博物館文物藏品檔案管理現(xiàn)狀及對策

沈晨霞

摘 要：文物藏品的保存和管理，涉及到文物檔案的整理和保管，文物藏品管理和保護是博物館工作的基礎，而文物藏品檔案則是重視和強化博物館基礎性工作的體現(xiàn);是藏品征集、鑒定、登記 、管理、保護、研究、使用等一系列活動的真實記錄;是博物館各項業(yè)務活動的基礎和依據(jù)。文物藏品檔案工作經(jīng)過多年發(fā)展，雖然已取得不少進步，但在實際管理過程中也暴露了許多問題，存在著諸多不足：如藏品檔案的編碼混亂、資料誤錄、文物藏品檔案工作人員缺乏專業(yè)水平等問題，仍需不斷努力改進完善。

關鍵詞：藏品檔案;現(xiàn)狀;對策;共享

良渚博物院的前身是1994年由江澤民題寫?zhàn)^名并開館的良渚文化博物館，位于余杭區(qū)良渚街道美麗洲公園，隸屬于杭州良渚遺址管理委員會，是一座展示良渚文化的專題類考古學文化博物館，于2008年9月29日正式對外開放。博物院占地面積4萬平方米，建筑面積1萬平方米，展覽面積4000多平方米，內(nèi)設3個常規(guī)展廳、1個臨時展廳以及文物專用庫房和為公眾開放的休閑場所等功能區(qū)塊。其收藏的文物藏品是以研究良渚文化玉器、石器、陶器為主題內(nèi)容，作為收藏主要機構的博物館收藏有數(shù)量眾多和價值珍貴的文物藏品，館藏文物不斷增加，統(tǒng)計至2015年館藏數(shù)量達3266件（組），由此也使文物藏品檔案工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。近年來，我院引入計算機數(shù)據(jù)庫建設，把藏品信息的收集整理規(guī)范化，對藏品征集、修復 、鑒定、交換、展覽等各種原始信息和相關信息盡可能做到收集齊全、分類整理，根據(jù)國家文物局印發(fā)的《檔案館藏品信息指標體系規(guī)范》（試行）要求，借鑒兄弟單位同行的經(jīng)驗，以國家文物局數(shù)據(jù)信息管理中心為藍本，建立了館藏文物信息管理系統(tǒng)，錄入藏品信息，力求做到格式規(guī)范、填制準確。運用現(xiàn)代信息技術，通過對館藏文物藏品信息錄入，實現(xiàn)檔案電子信息化，達到科學管理的目的。

1、文物藏品檔案管理的現(xiàn)狀

1、1文物藏品管理制度

自開院以來，我院領導一直對文物藏品檔案工作十分重視，以國家文物局關于《文物保護管理暫行條例》為依據(jù)，相繼制定了本館的《文物保護征集管理制度》、《文物藏品出入庫制度》、《文物藏品檔案登記制度》，在一定程度上規(guī)范文物藏品管理工作。然而由于區(qū)級博物館的庫存地方有限，檔案工作缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)管理，沒有系統(tǒng)可行的技術標準和內(nèi)容規(guī)范，沒有長效的信息合作共享機制，致使基層文博單位的文物藏品檔案工作在工作深度、建檔案規(guī)范、交流合作等方面缺乏客觀具體的指導和標準。檔案質(zhì)量無法得到有效保障，建檔技術相對落后，共享利用程度低。

1、2藏品檔案管理理論

文物藏品檔案屬于檔案大家族中的一員，因此其管理理論同其他類型的檔案相同，都是采用中國檔案界檔案管理的基本理論，將檔案管理工作劃分為八項內(nèi)容，即收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研八個業(yè)務環(huán)節(jié)。并在具體工作中，結(jié)合文物藏品檔案的特點，遵循來源原則、文件生命周期理論、價值鑒定理論等普世公認的檔案管理原則與方法，對文物藏品檔案進行統(tǒng)一規(guī)劃、科學管理。

[1]1986年國家文化部頒布的《博物館藏品管理辦法》在第二章分三條明確規(guī)定了藏品的接收、鑒定、登帳、編目和建檔的工作流程。即從征集文物標本之時，就必須注意搜集原始材料，認真做好科學記錄，及時辦理入館手續(xù)，逐件填寫入館憑證或清冊，編寫鑒定意見，編制藏品總登記帳、分類賬和編目卡片。在鑒定后凡符合入藏標準的文物，應連同上述有關材料一并入藏，且每年裝訂成冊，集中保存。

