新形勢下加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理的路徑選擇

王超慧

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-126-01

摘 要 辦公室行政管理成效關(guān)系到企業(yè)各部門工作的協(xié)調(diào)性，能夠幫助管理人員作出重大決策。順應(yīng)當(dāng)今時代發(fā)展潮流，企業(yè)辦公室性質(zhì)也逐漸轉(zhuǎn)化為綜合服務(wù)性管理機(jī)構(gòu)，其在企業(yè)運(yùn)營中的關(guān)鍵作用也日益凸顯出來。我國企業(yè)辦公室行政管理工作在發(fā)展中受到了諸多要素的干擾，產(chǎn)生了各式各樣的問題，進(jìn)而降低了其實(shí)際品質(zhì)與效力，不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞 新形勢 企業(yè)辦公室 行政管理 問題及路徑

一、辦公室行政管理工作主要內(nèi)容和所扮演角色

（一）辦公室行政管理工作的主要內(nèi)容

廣義的辦公室行政管理工作涵蓋了行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理兩方面。聯(lián)系企業(yè)日常工作并將其具體化，大致可以分為下列三項(xiàng)：第一，文件管理工作。文件管理工作包括了從接收到整理再到發(fā)出的整個流程。辦公室行政管理工作往往涉及大量文件，為能夠?qū)崿F(xiàn)快速準(zhǔn)確查找，有必要對其進(jìn)行歸類存檔。另外，行政管理文件屬于企業(yè)機(jī)密文件，在對其進(jìn)行管理的過程需要遵循保密條例，不得隨意外泄或外借。第二，會議管理工作。會議管理工作包括了從準(zhǔn)備到記錄再到總結(jié)的整個過程。會前應(yīng)當(dāng)提前啟動投影設(shè)備、會中要及時記錄要點(diǎn)信息、會后要按流程對會議紀(jì)要進(jìn)行審核并及時打掃會議室。第三，事務(wù)管理工作。事務(wù)管理工作是較為瑣碎繁雜的一項(xiàng)工作，包括了辦公、后勤、財(cái)務(wù)及其他零散工作。需要相關(guān)人員根據(jù)輕重緩急進(jìn)行合理安排，避免同時堆積多項(xiàng)事務(wù)，造成工作失誤。

（二）辦公室行政管理工作的所扮演的角色

辦公室行政管理工作在企業(yè)中同時扮演著多個角色：第一重角色是領(lǐng)導(dǎo)層的“輔助者”。辦公室行政管理工作人員需要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)合理安排行程、整理會議紀(jì)要、分析數(shù)據(jù)報(bào)告、擬定交易合同。這些工作都屬于輔助性工作，能夠快速為領(lǐng)導(dǎo)層提供有效信息，有助于領(lǐng)導(dǎo)層集中精力作出準(zhǔn)確決策；第二重角色是領(lǐng)導(dǎo)層的“傳達(dá)者”。辦公室行政管理部門是領(lǐng)導(dǎo)層與基層進(jìn)行聯(lián)系的樞紐，負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)層指令分類傳達(dá)給基層部門和將基層執(zhí)行信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)層，增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部信息的交流性，有助于促進(jìn)企業(yè)效率的提升；第三重角色是企業(yè)的“采辦者”。不同于生產(chǎn)性的后勤保障部門，辦公室行政管理主要負(fù)責(zé)的采辦計(jì)劃安排和采辦情況統(tǒng)計(jì)。

二、企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題

（一）缺少完整的行政辦公制度

“不以規(guī)矩，不成方圓”——一個部門的工作如果缺少了完整制度的規(guī)范，就無法實(shí)現(xiàn)其預(yù)設(shè)的效果，也就失去了其存在的意義。根據(jù)調(diào)研結(jié)果不難看出，部分企業(yè)沒有專門適用于企業(yè)辦公室行政管理工作的條款條例，只是機(jī)械性的套用了其他部門的條款條例；部分企業(yè)未對辦公室行政管理工作進(jìn)行細(xì)分，只是按照員工的個人主觀意識開展工作。

