豐富航標(biāo)技術(shù)檔案種類 提高航標(biāo)檔案利用率

文/上海航標(biāo)處 周錦

一、航標(biāo)技術(shù)檔案的一般含義

1997年實施的《交通部海區(qū)航標(biāo)設(shè)置管理辦法》中定義的“航標(biāo)”，是指供船舶定位、導(dǎo)航或者用于其他專用目的的助航設(shè)施，包括視覺航標(biāo)、無線電導(dǎo)航設(shè)施和音響航標(biāo)。本文中的航標(biāo)技術(shù)檔案，是指圍繞航標(biāo)生產(chǎn)活動而產(chǎn)生的具有歷史查考價值的技術(shù)性文件資料，經(jīng)收集、整理、鑒定、裝訂、移交后形成的檔案。

二、航標(biāo)技術(shù)檔案的現(xiàn)狀

航標(biāo)技術(shù)檔案的現(xiàn)狀不容樂觀。目前航標(biāo)技術(shù)檔案基本上都是航標(biāo)建設(shè)的項目檔案，種類單一，不能全面體現(xiàn)航標(biāo)行業(yè)技術(shù)發(fā)展的歷史軌跡，難以形成體現(xiàn)航標(biāo)業(yè)務(wù)的特色檔案。在航標(biāo)技術(shù)檔案工作管理上，無論是制度建設(shè)還是制度執(zhí)行，都長期存在監(jiān)督不力和執(zhí)行不力的問題。

（一）制度與現(xiàn)狀的不相適應(yīng)，制約了航標(biāo)技術(shù)檔案的發(fā)展。航標(biāo)技術(shù)檔案分類管理辦法執(zhí)行了幾十年，已經(jīng)和基層日新月異的航標(biāo)技術(shù)發(fā)展不相適應(yīng)。新出現(xiàn)的航標(biāo)種類沒有合法的分類號，無法納入歸檔范圍，例如：專用航標(biāo)技術(shù)審批資料、航標(biāo)分類統(tǒng)計表、航標(biāo)表（維護(hù)、管轄段）、航標(biāo)索賠、無線電導(dǎo)航系統(tǒng)（差分衛(wèi)星基準(zhǔn)站、AIS基站）等。而已經(jīng)廢棄不用的航標(biāo)種類仍然位列分類制度中，例如6.3.2音響航標(biāo)；6.3.3.1 長江口深水航道雷達(dá)信標(biāo)；6.3.3.8 船舶自動識別系統(tǒng)（AIS）岸基臺；6.3.3.9 差分衛(wèi)星導(dǎo)航系統(tǒng)（DGPS）岸基站。制度滯后，使檔案工作人員對航標(biāo)技術(shù)檔案的催繳失去有力的依據(jù)，大量的體現(xiàn)航標(biāo)行業(yè)特色的浮標(biāo)、燈器、能源供應(yīng)、樁身材料的有關(guān)技術(shù)的升級換代、發(fā)展變化的技術(shù)資料，卻鮮有人有意識收集、整理、歸檔、移交檔案室。

（二）歸檔意識薄弱，航標(biāo)技術(shù)檔案種類單一。航標(biāo)從軍隊移交給地方后，航標(biāo)檔案便不再是空白。1988年始，航標(biāo)行業(yè)內(nèi)的航標(biāo)文書檔案先行建立。1997年，在沒有經(jīng)驗可以借鑒的情況下，根據(jù)原始的航標(biāo)維護(hù)記錄確立了航標(biāo)技術(shù)檔案一標(biāo)一檔的先例?？上У氖谴撕蠛綐?biāo)維護(hù)記錄無人傳承，最終消失，沒有再入庫，一標(biāo)一檔還沒有來得及列入制度管理就這樣夭折了。隨著航標(biāo)技術(shù)日新月異的發(fā)展，由于缺乏歸檔的意識，一些體現(xiàn)航標(biāo)技術(shù)迭代的資料沒有及時歸檔。而航標(biāo)建設(shè)項目管理比較規(guī)范，航標(biāo)項目檔案陸續(xù)移交，形成了唯一的航標(biāo)技術(shù)檔案種類。雖然航標(biāo)項目檔案里也體現(xiàn)著一些新技術(shù)數(shù)據(jù)，卻是零散的，不成系統(tǒng)的，利用者嘆息而歸的現(xiàn)象一直使我心存遺憾。制度的滯后，使檔案工作者無法依制催繳，失去工作的主動性，技術(shù)人員也無法依制移交，造成大量的航標(biāo)技術(shù)資料散落在技術(shù)人員手中，更嚴(yán)重的情況是缺失和遺失。單一的航標(biāo)項目檔案不能全面、精準(zhǔn)地體現(xiàn)航標(biāo)技術(shù)發(fā)展的歷史軌跡，使庫藏航標(biāo)技術(shù)檔案種類得不到有法可依的、持續(xù)的充實和發(fā)展，大大降低了航標(biāo)技術(shù)檔案的利用率。