2、藏品檔案管理存在的問題

2、1預防性保護與管理意識不強

博物館賴以生存的基礎是藏品，一個博物館的地位和規(guī)模與藏品質(zhì)量和數(shù)量關系密切，可見藏品對博物館的重要性。但是，過去很長一段時間，“重陳列輕保管”是大多數(shù)博物館的共同現(xiàn)象，這就制約了藏品管理工作的開展，加重了藏品的受損程度。缺乏藏品的預防性保護意識和相應的保護性方案是上述情況發(fā)生的主要原因。[2]很多博物館沒有采取相關措施解決藏品受損問題，在管理制度方面沒有明確的責任劃分機制，單純的靠搶修來保護已經(jīng)受損的文物顯得非常被動。被修復藏品只有在一定環(huán)境進行保養(yǎng)才能防止二次受損。因此，我們要改善收藏環(huán)境，妥善保存文物藏品，變被動保護為主動保護。

2、2文物藏品檔案的建檔不統(tǒng)一

2.2.1文物藏品的分類不統(tǒng)一、分級不明確、定名不規(guī)范。以往對藏品無統(tǒng)一的分類辦法，一般分為歷史文物、藝術藏品、地區(qū)藏品三大類。[3]而藏品檔案即根據(jù)博物館對藏品的分類，進行分類管理，根據(jù)實際經(jīng)驗，摸索自定分類標準，因而無法保證分類的科學性和統(tǒng)一性，如我館按照文物的類別，將館藏品劃分為玉器、石器、陶器、書畫、木器、骨器等6類，而相應的藏品檔案也分成了6項分類賬。似條理清晰，但類別繁多冗雜，給藏品檔案的快速檢索與有效利用帶來了不便。文物藏品的等級劃定，則要請專家意見對藏品進行鑒定，這就不可避免地帶有一定的主觀性，且對于藏品級別僅用特別重要、重要和比較重要等較為模糊的形容詞界定，缺乏量化的標準，這樣也降低了藏品分級的科學性和準確性。文物藏品的定名不明確，無法從名稱判斷其年代或質(zhì)地;制檔內(nèi)外稱呼不一，如編目與賬頁稱謂有差別，表里不一，無法對應;定名過于繁瑣冗長，又難于理解，不適合普羅大眾的接受水平。因些，針對我館目前文物藏品檔案工作現(xiàn)狀進行有計劃、有組織、有步驟開展藏品檔案重新整理歸類錄入[4]。

2、2、2館際之間的交流不充分

文物與檔案歷來有著不可分割的歷史淵源，許多藏品如甲骨、碑刻、漢簡、印章等，即集文物、檔案于一身。因此，文物與檔案就像一對孿生的姊妹，共同承擔著記載歷史文化、傳承人類文明的重任。近年來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，社會公眾的懷舊情結(jié)和對歷史追憶的心理訴求都在日益增長，文博單位的宣傳教育作用日益凸顯，文博事業(yè)蓬勃發(fā)展。而作為文博單位的一項重要業(yè)務工作——文物藏品檔案工作，涉及到考古發(fā)掘、文物保護及檔案管理多個領域與學科，因此加強考古、文保和檔案部門之間的聯(lián)系與合作，實現(xiàn)文物檔案資源的共享，不僅有利于藏品檔案工作的健康發(fā)展，更是各部門生存發(fā)展、實現(xiàn)雙贏的重要途徑。[5]但是，由于體制、機制及觀念上的諸多原因，考古、文博及檔案部門相互間的聯(lián)系與合作并不頻繁，各謀其政、各行其是，未能突破學科間、部門間的界際領域，缺少跨學科跨專業(yè)的交流與合作，不利于提高文物藏品檔案的工作質(zhì)量和發(fā)揮文物藏品檔案的社會作用。

3、文物藏品檔案管理的對策研究

3、1完善細化法律法規(guī)體系

參照《中華人民共和國博物館法》，根據(jù)我館的實際情況，制定相關文物藏品管理制度。關于這一點，《在國際博物館協(xié)會博物館職業(yè)道德準則》一文中規(guī)定：“每個博物館均依據(jù)本國有關法律制定自己的法規(guī)”。這顯然是十分必要的，為此，良渚博物院領導及工作人員多方討論，共同研究制定了相應的管理辦法，如《良渚博物院文物征集管理制度》、《文物藏品保護、安全操作制度》、《文物藏品出入庫制度》及《文物藏品修復管理制度》等，制度中明確規(guī)定文物從進館之日起的登記入庫、鑒定分級、分類定名、入庫排架、建檔編目、信息處理、保存管理、統(tǒng)計檢索、利用編研、調(diào)撥注銷等各個業(yè)務環(huán)節(jié)都有章可循，有規(guī)可遵。同時在制度中還要明確藏品檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔手續(xù)等，規(guī)定歸檔立卷的材料應包括藏品的原始材料、鑒定記錄、研究與著錄資料，保護措施記錄、提供使用記錄、調(diào)撥注銷手續(xù)以及照片、拓片、繪圖等形象資料等。針對目前我館在藏品檔案管理方面的薄弱環(huán)節(jié)，例如：對資料分類錄入的誤差，標準的的不明確，重新進行整理編碼，制定藏品檔案編制規(guī)范，為藏品檔案的編制格式、文本制作、藏品分類、分級、定名等具體業(yè)務環(huán)節(jié)提供細化、量化、具體化的統(tǒng)一標準和操作規(guī)范。[6]另外，對文物藏品檔案工作給予法律上的原則性規(guī)定，并將文物藏品級別復審工作定期化，制度化，形成長效機制，從根本上提高對文物藏品建檔工作的重視程度，促進藏品檔案工作健康、良性的發(fā)展。

