新形勢下醫(yī)院會計檔案管理信息化建設(shè)探討

文/呂梁市人民醫(yī)院 康保英 趙麗麗

醫(yī)院會計檔案不僅是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的憑證，而且也是搭建醫(yī)患關(guān)系的平臺，它可以為行政主管部門及醫(yī)院管理層分析、處理醫(yī)患糾紛案件提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)平臺廣泛應(yīng)用的今天，醫(yī)院應(yīng)借此契機，在會計檔案管理方面引入信息化手段，在提高內(nèi)部管理水平與效率的同時，為公平解決醫(yī)療糾紛、教學(xué)調(diào)研提供寶貴的影像與文字資料。

一、新形勢下醫(yī)院會計檔案信息化管理的重要意義

會計檔案可以綜合反映醫(yī)院在診療過程中的經(jīng)濟活動，并可為各級部門及外界信息使用者提供監(jiān)督、論證的準(zhǔn)確依據(jù)。醫(yī)院通過對日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)形成的診費收據(jù)、藥品銷售清單及患者診療報告等原始憑證進行分類、整理后形成會計檔案，不但可為患者日后查詢費用、處理質(zhì)疑案件提供依據(jù)，還可以為院方提高醫(yī)療與管理水平提供歷史案例。因此，準(zhǔn)確、完整的會計檔案對醫(yī)院行使公益職能、處理醫(yī)患矛盾、開展科研論證提供了寶貴的數(shù)據(jù)財富，強化醫(yī)院會計檔案的管理有助于提升醫(yī)院整體的管理水平。

（一）可以提高會計核算效率及簡化就診流程。由于我國醫(yī)療資源的分布現(xiàn)狀，一些如北京協(xié)和、上海仁濟醫(yī)院等國際知名醫(yī)院更是出現(xiàn)人滿為患，一號難求的現(xiàn)象，加之，個別醫(yī)院由于管理不善，使一些“黃牛”從中賺取利益。這種在診治前已經(jīng)形成的緊張醫(yī)患關(guān)系極易使醫(yī)院面臨被投訴或產(chǎn)生醫(yī)患矛盾。因此，在醫(yī)院內(nèi)部實現(xiàn)掛號、診治、拿藥、入院與出院、診費結(jié)算及會計檔案管理為一體的醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)管理，可在規(guī)范患者診治全流程的基礎(chǔ)上，大大節(jié)約患者就診時間成本，并提高了醫(yī)院的行政管理水平。例如，患者可通過手機APP實現(xiàn)對專家號、藥費余額、床位空閑等信息的查詢，為患者與醫(yī)生之間搭起了一座橋梁。

（二）徹底改變了醫(yī)院傳統(tǒng)會計檔案保管的模式。會計檔案的信息化管理擴寬了檔案的查詢范圍與領(lǐng)域。傳統(tǒng)紙制檔案的管理只注重檔案的安全、完整，而檔案的查詢、借鑒作用卻被忽視，而服務(wù)性是檔案工作得以存在和賴以發(fā)展的前提條件，樹立為公眾服務(wù)的嶄新理念，改變保管、保密為主的觀點，改變會計檔案的借閱管理，通過修訂會計檔案借閱制度，可以使患者隨時隨地了解藥品、器械、住院費用標(biāo)準(zhǔn)，增加了醫(yī)院收費的透明度。

（三）強化了醫(yī)院反饋、監(jiān)督機制。醫(yī)院可通過在大廳設(shè)置查詢終端，為廣大患者查詢專家坐診時間、藥品目錄與醫(yī)療收費、入院辦理與收費標(biāo)準(zhǔn)等信息提供方便，并通過網(wǎng)上論壇、座談會、投訴箱、投訴電話，處理和解決患者有關(guān)收費的疑問和投訴。還可以院外聘請價格監(jiān)督員，特別是可為每位患者建立唯一的電子會計檔案，在方便患者查詢的基礎(chǔ)上，為行政主管部門監(jiān)管檢查提供平臺。