（三）經(jīng)辦人員不主動收集檔案，航標(biāo)技術(shù)檔案種類難以拓展。跟蹤事件全過程的經(jīng)辦人員缺乏對文件價值的認(rèn)知，缺乏檔案的使命感，對檔案工作有畏難情緒，有的連基本的竣工圖蓋章都不能做到，不主動進(jìn)行現(xiàn)場收集，遺失的資料難以追溯，造成無法彌補(bǔ)的歷史空白。如今在航標(biāo)技術(shù)領(lǐng)域，燈塔燈器已經(jīng)升級到射程達(dá)20海里的TRB-220泰蘭燈器燈器；浮標(biāo)從實體的浮標(biāo)衍生出AIS虛擬標(biāo)，從原來的單純指引航行功能，擴(kuò)展到海洋數(shù)據(jù)收集、搜球、監(jiān)測水質(zhì)、追蹤危險物體、標(biāo)識沉船；燈樁從鋼筋混凝土、鋼構(gòu)、磚混等常規(guī)建筑材料到玻璃鋼燈樁再到高分子聚乙烯材料的開發(fā)和應(yīng)用；浮標(biāo)的頂標(biāo)桿和燈架制作工藝的演變、太陽能電池板的應(yīng)用到普及，遺憾的是這些航標(biāo)技術(shù)的更新變化沒有留下任何可以查考的檔案。缺失的航標(biāo)檔案，便從一開始就決定了自身的原始案卷價值較低，提供利用的效率也會隨之降低，產(chǎn)生的社會效益也會大打折扣。

這些問題的長期存在，一是頂層設(shè)計管理者疏于與時俱進(jìn)。我們國家單位業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系是樹狀結(jié)構(gòu)，航標(biāo)技術(shù)檔案工作的推進(jìn)，制度的修訂一般都是自上而下的頒布執(zhí)行方式。應(yīng)該召開年度檔案工作會議，或者定期下基層調(diào)研，聽取建議，掌握航標(biāo)技術(shù)最新動態(tài)，及時修訂后加以層層傳導(dǎo)。二是年輕人對檔案工作的成見。目前單位人員年齡結(jié)構(gòu)中年輕人占到90%，航標(biāo)技術(shù)檔案工作被新進(jìn)員工以及年輕人漠視為像食物鏈底端一樣的工作。在平時的工作中，不重視重要資料的收集，遺失了也沒有相關(guān)的懲罰制度，這是造成航標(biāo)技術(shù)檔案歷史空白的主要因素，是航標(biāo)技術(shù)檔案庫藏一直得不到充實的重要原因，直接影響到航標(biāo)技術(shù)檔案特色的形成。

二、航標(biāo)技術(shù)檔案工作改進(jìn)的可行性建議

為徹底改變目前這種現(xiàn)狀，根據(jù)自己多年來的工作經(jīng)驗，筆者總結(jié)了以下三個方面的建設(shè)性建議。可以先行試驗，并反饋頂層設(shè)計者，便于他們及時梳理，提高航標(biāo)技術(shù)檔案管理水平。