3、2重視藏品檔案收集工作

要高度重視文物移交時對相關原始材料的收集工作，避免文物藏品成為無源之水、無本之木，為藏品檔案的建立和挖掘潛在價值奠定堅實的物質(zhì)基礎。為此，可從以下幾方面著手：

3、2、1制定《接收文物實施細則》

在接收文物時使接收人員明確工作職責，在接收文物的過程中，根據(jù)發(fā)掘、出土、征集、收購、捐贈、調(diào)撥、移交等不同來源，注意同時收集文物的相關原始材料。如發(fā)掘文物應有發(fā)掘考古單位的發(fā)掘報告、現(xiàn)場文字資料和圖片資料等，出土文物應有發(fā)現(xiàn)者的證明材料、出土地點和出土原因等，征集、收購、捐贈文物應有相關協(xié)定文本和單據(jù)，調(diào)撥、移交文物應有調(diào)撥清單和收據(jù)件等[7]。

3、2、2制定考古檔案移交制度

文史研究

博物館文物藏品檔案管理現(xiàn)狀及對策

考古發(fā)掘文物是文博單位文物藏品的主要來源，也是文物藏品原始材料收集工作的難點所在。解決這一問題，就要在國家層面上對考古部門制定考古檔案移交制度，實行前端控制。應從制度上規(guī)定在考古發(fā)掘活動結(jié)束之后，必須將發(fā)掘報告、發(fā)掘現(xiàn)場照片、攝像、繪圖等相關材料按照規(guī)范化要求及時歸檔，并隨發(fā)掘文物一并移交收藏單位。[8]同時還應將考古檔案管理工作納入到部門年度績效考核體系和工作目標，從根本上杜絕檔案移交拖欠現(xiàn)象，從而起到有效的督促作用。

3、2、3提升藏品檔案人員素養(yǎng)

加強職業(yè)道行教育，使藏品檔案人員明確自己所肩負的傳承社會檔案文明、保護人類文化遺產(chǎn)的重要使命，恪盡職守，兢兢業(yè)業(yè)，提高對藏品檔案高度重視和保護的意識。要定期開展針對文物藏品知識、現(xiàn)代現(xiàn)代化檔案管理技能等相關能力的專業(yè)培訓，舉辦一系列有關文物藏品專業(yè)基礎知識的講座，學習參觀優(yōu)秀文物藏品建檔單位的先進經(jīng)驗，使藏品檔案人員邊做邊學，理論實踐相結(jié)合，不斷提高業(yè)務素質(zhì)，提升業(yè)務技能，適應文物藏品檔案管理規(guī)范化、信息化、系統(tǒng)化與科學化的發(fā)展要求。

針對目前缺乏專業(yè)技術人員的問題，我館從現(xiàn)有崗位配置出發(fā)，組織在崗人員各項專業(yè)技能的培訓：如參加浙江省文物局舉辦的“藏品文物檔案資料管理人員素質(zhì)培訓”，“文物藏品檔案錄入”、“文物藏品管理計算機軟件的開發(fā)利用”等課程，加強崗位的繼續(xù)教育，我院每年都有劃出時間讓專業(yè)技術人員進行 進修學習，加強職業(yè)道德教育培訓，讓大家在工作的同時提升專業(yè)管理工作水平。

4、建立文物數(shù)據(jù)庫管理檔案系統(tǒng)

4、1制定數(shù)據(jù)化標準和格式

目前文物藏品檔案工作中存在的一個重要問題就是藏品建檔標準的不統(tǒng)一，藏品的分類、分級及定名至今都沒有形成具體細化的標準，也就直接導致了文物藏品檔案數(shù)字化過程中信息數(shù)據(jù)的規(guī)范化難題。[9]因此，必須對文物藏品所涉及到的全部數(shù)據(jù)如級別、類別、品名、數(shù)值等制定一套統(tǒng)一的藏品信息數(shù)據(jù)標準和格式規(guī)范，統(tǒng)一分類、分級及定名的標準與內(nèi)容。

