淺析辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

張琦 張思明 陶春旭 周康

【摘 要】基于weaver e-cology平臺的辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)在兗礦集團(tuán)有限公司推廣應(yīng)用了很長一段時間，應(yīng)用范圍廣泛。建立起煤炭企業(yè)各單位及部門之間的高效溝通平臺，大大提高了公文的流轉(zhuǎn)速度。本文主要介紹兗礦集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)（OA，Office Automation System）的功能、特點(diǎn)，并具體介紹了在應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題及解決辦法。最后，對系統(tǒng)取得的效果和發(fā)展前景作了小結(jié)。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化;公文流轉(zhuǎn);方法;數(shù)據(jù)庫

中圖分類號： C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A文章編號： 2095-2457（2019）25-0049-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.25.022

Analysis on the Current Situation and Trend of Office Automation System

ZHANG Qi* ZHANG Si-ming TAO Chun-xu ZHOU Kang

（Yankuang Group，Jining Shandong 273500，China）

【Abstract】The office automation system based on the weaver e-cology platform has been promoted and applied in Yankuang Group Co.，Ltd.for a long time and has a wide range of applications.Establish an efficient communication platform between various units and departments of coal enterprises，which greatly improved the speed of official documents.This paper mainly introduces the functions and features of the office automation system（OA，Office Automation System） of Yankuang Group，and introduces the problems and solutions in the application process.Finally，a summary of the effects and development prospects of the system is made.

【Key words】Office automation system;Document circulation;Method;Database

傳統(tǒng)的辦公流程主要是采用的手工傳遞紙質(zhì)文件和電話通知等形式進(jìn)行。隨著市場競爭的日益加劇和改革的不斷深入，計算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)深入到人們生活工作的各個角落。各項管理流程要求更加規(guī)范，工作量也日益繁重，傳統(tǒng)的辦公管理機(jī)制已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化企事業(yè)單位辦公管理的要求。依托于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用OA系統(tǒng)來辦公，已是現(xiàn)代化企業(yè)辦公管理的要求。

2005年，兗礦集團(tuán)引入了無紙化辦公技術(shù)，2015年底完成了兗礦集團(tuán)辦公自動化全覆蓋，2017年對兗礦辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行了基于weaver e-cology平臺的全面升級工作。采用OA系統(tǒng)提高了辦公效率和管理效率，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦公和遠(yuǎn)程辦公;減少了實(shí)物消耗，降低了辦公成本，以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公;建設(shè)了集成的企業(yè)信息系統(tǒng)，加快了兗礦信息化建設(shè)進(jìn)程。

1 OA系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境

OA系統(tǒng)采用的目前流行的B/S架構(gòu)開發(fā)實(shí)施的，該架構(gòu)結(jié)構(gòu)簡單、維護(hù)方便，大大降低了維護(hù)成本。服務(wù)端采用Oracle數(shù)據(jù)庫作為OA系統(tǒng)的服務(wù)器，并且該平臺位于兗礦信息化中心機(jī)房的數(shù)據(jù)中心下，使用防火墻隔開，數(shù)據(jù)保證是安全的。客戶端使用瀏覽器的方式登陸到OA系統(tǒng)中。

2 系統(tǒng)及子系統(tǒng)功能簡介

兗礦集團(tuán)OA系統(tǒng)包括門戶管理、流程管理、知識管理、會議管理、郵件管理、報表管理、車輛管理等功能。

1）企業(yè)門戶管理：門戶是系統(tǒng)的門面，是用戶登錄系統(tǒng)后看到的第一個頁面，他是由一個個的元素組成的，元素就是顯示某一類信息的集成，這些元素可以是文檔、流程、日程，也可以是天氣、股市、外部網(wǎng)頁等。

