒng)的高校檔案管理觀念，轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化的信息化管理觀念。在高校進(jìn)行檔案信息化管理工作的時候，應(yīng)緊隨當(dāng)今信息化時代的發(fā)展趨勢，用高校檔案信息化管理的理念來武裝頭腦，促進(jìn)高校檔案信息化管理的順利進(jìn)行，進(jìn)一步推動高校檔案信息化管理工作的發(fā)展。

（二）優(yōu)化高校檔案信息化管理方式。要想對高校檔案信息化管理工作進(jìn)行改革及創(chuàng)新，需要優(yōu)化高校檔案信息化的管理方式。近年來，隨著科學(xué)信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，促進(jìn)了各領(lǐng)域的進(jìn)步與發(fā)展，由此同時，也在潛移默化中更新著人們的思想觀念，也使得高校相關(guān)工作人員的檔案管理觀念不斷地改變、與時俱進(jìn)，直接推動了高校檔案信息化管理模式的優(yōu)化。要想優(yōu)化高校檔案信息化管理方式，應(yīng)在管理過程中，確保高校檔案資源的信息化建設(shè)，將先進(jìn)的信息化手段應(yīng)用在高校檔案管理的工作中，從而提高高校檔案信息化管理的工作效率及質(zhì)量，從而促進(jìn)高校的發(fā)展。

（三）提高高校檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)。要想對高校檔案信息化管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，應(yīng)該提高高校檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)，因為人具有主觀能動性，有創(chuàng)造性的人能夠?qū)χ車挛锏陌l(fā)展起著積極的作用。因此，高校在招聘檔案信息化管理的工作人員時，應(yīng)重視應(yīng)聘者的專業(yè)技術(shù)方面的能力，高校還應(yīng)定期對檔案信息化管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，不斷地提高其專業(yè)知識能力、實際操作能力及職業(yè)道德水平，以不斷地促進(jìn)高校檔案管理人員往專業(yè)化和綜合化方向發(fā)展，不斷地提高其綜合素質(zhì)水平。另外，高校檔案信息化管理的工作人員應(yīng)深刻地認(rèn)識到檔案管理工作對高校發(fā)展的重要作用，轉(zhuǎn)變自身的思想觀念、與時俱進(jìn)，也要提升自身的保密意識，為高校檔案信息化管理水平的提高貢獻(xiàn)自己的一份力量。

三、總結(jié)

本文以《高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新發(fā)展》為題，首先對高校檔案管理觀念落后、高校檔案管理方式陳舊、高校檔案管理人員綜合素質(zhì)較低等高校檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，其次針對這些問題提出了轉(zhuǎn)變高校檔案信息化管理觀念、優(yōu)化高校檔案信息化管理方式、提高高校檔案信息化管理人員綜合素質(zhì)等高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新的措施。