高校學(xué)生檔案信息化管理研究

文/河南科技學(xué)院 馬秋妍

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)生活管理活動中逐漸形成建立起來的，它詳細(xì)地記載了學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活的方方面面，內(nèi)容涉及學(xué)生個人求學(xué)經(jīng)歷、德育成績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)、家庭成員情況、政治面貌等。隨著時代的發(fā)展，信息化時代的到來，對高校學(xué)生檔案信息化管理提出了更高的管理要求。

一、高校學(xué)生檔案信息化管理的內(nèi)容和特點(diǎn)

（一）高校學(xué)生檔案信息化管理的內(nèi)容。學(xué)生檔案的管理，就目前來看，宜實(shí)行傳統(tǒng)檔案與電子檔案相結(jié)合的管理模式，借助HAMS系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)平臺、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)收集與共享平臺，通過客戶端建立完整的學(xué)生檔案管理體系，并對學(xué)生姓名、性別、所在班級等重要信息進(jìn)行搜集、整理、錄入，規(guī)范化管理，從而便于師生員工等人員進(jìn)行檢索。學(xué)生檔案的整理工作相對來說比較瑣碎，大體可以分為：（1）個人情況。包括姓名、性別、籍貫、家庭成員等。（2）政治面貌信息。是否是班干部、黨員等。（3）學(xué)習(xí)信息。在校期間學(xué)習(xí)情況、受到的懲罰和獎勵等。（4）生活信息。住宿情況、是否存在心理健康問題等方面。

（二）高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)與管理的特點(diǎn)。高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)與管理有以下幾方面特點(diǎn)：1.注重檔案管理的細(xì)節(jié)性。檔案的收集、整理、錄入過程要細(xì)致入微，馬虎不得。從學(xué)生入校時產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案到入校后授課教師、同班同學(xué)等的管理評價再到學(xué)生自己的考試情況、真實(shí)感受等，大到獎勵懲罰、學(xué)習(xí)成績，小到住宿環(huán)境，每一個過程所產(chǎn)生的文件材料、談話內(nèi)容都要進(jìn)行分類、搜集、整理，盡最大可能做到事無巨細(xì)。因?yàn)檫@些小的細(xì)節(jié)都將為學(xué)生以后工作和就業(yè)提供重要依據(jù)。2.注重檔案信息化時效性。“由于檔案信息化建設(shè)工作是一個長期且復(fù)雜的過程，除了要將先進(jìn)的信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，也要保證檔案信息的時代性以及實(shí)時性。所以在檔案信息化建設(shè)的過程中相關(guān)管理部門要對硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)進(jìn)行及時更新，并要定期進(jìn)行系統(tǒng)升級和維護(hù)，要確保檔案信息化建設(shè)的時效性?！?.注重檔案信息化的創(chuàng)新性。大數(shù)據(jù)時代的到來，改變了以往手動填寫、紙質(zhì)存檔的局面，可利用計算機(jī)技術(shù)、云技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理軟件技術(shù)采取錄音、錄像、照片、電子文檔等形式記錄、分管、完善，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。

二、高校學(xué)生檔案管理中存在的問題

（一）高校學(xué)生檔案管理信息化制度較落后。在學(xué)生檔案管理過程中，一些檔案管理部門對檔案信息化管理了解微乎其微，再加上思想觀念較為老舊，管理手段較被動，傳統(tǒng)的檔案管理模式還是占據(jù)較為重要的地位，極大地影響了檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案管理人員的工作模式、法制觀念、對信息化的認(rèn)識水平都參差不齊，在責(zé)任和態(tài)度方面極易出現(xiàn)問題。由于對檔案信息化管理的不重視，進(jìn)而對學(xué)生檔案信息化管理場所的安排、布局、管理都很不規(guī)范，如檔案管理場所較簡陋，廢棄的材料較多無人整理，管理過程比較混亂。

（二）高校學(xué)生檔案信息化管理水平有待提高。大數(shù)據(jù)時代的到來，電腦網(wǎng)絡(luò)的普及，極大地方便了人們工作生活的同時，也給檔案管理提出了新的要求。目前來看，在檔案管理工作中，影響檔案信息化水平的因素應(yīng)當(dāng)隨傳統(tǒng)的管理模式根植人心，比如，我們都較為重視改變紙質(zhì)檔案的保存管理水平，卻忽略了對檔案信息化的研究、完善和發(fā)展。一些學(xué)校在對學(xué)生檔案的管理過程中，還是采用手動操作、手動記錄、手動歸檔的模式，易導(dǎo)致檔案歸檔速度較慢，內(nèi)容丟失，會對學(xué)生的管理產(chǎn)生很大的負(fù)面影響。在學(xué)生檔案管理中，也可能存在由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，相關(guān)技術(shù)人員、管理人員的技術(shù)管理水平欠規(guī)范，造成信息化檔案管理水平下降。比如，在對檔案采取管理信息化管理過程中，信息化管理平臺的建設(shè)相對較欠缺，可能存在硬件配備落后，軟件更新不及時的現(xiàn)象，再加上檔案管理人員管理模式較陳舊，造成對學(xué)生的檔案信息化管理、分析、歸檔諸階段出現(xiàn)漏洞。