4、2藏品檔案工作的重視

目前，我院已采用國家文物局提供的全國可移動文物信息采集系統(tǒng)，把有關館藏的信息重新整理錄入，嚴格按照《館藏文物著錄規(guī)范》的標準，將原始藏品檔案進行梳理后，實行邊采集、邊錄入、邊審核的工作原則，做到規(guī)范采集，在規(guī)范采集、保證質(zhì)量的前提下，確保每條錄入數(shù)據(jù)的真實性、完整性和準確性。[10]我院按照區(qū)普查辦的安排，結(jié)合我院實際具體執(zhí)行，于2016年保質(zhì)保量的完成全部普查任務，并重新成功錄入了館藏藏品數(shù)量3266件（組），建立了簡潔的藏品總賬電子檔案和完整的藏品照片檔案，無論是對藏品管理還是學術研究都是一種促進，同時，結(jié)合“一普”，現(xiàn)已分步實施“一物一盒”上架計劃，力爭文物藏品存放安全、流轉(zhuǎn)有序、分類合理、查找方便、建檔編目、利用編研等各個環(huán)節(jié)都有章可偱，有規(guī)可遵，通過對文物藏品檔案的掌握，促進藏品檔案的健康、良性發(fā)展，努力打造博物館藏品保護的新標準規(guī)范。

5、促進文物藏品檔案信息資源共享和利用

5、1開發(fā)藏品管理應用軟件

在文物藏品檔案保管工作中，以文物藏品檔案為基礎，建立和完善館藏文物信息資料網(wǎng)絡，通過網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)文物藏品信息資源的共享，[11]使保管檔案的工作人員能在第一時間里獲得準確的信息，及時從文物藏品檔案中了解、掌握文物藏品出入庫、展 覽、損壞等情況的第一手資料，并作出準確預測提供文物藏品動向、復制、修復依據(jù)。

5、2開展藏品檔案編研工作

深入開展對文物藏品檔案信息的加工利用，為社會公眾提供利用服務，保護珍貴館藏文物。提供檔案閱覽服務、檔案目錄信息服務、咨詢服務等，應以用戶為中心，以服務為宗旨，不斷創(chuàng)新服務方式，改進管理方法，促進文物藏品檔案信息的交流與共享。近年來，良渚博物院通過多種形式開展文物藏品檔案的信息資源共享、利用開發(fā)，先后通過著書、公益講座、利用每年的國際博物館日交流活動，把良渚文化以生活化的故事形式展現(xiàn)在大眾面前，還出版《良渚文化論壇》、《瑤琨美玉》專題刊物，讓大眾從多角度了解良渚文化的研究，對于濃厚文物研究氛圍、提高藏品檔案工作水平，起到了積極推動作用。

5、3開創(chuàng)公眾參與多元形式

正確處理保管與利用藏品檔案的前提之下，積極拓寬公眾參與的多種途徑。[12]如成立“博物館之友”等民間文物研究組織，定期舉辦文物學術講座等。一方面為為廣大文物愛好者鑒賞館藏文物提供了便利，另一方面也增強了文博單位的吸引力和親和力。良渚博物院在這方面采取了多種形式，取得了較好的社會效果，充分發(fā)揮博物館網(wǎng)站的宣傳推廣作用，在該館網(wǎng)站上開設了本館介紹、參觀指南、學術動態(tài)、收藏鑒賞、社會教育、互動在線、資源下載等面向公眾的欄目，及時發(fā)布博物館文物知識講座信息，分享館藏文物鑒賞研究成果，提高了文物藏品檔案的利用水平，密切了博物館與社會大眾之間的聯(lián)系，不失為加強保管與提升利用行之有效的新方法、新途徑。

總之，文物藏品檔案的現(xiàn)代化管理，隨著信息技術和文博事業(yè)的不斷發(fā)展，需要不斷地優(yōu)化和深入，是一個有始無終的過程，更是一項長期而艱巨的工作。[13]這就需要文物藏品工作人員的不懈努力，不斷改進和提高藏品檔案管理的現(xiàn)代化水平，從而使藏品檔案工作能夠在文物藏品的科學研究、宣傳教育以及利用等多方面發(fā)揮積極的作用。

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[12]韓芳：試論博物館文物藏品檔案的標準化[J]，北方文物， 2006（4）。

[13]高娃：計算機在文物藏品檔案中的作用[J]，內(nèi)蒙古文物考古，2006（1）。

（作者單位：良渚博物院，浙江 杭州 311113）