事業(yè)單位辦公室行政管理工作探析

文/山東省葡萄研究院 劉鴻雁

科學技術(shù)的進步給各行各業(yè)工作方式帶來改變，促使我國當前工作方式和管理模式正在發(fā)生巨變。事業(yè)單位各部門的管理不僅僅局限于本部門，更在于單位內(nèi)各部門的溝通和協(xié)作。傳統(tǒng)管理理念下的事業(yè)單位辦公室管理流于形式，需要引入新的管理辦法和創(chuàng)新性策略。筆者通過對不同事業(yè)單位的辦公室管理現(xiàn)狀調(diào)查和文獻資料分析，歸納出主要問題并對創(chuàng)新管理方法進行論述。

一、行政事業(yè)單位辦公室管理中存在的主要問題

（一）缺乏有效的制度管理。制度的建立是工作順利開展并保持長期穩(wěn)定發(fā)展的前提，辦公室工作也是如此。辦公室作為一個事業(yè)單位的后勤及內(nèi)外部事務協(xié)調(diào)部門，其是一個單位發(fā)展的核心和基礎。隨著當前社會的發(fā)展和新興公共事務的不斷發(fā)展，辦公室承擔的責任越來越大。為了適應新形勢下辦公室管理的新要求，大部分事業(yè)單位已經(jīng)在辦公室管理工作中做出了調(diào)整和改變，但這種適時的工作調(diào)整也在不知不覺中挑戰(zhàn)了辦公室的制度體系。因此，在事業(yè)單位發(fā)展壯大的過程中出現(xiàn)了許多新業(yè)務與管理制度不契合、新管理制度不適應管理者組織行為的問題，這些問題直接影響著辦公室工作的辦事效率，使得工作中漏洞百出，打破了事業(yè)單位發(fā)展的穩(wěn)定。

（二）管理人員素質(zhì)欠缺的問題。工作中大部分的問題還是人員的問題，辦公人員素質(zhì)的高低直接影響了工作的效率和質(zhì)量。作為一個工作內(nèi)容相對復雜，涉及領域較廣，需要協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門工作的協(xié)調(diào)型部門，對辦公室工作人員的素質(zhì)要求也會相對更高。然而，當前行政事業(yè)單位的辦公人員工作內(nèi)容固定，崗位流動性差，長期重復的工作內(nèi)容讓工作人員疲憊，使得工作人員對自身素質(zhì)的提升缺乏欲望，所以我國事業(yè)單位工作人員的素質(zhì)有待提高。而且，我國當前事業(yè)單位工作模式僵化也是影響辦公室管理工作的問題之一。傳統(tǒng)的事業(yè)單位工作方式存在上下級制度嚴明、工作責任劃分細致、工作崗位流動性差等問題，一項工作需要消息層層傳遞才能到達管理層，管理層通過分析問題再下發(fā)工作指令時，又需要經(jīng)過層層傳達，既浪費了大部分的時間，又降低了工作效率?？傊?，這種傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)不能適應當前快節(jié)奏的社會發(fā)展。

（三）辦公室作風建設的問題。我國行政事業(yè)單位中的作風問題一直是長期以來大問題，由于行政事業(yè)單位的工作能夠影響到很多公司的直接利益，導致賄賂問題無法得到有效控制。許多企業(yè)為了自身利益會用各種方式賄賂辦公室工作人員，許多辦公室工作人員由于自身自控力欠缺、貪圖一時利益與這些企業(yè)結(jié)黨營私，這極大影響行政事業(yè)單位的公正性，挑戰(zhàn)著單位內(nèi)部的制度體系。此外，事業(yè)單位內(nèi)部也存在拉幫結(jié)派、勾心斗角的問題。辦公室作為單位內(nèi)部文件出臺和方案制定的部門，領導者為了鞏固自己的地位與辦公室工作人員形成利益共同體。另外，許多辦公室工作人員由于工作年限較長和自身作風問題等形成了不好的工作習慣。個別工作人員貪圖享樂、工作積極性差、對自身要求低導致綜合素質(zhì)得不到提升，也給辦公室管理帶來了一定的難度。