（四）加強了醫(yī)院與患者之間的溝通、理解。目前，多數(shù)醫(yī)院存在的醫(yī)患關(guān)系緊張問題主要是由于醫(yī)院在診療過程中與患者在信息上的不對稱所致，主要表現(xiàn)在檢查費用、藥品價格的不透明，使患者對醫(yī)院產(chǎn)生了信任上的危機。會計檔案作為聯(lián)結(jié)患者與院方的橋梁，它通過使用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)建立的信息化平臺，使患者在手機APP或醫(yī)院大廳顯示屏中清楚了解專家出診、藥品目錄、醫(yī)院床位、患者費用等信息，促使患者將提出的問題與醫(yī)院進行交流，使行政主管部門、廣大社會各界對醫(yī)院進行監(jiān)督，不斷提升醫(yī)院醫(yī)療診治的水平及藥品價格及診治費用的透明度，加強與患者之間的信息流通。

（五）為衛(wèi)生監(jiān)管部門處理醫(yī)療糾紛提供依據(jù)。醫(yī)院的會計檔案是體現(xiàn)醫(yī)院管理水平的重要內(nèi)容，它不但可以真實反映醫(yī)院的經(jīng)濟活動，也是判斷醫(yī)患矛盾過錯方的主要依據(jù)。實現(xiàn)醫(yī)院會計檔案信息化管理可以安全、完整地保存醫(yī)院處理相關(guān)事項的資料，通過對醫(yī)院會計檔案資料進行掃描處理，將具有保存價值的憑證、協(xié)議、證書、報表、報告等資料存儲于計算機中，醫(yī)院所舉證完整的、真實的會計檔案信息可以作為法律依據(jù)。完整、真實的會計檔案可以為解決醫(yī)患矛盾提供可靠、公平的法律依據(jù)。

（六）增加了醫(yī)院各科室之間的聯(lián)系。醫(yī)院會計檔案管理在實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)信息化目標(biāo)后，可以使醫(yī)院管理層、各診室坐在電腦前完整、及時地查詢某個患者的病情及案例信息，減少了傳統(tǒng)查詢紙制檔案的工作量。會計檔案信息化管理還能夠使醫(yī)院成本效益關(guān)系更加清晰平衡，密切醫(yī)院管理部門和臨床各科室之間的協(xié)作，調(diào)動醫(yī)務(wù)人員的工作積極性，醫(yī)院還可根據(jù)會計檔案公平地對每位醫(yī)生進行執(zhí)業(yè)考核，并及時對醫(yī)療中出現(xiàn)的管理漏洞進行反映，不斷提升醫(yī)院的診療與服務(wù)水平。

（七）規(guī)范了醫(yī)院的收費流程與標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)療從進藥、提供檢測、專家會診、辦理入院與出院及收取藥品與服務(wù)費用等一系列過程，會形成眾多的原始憑據(jù)，醫(yī)院在實現(xiàn)會計檔案信息化后，可以方便院方管理層對醫(yī)療整個過程進行監(jiān)督。各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)全方位、全過程的監(jiān)控，可以最大限度地減少和糾正差錯，堵塞收費漏洞，對于人為操作容易出現(xiàn)的問題，通過信息化系統(tǒng)中對藥品價格、檢測費用及診療費用的限定，可以避免工作人員人為加價行為的發(fā)生，降低了醫(yī)患糾紛的概率。

二、新形勢下實現(xiàn)醫(yī)院會計檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高會計檔案信息化管理重視程度。首先，院方管理層應(yīng)高度理解實現(xiàn)會計檔案信息化管理的意義，并在人、財、物等方面給予信息管理必要的支持。其次，聘請專業(yè)的軟件開發(fā)公司為本醫(yī)院量身定制信息化管理平臺，保證會計檔案管理落實到位。若想真正實現(xiàn)醫(yī)院會計檔案信息化管理目標(biāo)，首先，應(yīng)轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理層保有的會計檔案管理舊思想，使其了解信息化手段對于提高會計檔案管理效率與安全性方面的優(yōu)勢，在醫(yī)院內(nèi)部形成正確的會計檔案信息化管理觀念。醫(yī)院管理層應(yīng)在內(nèi)部建立會計檔案信息化管理制度與考核監(jiān)督制度，以確保會計檔案信息化管理順利開展。醫(yī)院的會計檔案信息化管理考核機制，可以促使醫(yī)院各診室、全體工作人員提高對檔案信息化管理的重視程度，積極參與到檔案信息化管理工作之中。此外，醫(yī)院管理層應(yīng)不斷提升對會計檔案信息化管理的重視程度，以確保醫(yī)院健康、有序地發(fā)展，為我國醫(yī)療事業(yè)貢獻力量。

