淺談檔案安全保密與利用的關(guān)系

孟婧媛

摘 要：本文主要闡述了檔案保密工作的重要意義，從檔案保密過程、檔案利用等方面提出了做好檔案保密工作的具體措施，與此同時還要做好檔案保密與開發(fā)利用之間的關(guān)系，在保全國家秘密和利益的基礎(chǔ)之上更好地發(fā)揮檔案的利用價值，以便更好地服務(wù)于單位生產(chǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案保密;檔案管理;保密與利用

隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認(rèn)知，這就涉及檔案保密與利用工作的重要性，這項工作的好與壞直接影響黨和國家及單位的安全和利益。檔案是一種重要的社會信息資源。對于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護(hù)，更要重視其所含信息的開發(fā)與利用，以實現(xiàn)信息資源的共享。保守國家機(jī)密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

1做好檔案保管過程中的保密工作

1.1檔案的庫房管理是檔案保密的重點

從總體上講，檔案庫房門窗應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

1.2提高檔案管理人員的素質(zhì)。

檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。尤其是絕密的檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”存儲在頭腦中的秘密泄露。檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

1.3加強(qiáng)涉密檔案的日常管理

涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等都應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，完成登記簽字等手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。對已使用完畢的涉密文件應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

2、做好檔案利用過程中的保密工作

做好檔案利用中的監(jiān)督工作，檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中的保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面進(jìn)行：

2.1制度建設(shè)

檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對涉密人員涉密等級的不同確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。使得提供檔案利用工作有章可循。在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密，不泄密及文件的完好無損。

2.2隊伍建設(shè)

擔(dān)負(fù)利用服務(wù)檔案工作的檔案管理人員，是利用制度直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意服務(wù)的精神;在業(yè)務(wù)上，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);在文化上，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析檔案利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握檔案利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的觀察力，善于做檔案利用者的工作，能獨立處理檔案利用中出現(xiàn)的問題。

2.3監(jiān)督措施

在檔案利用中，要根據(jù)不同的對象利用目的的不同，掌握其心理和思想動機(jī)，加強(qiáng)重點監(jiān)護(hù)。對利用者要防止其損毀，涂改檔案。要在利用者離開之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記本上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)部門，以便及時查處挽回?fù)p失。

3.正確處理好檔案開放利用與安全保密工作的關(guān)系

我們要堅持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想，正確處理保密與開放、信息公開的關(guān)系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關(guān)，又疏通公開、交流的渠道。對于檔案來說，利用是建立在保密基礎(chǔ)上的，無限制的利用會給國家和單位的安全利益造成危害，所以保密與利用兩者都十分重要，不可偏頗。

3.1檔案開放范圍的控制

對外開放公布的檔案一定按照國家有關(guān)法律規(guī)定能夠進(jìn)行開放的范圍。重視檔案的安全保密，在保證國家利益、集體利益和個人利益不受損害的情況下公布開放檔案。

3.2檔案利用對象的控制

凡對涉及本單位、本部門的在一定時期和一定場合具有保密性質(zhì)的檔案，要嚴(yán)格把關(guān)，按有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，對不屬于知悉范圍的人員堅決不予提供，避免失泄密事件的發(fā)生。

3.3做好檔案密級的調(diào)整工作

重點解決兩個問題：一是嚴(yán)格執(zhí)行解密的時間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究。二是嚴(yán)格劃清涉密與非密的界限，確定哪些能開發(fā)利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.4做好檔案的保管期限與保密期限的劃分

要正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本單位工作需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。這標(biāo)志著該涉密事項在其確定的期限范圍內(nèi)受國家有關(guān)保密法律、保密法規(guī)的保護(hù)。

3.5用創(chuàng)新的精神指導(dǎo)檔案保密與利用工作

要用新思路新方法，研究出檔案在開發(fā)利用和安全保密工作中出現(xiàn)的新問題、新特點、新要求。要建立起法制新秩序，根據(jù)涉密檔案的變化而調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前實際工作，還要著眼于未來。

結(jié)束語

總體說來，檔案的保密與利用是相輔相成、不可分割的，我們不僅要嚴(yán)格遵守《保密法》，“十不得”、“十不準(zhǔn)”等相關(guān)法律法規(guī)，而且要充分發(fā)揮檔案的利用職能，只有兼顧這兩點，才能夠把“檔案”這兩個字無論從字面意義上還是實際生產(chǎn)生活的應(yīng)用中，真正發(fā)揮出它的優(yōu)勢和作用。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 李湘杰.淺談檔案信息資源保密與開發(fā)利用，【J】檔案學(xué)通訊， 2003.

（作者單位：西安長峰機(jī)電研究所? 信息檔案中心，陜西 西安 710000）