二、新形勢下行政事業(yè)單位辦公室管理創(chuàng)新策略

（一）建立健全的辦公室行政管理體制。辦公室是一個單位的綜合管理部門，負責各部門業(yè)務的協(xié)調(diào)和溝通，是關(guān)系到整個單位利益的綜合部門，所以行政事業(yè)單位要應對當前形勢對管理體制做出調(diào)整和改變。行政事業(yè)單位在工作中最重要的是大局意識和責任意識，各部門要形成整體，對工作目標和要求達成共識，工作人員不能貪圖一時享樂和只考慮小部分人利益。辦公室作為單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)部門要綜合考慮如何實現(xiàn)單位內(nèi)的共同利益，要能夠正確處理好各部門和單位之間的關(guān)系，做好服務和上傳下達的工作，對于領導的指令和各部門文件方案做好監(jiān)管，對單位工作人員進行合理管理，能夠及時地根據(jù)單位情況為領導做好參謀工作。辦公室人員的管理要注重企業(yè)文化和精神管理，要提高職工的集體榮譽感，發(fā)揚勤儉節(jié)約的美德，為單位其他部門和職工作出表率。在人力和財力管理方面，要及時糾正傳統(tǒng)管理體制的漏洞，增強管理的可行性和可靠性。此外，辦公室管理要注重服務意識，辦公室工作人員要清楚辦公室不僅是單位的管理部門，更是服務部門，辦公室要認清自己的定位，以身作則，為單位樹立榜樣。另外，解決行政事業(yè)單位的管理體制問題必須結(jié)合單位實際情況制定合適的辦公室行政管理辦法，且辦公室行政管理原則要突出自我貢獻、協(xié)調(diào)發(fā)展的要求，把辦公室打造成為單位的幕后支撐力量。

（二）提升辦公室工作人員的素質(zhì)。由于辦公室工作的復雜性，使得勝任辦公室工作的人員要擁有很高的素質(zhì)。因為辦公室人員的素質(zhì)是影響整體單位人員素質(zhì)的重要因素，所以事業(yè)單位要把提高辦公室工作人員素質(zhì)作為工作的重點。要加強人員素質(zhì)可從以下幾點入手：1.在人員引進上把好關(guān)。在聘用新人員時要注意綜合素質(zhì)的考量，用公平的方式甄選職工。2.重視對在職人員的繼續(xù)教育。定期不定期地開展職工培訓，提升他們的綜合素質(zhì)。在培訓上要注意以一些適當?shù)膶嵺`拓展類活動來促進職工間合作意識的加強。辦公室工作不是個人工作，要靠團隊協(xié)作才能實現(xiàn)效率最大化，所以在日常工作的安排上要注意讓辦公室工作人員建立良好的合作關(guān)系，如一項工作可以小組合作的方式進行開展，或者一個文件的簽發(fā)可以要求辦公室成員進行多方討論和檢查，等等，以這種方式來加強辦公的整體性，提升辦公人員的精神素養(yǎng)。3.關(guān)注職工的心理成長。職工綜合素質(zhì)的提高不僅在工作方面，更要從職工的個人成長入手，關(guān)注職工心理健康，提升職工對單位的認同和歸屬感，從而為提高職工素質(zhì)提供內(nèi)動力。

（三）嚴懲辦公室作風問題。在辦公室工作環(huán)境中滋生貪腐問題一直是事業(yè)單位內(nèi)部管理中的難點問題，這一類現(xiàn)象的出現(xiàn)影響著辦公室工作的效率，影響著事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。因此，辦公室管理問題對貪腐問題要采取零容忍態(tài)度，對于貪腐人員要按照法律法規(guī)進行嚴格處理。單位內(nèi)部要建立舉報和懲戒制度，對于拉幫結(jié)派的行為和人員要做到有辦法可依。同時，改變單位內(nèi)部貪腐問題要從辦公室入手，采取必要的措施對單位領導者的權(quán)力做好分流工作，避免一人權(quán)力獨大的局面，構(gòu)建合理高效的辦公室行政管理權(quán)力體系。此外，事業(yè)單位辦公室行政管理要強調(diào)作風問題，針對職工生活作風、學習作風、思想作風和工作作風等方面進行有效引導，并積極在單位內(nèi)部做好作風建設宣導，如張貼宣傳語、開展作風建設講堂、觀看核心價值觀主題影片來找回職工的初心，洗滌心靈。特別是對工作自控力欠缺給單位帶來負面情緒影響的職工要重點關(guān)注，采用先進帶后進的方式形成單位整體內(nèi)部精神的和諧。另外，管理工作要注重落地性，切忌紙上談兵，對于制度的建立和實施要權(quán)責清晰，細化辦公室各工作人員的崗位職責，避免互相推諉情況的出現(xiàn)。

三、結(jié)語

綜上所述，辦公室行政管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，事業(yè)單位要時刻把握政策方向，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理的核心內(nèi)容，將管理工作落到具體實踐中，從制度建設、人員素質(zhì)和作風問題等方面針對性地優(yōu)化管理，實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，不斷培養(yǎng)職工服務意識，優(yōu)化職業(yè)規(guī)劃，轉(zhuǎn)變管理理念，提升事業(yè)單位的工作效率和適應市場環(huán)境的能力。