（二）建立健全醫(yī)院會計檔案信息管理制度。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身檔案管理需要在內(nèi)部建立會計檔案信息化管理制度，同時，制度應(yīng)完全遵照《會計法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，確保制定完善，保證其準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。不斷優(yōu)化會計信息系統(tǒng)，對原有的系統(tǒng)進行升級與更新，在提高其利用價值，為醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)患溝通提供服務(wù)的同時，應(yīng)時刻關(guān)注會計信息化檔案的網(wǎng)絡(luò)安全、硬件安全，避免會計檔案出現(xiàn)丟失、篡改。

（三）強化對會計檔案信息管理監(jiān)督。由于醫(yī)院會計檔案涉及業(yè)務(wù)科室多、憑據(jù)繁雜及專業(yè)性強等特點，給歸檔人員增加了許多工作量，并極易出現(xiàn)檔案錯誤。因此，醫(yī)院應(yīng)建立會計檔案監(jiān)管體系，實現(xiàn)對會計檔案生成、復(fù)核、流轉(zhuǎn)、查詢、歸檔全過程的監(jiān)管。醫(yī)院會計檔案監(jiān)管體系不僅包括醫(yī)院內(nèi)部審計機構(gòu)的監(jiān)管，還包括計生委、財政與檔案部門的外部行政監(jiān)管，保障會計檔案信息的準(zhǔn)確性、及時性、完整性，降低差錯率，提高透明度。只有通過完善管理和監(jiān)督制度才能用好會計檔案信息，實現(xiàn)高效的監(jiān)管不僅是保證醫(yī)院健康有序發(fā)展的基石，也是有效解決醫(yī)患糾紛的重要保障。

（四）提高醫(yī)院財務(wù)、檔案保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。先進的會計檔案信息化系統(tǒng)及完備的管理制度均離不開有職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)技術(shù)的人才。因此，醫(yī)院應(yīng)加大對檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)及職業(yè)道德教育的力度，并通過定期考核的方式，調(diào)動醫(yī)院檔案管理人員熱愛本職工作的積極性。同時，應(yīng)提高醫(yī)院財務(wù)人員的法律意識，促使其在日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)過程中能堅持原則，避免財經(jīng)違紀(jì)行為的發(fā)生。

（五）提高醫(yī)院會計信息化檔案的安全性。醫(yī)院應(yīng)指派信息中心工作人員負(fù)責(zé)會計檔案信息化安全，通過安裝、更新網(wǎng)絡(luò)防火墻，避免醫(yī)院電子數(shù)據(jù)被網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊。定期對醫(yī)院電子數(shù)據(jù)進行備份，防止本醫(yī)院服務(wù)器、電腦硬件損壞而涉及會計檔案的安全。同時，信息中心與檔案管理、財務(wù)部門應(yīng)聯(lián)合對會計檔案進行索引分類，以方便日常監(jiān)管查詢。

三、結(jié)語

醫(yī)院會計檔案既涉及財經(jīng)法律法規(guī)，又涉及醫(yī)療診治流程及相關(guān)規(guī)定，實現(xiàn)會計檔案信息管理目標(biāo)是體現(xiàn)以人為本，科學(xué)、合理解決醫(yī)患關(guān)系的重要手段。因此，醫(yī)院應(yīng)在人才建設(shè)、環(huán)境提供、網(wǎng)絡(luò)安全等方面為會計檔案信息化管理提供支持。