三、學(xué)生檔案信息化管理創(chuàng)新策略分析

（一）緊跟時代步伐，規(guī)范檔案信息化制度。在學(xué)生檔案的信息化管理中，要想最大化地利用信息化高效、便利的管理學(xué)生檔案，首先要做的就是從實(shí)際出發(fā)，重新規(guī)范相關(guān)的管理制度，俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”。對各種工作態(tài)度、行為、模式進(jìn)行系統(tǒng)化規(guī)范，一定程度上能夠改變落后的工作模式，減少工作失誤，而且在遇到問題、解決問題過程中能有據(jù)可循有據(jù)可依。如《電子檔案管理辦法》《檔案保密性管理辦法》等。學(xué)生檔案信息化管理制度不可能是一成不變的，不同時期、不同環(huán)境、不同地點(diǎn)會呈現(xiàn)出不同特點(diǎn)，那么，就要緊跟時代發(fā)展步伐適時做出戰(zhàn)略性調(diào)整。因此，必須要把檔案信息化管理作為一項(xiàng)長期的工作來看，適時進(jìn)行完善和調(diào)整。

（二）與時俱進(jìn)，注重科技的力量，加大學(xué)生檔案管理的技術(shù)投入力度。在學(xué)生檔案信息化管理中，需要充分利用新時代的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行管理創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)時代，對于學(xué)生檔案信息化管理的創(chuàng)新來講，首先，其載體可采用磁盤儲存的模式，對相關(guān)的檔案資料進(jìn)行輸機(jī)儲存，便于保存和管理。其次，云端的普及和發(fā)展趨勢也給檔案管理提供了新的管理媒介。通過云端進(jìn)行檔案的儲存一定程度上可防止檔案的丟失，減少磁盤的占用量。最后，通過資源網(wǎng)絡(luò)化管理和資源共享等技術(shù)模式管理檔案，對檔案信息進(jìn)行搜集、整理、開發(fā)、管理、安全、應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化、電子化、共享化，全面化。學(xué)生檔案管理依然是工作重點(diǎn)，要“積極采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理手段，為檔案管理提供一個良好的發(fā)展平臺，全面將工作重心進(jìn)行調(diào)整”。

（三）提升檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)和知識水平。高校應(yīng)組織相關(guān)管理人員定期進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)和知識培訓(xùn)。在專業(yè)素養(yǎng)方面，由于高校學(xué)生檔案涉及很多個人信息和資料，因此，檔案管理工作是一項(xiàng)極其嚴(yán)肅并具有保密性的工作。作為檔案管理員，遵守保密政策，學(xué)習(xí)檔案管理知識，了解檔案管理法律法規(guī)，提高個人思想覺悟水平。在知識水平方面，要緊跟時代發(fā)展步伐，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理軟件、管理技術(shù)，并在檔案管理工作中熟練運(yùn)用現(xiàn)代化、信息化管理技術(shù)管理檔案、設(shè)備，掌握軟硬件的更新、維護(hù)和保養(yǎng)程序，才能更好地管理檔案，跟上時代的發(fā)展步伐。同時，要加強(qiáng)與相關(guān)單位專業(yè)人員的交流，取長補(bǔ)短，在交流中互鑒，在繁榮中發(fā)展。

（四）維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，注重建立檔案保密系統(tǒng)機(jī)制。檔案信息是黨和國家的寶貴財富，是事業(yè)單位的無形資產(chǎn)，做好檔案管理工作，進(jìn)一步維護(hù)檔案資料的保密性、完整性、真實(shí)性，有著重要的意義和價值。如何保證檔案信息化管理的安全，提高高校的檔案管理質(zhì)量，是目前需要解決的問題之一。首先，應(yīng)提高網(wǎng)絡(luò)安全意識，防止管理人員在管理檔案的工作中出現(xiàn)失誤造成數(shù)據(jù)丟失。其次，應(yīng)建立健全黑客或病毒的防御系統(tǒng)，保障檔案的信息安全。再次，應(yīng)將檔案進(jìn)行機(jī)密等級劃分，機(jī)密信息應(yīng)進(jìn)行多次備份并加密處理。最后，應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的保密制度，責(zé)任到人，監(jiān)督檔案管理人員在管理工作中保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化管理在高校的發(fā)展中占據(jù)重要位置，為了保證其發(fā)揮應(yīng)有的作用，必須要重視檔案信息化建設(shè)，積極制定相關(guān)的創(chuàng)新措施，改變相關(guān)的管理模式，才能加快檔案信息化的發(fā)展步伐。