（二）缺少團(tuán)結(jié)協(xié)作能力

缺少團(tuán)結(jié)協(xié)作能力也是企業(yè)辦公室行政管理工作中存在的一大問題。不進(jìn)行有效的溝通和默契的配合，就無法在工作中實(shí)現(xiàn)“一加一大于一”的工作效果，進(jìn)而在無形之中增加了企業(yè)的運(yùn)營成本。

（三）員工綜合素質(zhì)較低

員工是構(gòu)成企業(yè)部門的最小單位，員工的綜合素質(zhì)決定了企業(yè)部門的工作效率，所以員工綜合素質(zhì)情況也是對辦公室行政管理工作的反映。體現(xiàn)在應(yīng)對能力上，是判斷員工是否能夠條理清晰、層次分明的處理不同工作；體現(xiàn)在溝通交流上，是辨別員工是否能夠以簡潔有效的言語準(zhǔn)確傳達(dá)或表述工作內(nèi)容。

三、新形勢下加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理的路徑

（一）提升企業(yè)辦公室行政管理工作人員的綜合素質(zhì)

提升企業(yè)辦公室行政管理人員綜合素養(yǎng)主要可采取下列三項(xiàng)措施：1.開展培訓(xùn)課程。針對行政管理工作（會議記錄、檔案管理、商務(wù)洽談等）開辦專業(yè)性課程，要求相關(guān)人員參加接受培訓(xùn)考核，通過不斷學(xué)習(xí)來提升員工整體的管理與服務(wù)能力。2.構(gòu)建互通平臺。利用大數(shù)據(jù)分析員工特質(zhì)及工作情況，合理調(diào)配工作崗位，優(yōu)化資源配置。3.形成資源共享。良好的企業(yè)氛圍能夠帶動并鼓勵員工進(jìn)行交流互通和信息共享，讓與員工學(xué)會如何取他人之長以補(bǔ)自身之短，在資源共享中實(shí)現(xiàn)綜合素養(yǎng)的提高。

（二）建立完善的行政管理制度

制度是一切措施的基礎(chǔ)，離開了完善的制度的保障，企業(yè)辦公室管理工作也只會是一盤散沙。建立完善的行政管理制度有下列C中方法：1.實(shí)況分析法。通過整理歷年工作報(bào)告來預(yù)測新一年的工作量及可能出現(xiàn)的問題，有針對性的作出工作安排和提出應(yīng)對辦法，構(gòu)建適用于企業(yè)辦公室管理部門的條款條例，以最高效快速的工作方式回報(bào)企業(yè)。2.激勵機(jī)制法。精神激勵與物質(zhì)獎勵相結(jié)合的方式能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)層在最大限度上調(diào)動企業(yè)辦公室管理工作人員的工作熱情，讓員工懷著更加積極、更加主動的心態(tài)為企業(yè)多做實(shí)事。同時也從側(cè)面防止了平均主義和罷凌主義的出現(xiàn)，有效解決了制約企業(yè)發(fā)展的不良因素。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)辦公室行政管理工作雖然內(nèi)容繁雜，但其中的每一項(xiàng)都有其存在的特殊意義。離開了企業(yè)辦公室行政管理，領(lǐng)導(dǎo)層與基層必會在一系列運(yùn)營事務(wù)中產(chǎn)生爭端與隔閡，最終影響企業(yè)的經(jīng)營成果。在新形勢下選擇恰當(dāng)?shù)霓k公室行政管理路徑有利于提高行政管理部門的整體協(xié)作性，進(jìn)而提升企業(yè)的運(yùn)營效率和工作質(zhì)量，推動企業(yè)走向科學(xué)發(fā)展、長遠(yuǎn)發(fā)展的光明道路。

參考文獻(xiàn)：

[1] 史俊.新形勢下辦公室行政管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（10）：7-8.

[2] 劉雪鋒.新形勢下加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理的路徑選擇[J].企業(yè)改革與管理，2018（23）：26-27.