事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略研究

文/岳陽(yáng)市屈原管理區(qū)衛(wèi)生健康局 黃娜

信息時(shí)代，除了我國(guó)，其他很多的國(guó)家對(duì)信息技術(shù)都在不斷探索，我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展主要是在社會(huì)主義改革以后，得到了飛速的發(fā)展，并且所取得的成果應(yīng)用到了實(shí)際的工作中，提高了人們的生活水平。我國(guó)的多數(shù)事業(yè)單位，信息技術(shù)檔案管理非常重要，信息技術(shù)的結(jié)合可以減少對(duì)人力物力的投入，保證了信息檔案管理的規(guī)范，也減少了工作程序，減輕了管理人員的工作量，提高了工作效率，也降低了檔案管理工作的錯(cuò)誤率。信息化的檔案管理工作雖然已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，不過(guò)多數(shù)事業(yè)單位缺乏信息技術(shù)的人才，關(guān)于信息技術(shù)的管理制度存在問(wèn)題，所以致使信息技術(shù)和檔案管理運(yùn)行中出現(xiàn)了問(wèn)題，本文通過(guò)全面分析其中存在的問(wèn)題，找到合理的解決方案。

一、目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）檔案管理信息化建設(shè)力度不足。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在各個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，提高了我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平，為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新作出了巨大貢獻(xiàn)，所以信息技術(shù)的重要性在各行各業(yè)都具有非常重要的影響力。事業(yè)單位的檔案管理工作也要通過(guò)信息技術(shù)來(lái)完成，盡可能地提高檔案管理工作的效率。由于目前還有一些事業(yè)單位管理人員未認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性，還是使用傳統(tǒng)的檔案管理方式；也有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)有很大的看法，認(rèn)為信息化建設(shè)需要損耗巨大的人力資源和大量的資金，所以多數(shù)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理信息化的態(tài)度是觀望，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)有很大的影響，甚至影響了事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展。有的事業(yè)單位雖然將信息化建設(shè)與檔案管理相融作為重點(diǎn)的內(nèi)容，可是僅僅是了解，并沒(méi)有對(duì)比進(jìn)行深入的探討，也沒(méi)有建立一個(gè)完整的檔案管理體系。

（二）事業(yè)單位信息化建設(shè)缺乏高科技設(shè)備。如果要將事業(yè)單位的檔案管理與信息化建設(shè)相融，最要緊的就是購(gòu)入先進(jìn)的設(shè)備，引入更加先進(jìn)的科技來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)，這也是進(jìn)行信息化建設(shè)的首要條件。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中如果沒(méi)有高科技的設(shè)備就不能叫作信息化建設(shè)，在目前階段，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展之所以緩慢，主要是因?yàn)闆](méi)有更新檔案管理設(shè)備，多數(shù)都是傳統(tǒng)的設(shè)備，現(xiàn)代化進(jìn)程非?？焖?，傳統(tǒng)的設(shè)備已經(jīng)不能使用時(shí)代的需求被淘汰，而且設(shè)備破舊在工作過(guò)程中非常容易出現(xiàn)問(wèn)題，要使用大量的人力物力進(jìn)行維修，極大地降低檔案管理工作的效率，也對(duì)檔案管理的安全性有很大的影響。破舊的設(shè)備不能從根本上改變故障為檔案管理工作帶來(lái)的影響，不能保證工作的正確性。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)由于種種原因不能加大對(duì)檔案管理信息化的資金投入，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入有一定的局限性，舊的設(shè)備不能換新，降低了檔案管理工作的工作效率。

（三）檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人才。檔案管理工作的實(shí)施與工作人員的執(zhí)行力度密不可分，如果只是探討對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的加強(qiáng)，并不付出實(shí)際行動(dòng)，即使有再充足的準(zhǔn)備都是紙上談兵。就目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)，沒(méi)有高素質(zhì)并掌握信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的管理人員，事業(yè)單位檔案管理人員多為退休人員，對(duì)檔案管理工作有著很多經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案管理人員工作效率低，主要是由于應(yīng)用信息技術(shù)過(guò)程中缺乏專(zhuān)業(yè)人才。很多事業(yè)單位沒(méi)有培訓(xùn)過(guò)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，多為直接工作，所以不僅沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)，在適應(yīng)檔案管理的過(guò)程中也需要一段時(shí)間，所以進(jìn)行信息化建設(shè)也需要一個(gè)過(guò)渡階段。