（一）航標(biāo)技術(shù)檔案工作與績效獎勵考核掛鉤。我們已有的制度中明確了將航標(biāo)技術(shù)檔案工作列入年度考核，列入各部門的崗位職責(zé)。但是長期以來，制度始終在紙上沒有得到落實。我們可以放權(quán)檔案部門確立考核內(nèi)容，并負(fù)責(zé)考核。將考核結(jié)果交由單位績效獎勵的考核小組進(jìn)行量化，與獎金掛上鉤。只有把航標(biāo)技術(shù)檔案工作和績效獎勵掛鉤，才具備可操作性。考核的目的是徹底消除員工的僥幸心理，腳踏實地的主動收集整理資料，及時移交入庫。這樣，才能保證技術(shù)檔案的種類豐富，庫藏檔案得到源源不斷充實，才能保證航標(biāo)技術(shù)檔案的質(zhì)量，提高利用率和利用效益。反過來也促使移交檔案的意識得到提高。

（二）列入培訓(xùn)教程，植入航標(biāo)技術(shù)檔案重要性理念。無論推進(jìn)什么工作，必定是理念先行。目前，領(lǐng)導(dǎo)干部有很多定期的培訓(xùn)班，新員工入職前也有培訓(xùn)班，建議把航標(biāo)技術(shù)檔案工作重要性的相關(guān)內(nèi)容列入培訓(xùn)教材，植入理念，無論崗位交流如何頻繁，都有利于新上任的領(lǐng)導(dǎo)干部主動而持續(xù)推進(jìn)航標(biāo)技術(shù)檔案工作。新進(jìn)單位的年輕人也必須在入職前的培訓(xùn)中植入這樣的理念，即國家單位非常重視航標(biāo)檔案工作，丟失航標(biāo)檔案的需要承擔(dān)相應(yīng)的處罰。豐富航標(biāo)技術(shù)檔案種類，提高利用率和利用效益，不僅要靠我們各級領(lǐng)導(dǎo)和航標(biāo)檔案工作者的努力，更加離不開經(jīng)辦人員兢兢業(yè)業(yè)，不計回報地對待航標(biāo)技術(shù)檔案的態(tài)度，以及對航標(biāo)技術(shù)檔案價值精準(zhǔn)的甄別能力。

（三）賦予檔案工作人員知情權(quán)，發(fā)揮工作主動性。航標(biāo)技術(shù)檔案由文件資料轉(zhuǎn)化而來的性質(zhì)決定了檔案工作者接收航標(biāo)技術(shù)檔案都是滯后的。工作的被動性決定了事后發(fā)現(xiàn)問題再整改，往往都是“亡羊補(bǔ)牢，為時已晚”。如果在文件流轉(zhuǎn)階段就把項目或者新技術(shù)實施的文件批轉(zhuǎn)檔案工作者閱知，那么檔案工作者可以提前與經(jīng)辦部門接洽，全程跟蹤項目資料和新技術(shù)資料的收集情況，并及時提供航標(biāo)技術(shù)檔案歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。知情權(quán)的獲取，是為了事前能把檔案工作服務(wù)的關(guān)口前移，確保航標(biāo)技術(shù)檔案形成的成套性、完整性，提高航標(biāo)技術(shù)檔案的價值。事后又能掌握催繳的主動權(quán)，避免一而再再而三地出現(xiàn)重要航標(biāo)技術(shù)檔案的丟失和檔案案卷價值的折損。

三、結(jié)語

航標(biāo)技術(shù)檔案工作就好比種樹，“前人栽樹后人乘涼”，是“功在當(dāng)代，利在千秋”的重要工作，也是航標(biāo)行業(yè)單位必不可少的工作。樹立充實航標(biāo)技術(shù)檔案種類的使命感，增強(qiáng)工作責(zé)任心和主動性，注重收集工作，為豐富航標(biāo)技術(shù)檔案的種類，提升航標(biāo)技術(shù)檔案的價值，豐富庫藏檔案，提高航標(biāo)技術(shù)檔案的利用率，是我們必須持之以恒堅守的道路。