信息化背景下文書檔案管理工作

摘要：隨著社會(huì)科技的不斷加快，信息技術(shù)的得到廣泛使用，部分紙質(zhì)檔案向著電子檔案方式過渡，創(chuàng)新文書檔案的管理方式是今后發(fā)展的必然趨勢(shì)，提高管理質(zhì)量與效率，保證文書檔案管理的便利性與精確性。因此，將文書檔案管理的信息化發(fā)展作為切入點(diǎn)，針對(duì)當(dāng)前文書檔案信息化管理中存在的問題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，提出相關(guān)創(chuàng)新策略，積極引入現(xiàn)代化工具，對(duì)信息化管理模式進(jìn)行規(guī)范，提高信息化管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化背景;文書檔案;管理工作

一、信息化背景下文書檔案管理的要求

（一）高素質(zhì)管理隊(duì)伍

在政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及企業(yè)的發(fā)展歷程中，文書檔案管理工作起到重要作用，但是文書檔案工作自身性質(zhì)的影響，在實(shí)際的開展過程中需要耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，工作效率較低，檔案管理的時(shí)效性與精準(zhǔn)性受到直接影響。因此，構(gòu)建一支高素質(zhì)且基本功過硬的管理團(tuán)隊(duì)，改變當(dāng)前存在的問題。在信息化時(shí)代下，文書檔案的載體逐漸向著多元化方向過渡，由以往的紙質(zhì)檔案向著電子檔案轉(zhuǎn)變。因此，檔案管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)對(duì)電子信息化的文書檔案進(jìn)行全面分析，了解電子信息技術(shù)的重要性，明確管理團(tuán)隊(duì)的信息化素養(yǎng)對(duì)于提高文書檔案管理工作質(zhì)量的意義。文書檔案管理人員之間還應(yīng)加強(qiáng)交流互動(dòng)，滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。

（二）基礎(chǔ)條件的保障

實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作向著信息化與現(xiàn)代化方向過渡，需要將足夠的資金作為保障，同時(shí)還需要信息化設(shè)備與技術(shù)軟件的支持。相比較而言，文書檔案的信息化屬于一項(xiàng)系統(tǒng)工作，開展這項(xiàng)工作需要投入大量的人力、財(cái)力、物力。首先，將人員配備與繼續(xù)培訓(xùn)交流等開支考慮其中，同時(shí)考慮基礎(chǔ)設(shè)備以及擴(kuò)大空間的資金花費(fèi)。其次，單純加強(qiáng)辦公室設(shè)備的現(xiàn)代化是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要借助信息網(wǎng)絡(luò)以及處理軟件，實(shí)現(xiàn)文書檔案向著數(shù)字化方向發(fā)展，并且定期開展測(cè)試、鑒定、處理等工作，將專門的檔案信息管理軟件作為基礎(chǔ)，對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，文書檔案管理工作向著現(xiàn)代化方向過渡，對(duì)其進(jìn)行精確的分類與編碼。

（三）信息化管理理念

在當(dāng)前的大環(huán)境下，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中得到廣泛適應(yīng)，將其應(yīng)用到文書檔案管理工作當(dāng)中，對(duì)文書檔案管理工作的開展提出了更高的要求。為滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求，應(yīng)有針對(duì)性的進(jìn)行改進(jìn)完善，采取信息化管理理念。將文書檔案管理工作與現(xiàn)代信息化技術(shù)相互結(jié)合，就是所謂的文書檔案管理信息化管理理念，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，對(duì)文書檔案管理工作流程進(jìn)行完善，提高工作人員綜合素養(yǎng)，將網(wǎng)絡(luò)資源與實(shí)物資源有機(jī)相互結(jié)合，提高文書檔案管理工作水平與效率。

二、信息化背景下文書檔案管理的策略

（一）建立信息化管理平臺(tái)

為保證文書檔案管理工作向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，應(yīng)建立檔案信息平臺(tái)為各項(xiàng)工作的順利開展提供保障。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式以及人工管理方法逐漸被淘汰，將信息數(shù)據(jù)庫(kù)的強(qiáng)大編輯功能凸顯出來，提高檔案管理質(zhì)量與效率，降低文書檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，提高檔案管理水平與效率，建立科學(xué)的信息化管理平臺(tái)，加速檔案管理工作的創(chuàng)新。針對(duì)文書檔案的工作性質(zhì)，建立文書檔案加工系統(tǒng)，將其作為發(fā)展目標(biāo)處理文書檔案中的資料，減少人工的投入，使文書檔案管理工作向著自動(dòng)化發(fā)展過度。

（二）樹立信息化管理理念

文書檔案管理的信息化進(jìn)程，需要借助現(xiàn)代化的管理理念作為指導(dǎo)。開展文書檔案管理工作的過程中，充分利用信息技術(shù)，為后期各項(xiàng)工作的開展提供便利。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)明確檔案管理工作現(xiàn)代化的意義，改變傳統(tǒng)管理思想，不斷加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，逐漸形成信息管理理念。另外，開展文書檔案信息化管理工作時(shí)，還應(yīng)有計(jì)劃、有步驟的進(jìn)行開展，加強(qiáng)人力、資金、基礎(chǔ)設(shè)施等方面的建設(shè)，借助信息技術(shù)與技術(shù)，合理應(yīng)用到文書檔案管理的各個(gè)流程當(dāng)中，減少人力的手工操作，對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行搜集與分類，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與信息化的檔案管理模式。

（三）建設(shè)高素質(zhì)檔案隊(duì)伍

文書檔案管理水平，從某種程度來看，能夠衡量一個(gè)單位的檔案管理水平，提高文書檔案管理水平，需構(gòu)建一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。在信息化背景下，文書檔案管理向著數(shù)字化、規(guī)范化、信息化方向發(fā)展，檔案管理人員在開展這項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)采取科學(xué)的方式，提高自身信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用功能。第一，構(gòu)建科學(xué)的檔案規(guī)劃隊(duì)伍，在開展文書檔案管理工作時(shí)，保證檔案管理的合理性與科學(xué)性，將專業(yè)人才的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，熟練掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，滿足文書檔案管理的需求。第二，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)，要求每位檔案管理人員具備過硬的基礎(chǔ)能力，樹立信息化管理思想，實(shí)現(xiàn)文書檔案向著信息化方向過渡。

三、結(jié)語

總而言之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，文書檔案管理方式被創(chuàng)新，同時(shí)帶來許多挑戰(zhàn)，在信息化時(shí)代下提高文書檔案管理工作質(zhì)量，是今后發(fā)展的必然趨勢(shì)。受傳統(tǒng)管理模式的影響，文書檔案管理模式難以滿足當(dāng)前發(fā)展的需求。因此，在文書檔案管理工作中融入科學(xué)信息技術(shù)，提高信息化文書檔案管理的質(zhì)量，滿足文書檔案信息化管理的持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：王貝（1989.11.09）女，民族：漢，籍貫：湖南省祁東縣，職務(wù)：辦公室副主任，職稱：政工師初級(jí)，學(xué)歷：大學(xué)本科，研究方向：檔案管理，單位：湖南省衡陽(yáng)市耒陽(yáng)市人力資源和社會(huì)保障局。