二、改善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加大資金投入。任何項(xiàng)目建設(shè)都需要投入人力物力和資金，工程項(xiàng)目和企業(yè)管理均是如此，人力物力的大量投入主要是確保了項(xiàng)目的順利進(jìn)行。事業(yè)單位檔案管理工作的設(shè)備要更新?lián)Q代，必須要有足夠的資金支持才可以進(jìn)行。事業(yè)單位的建設(shè)需要有關(guān)部門(mén)的支持，使用現(xiàn)代化的管理，更換傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)掃描儀和打印機(jī)，確保檔案管理的信息化建設(shè)可以順利進(jìn)行。在設(shè)備換新的過(guò)程中，檔案管理人員要記錄之前的數(shù)據(jù)，然后轉(zhuǎn)到新的設(shè)備過(guò)程中分類(lèi)整理。事業(yè)單位的檔案管理工作需要足夠的安全，有關(guān)資料不能外露，所以也應(yīng)該為此建立一個(gè)完整的安全系統(tǒng)，確保檔案信息不丟失也不被竊取，使信息足夠的完整。

（二）加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理工作的內(nèi)容主要是記錄登記檔案的信息，對(duì)其進(jìn)行備案，然后整理為紙質(zhì)的檔案進(jìn)行管理。隨著時(shí)代的變遷，信息技術(shù)的使用深入人心，也給人們的生活帶來(lái)了巨大的改變，給人們的工作提供了便利條件。事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化的數(shù)據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，為檔案的管理提供了很大幫助，這也是檔案管理工作信息化建設(shè)的重要因素。事業(yè)單位的檔案管理人員需要在信息化建設(shè)之前分類(lèi)整理現(xiàn)存的檔案，將紙質(zhì)檔案合理劃分，然后對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化管理，避免在以后的信息化建設(shè)中出現(xiàn)漏洞，或者是出現(xiàn)一些難以解決的問(wèn)題，有的檔案需要永久保留，這些也要進(jìn)行歸納整理，然后進(jìn)行數(shù)字化管理，主要是為了避免檔案信息出現(xiàn)漏洞，所以為了保證檔案信息的完整性，需要及時(shí)地對(duì)永久性的檔案進(jìn)行處理。

（三）加大事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位的檔案管理工作是需要時(shí)間和精力去完成的一個(gè)工作，檔案管理工作系統(tǒng)性很強(qiáng)，涉及的范圍大，與事業(yè)單位的很多的部門(mén)之間都有聯(lián)系，也有很大的影響。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，也確保檔案管理信息化建設(shè)可以進(jìn)行，需要事業(yè)單位加大對(duì)信息化建設(shè)項(xiàng)目資金的投入，改變以往的管理形式，制定合理的計(jì)劃，加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)。由于檔案管理工作是事業(yè)單位的內(nèi)部工作，需要有關(guān)的部門(mén)在單位的內(nèi)部對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)的培訓(xùn)，然后對(duì)工作人員進(jìn)行知識(shí)的教育，提高工作人員對(duì)信息技術(shù)學(xué)習(xí)的積極性。有關(guān)的部門(mén)可以為此制定考試，考核參加培訓(xùn)的工作人員，檢測(cè)培訓(xùn)的結(jié)果，建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)秀的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于考核成績(jī)不合格的人員進(jìn)行批評(píng)指正，這樣不僅提高了工作人員的學(xué)習(xí)興趣，也可以使工作人員更好地掌握有關(guān)知識(shí)，做到因地制宜，加快信息化建設(shè)的步伐。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，信息化建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)展，在最大限度上解決了檔案管理目前的問(wèn)題，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展。雖然現(xiàn)階段很多事業(yè)單位的檔案管理中還是存在很多的問(wèn)題，但是通過(guò)上述的分析，采取合理的措施，為管理工作未來(lái)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，使事業(yè)單位的不同部門(mén)都可以合理運(yùn)行，推動(dòng)事業(yè)單位信息化建設(shè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。