2）流程管理：流程中含有：待辦事宜、新建流程、已辦事宜、流程督辦、我的請求、流程代理、查詢流程、流程存為文檔、流程回收站。

針對收文管理，我們?yōu)椴块T單位的收文設(shè)置了收文子流程，能夠?qū)崿F(xiàn)各下屬單位進(jìn)行辦理結(jié)果的填寫，而互不干擾。最初觸發(fā)子流程的觸發(fā)器都是針對具體單位單獨(dú)定制的，于2015年第二季度將觸發(fā)器改成了通用版本，這樣大大減少了在開發(fā)實(shí)施與維護(hù)OA系統(tǒng)中的工作量。

公文從流向上來看可分為收文和發(fā)文兩大類。在此子系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)用戶委托他人代辦業(yè)務(wù)，單步收回，流程掛起，正文修改留痕等功能。

3）會議管理：

（1）會議日歷采用日歷的方式顯示需要參加的會議情況，這樣用戶可以更加清楚的了解最近時間段之內(nèi)需要參加的會議，在會議日歷中，除了查看會議之外還可以在日歷上直接創(chuàng)建會議。

（2）會議室使用情況。會議室使用情況是從會議室的角度來查看最近正在進(jìn)行的會議情況，同樣使用的時間軸的方式來展示。選擇方式更加寬泛，可以按日、周、月三個時間維度來顯示，在日歷上可以直接通過拖動時間范圍來創(chuàng)建會議。

（3）會議任務(wù)。會議任務(wù)就是查看負(fù)責(zé)人或檢查人是自己的會議決議，在這里用戶可以直觀得看到會議之后需要自己完成的任務(wù)，檢查人也可以在這里監(jiān)督負(fù)責(zé)人完成任務(wù)的情況。

4）郵件管理：系統(tǒng)的郵件分為兩個部分，對內(nèi)部員工之間，它就是一個郵件系統(tǒng)，可以使用內(nèi)部郵箱功能，互相發(fā)送郵件;當(dāng)對外聯(lián)系的時候，它僅僅是一個類似outlook功能的郵件客戶端，可以對外收發(fā)郵件。

5）報表管理：根據(jù)不同需求，定義不同種類報表用于顯示用戶自定義的報表。根據(jù)用戶不同的需求，創(chuàng)建不同報表類型。其中，搜索結(jié)果支持導(dǎo)出Excel;搜索結(jié)果為當(dāng)前用戶有權(quán)限查看的流程。

6）車輛管理：以日歷的方式向用戶展示車輛使用的情況，用戶可以通過不同的時間范圍了解到車輛的使用情況，還可以發(fā)起車輛使用申請以及車輛申請撤銷。

7）其他管理：短信通知功能、資產(chǎn)管理、微博功能、協(xié)作功能。

3 OA系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的常見問題

OA系統(tǒng)在使用過程中主要出現(xiàn)以下幾個方面的問題。

1）登錄異常

主要出現(xiàn)的問題是用戶輸入用戶名和密碼后提示“用戶名或密碼錯誤，請與管理員聯(lián)系”，導(dǎo)致無法登錄OA系統(tǒng)。

2）打開正文異常

正文異常是OA系統(tǒng)在發(fā)文過程中出現(xiàn)的主要問題，主要表現(xiàn)在：打開正文提示“文檔格式錯誤”，“文檔已被簽出”“IE瀏覽器版本過低”或者正文空白等。

3）移動APP端登錄異常

這類問題主要是移動APP安裝不成功，導(dǎo)致登錄失敗。

4 分析問題原因及解決辦法

出現(xiàn)的以上問題，大部分是客戶端設(shè)置問題造成的，主要解決辦法有。

1）登錄異常的解決辦法

無法正常登錄OA系統(tǒng)大多數(shù)原因是用戶錯誤輸入用戶名或者密碼，導(dǎo)致賬戶提示“用戶名或密碼錯誤，請與管理員聯(lián)系”。解決方法是聯(lián)系管理員，將用戶的密碼初始化。還有一種原因是登錄的地址不正確。比如用戶網(wǎng)絡(luò)如果位于集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)，則內(nèi)外網(wǎng)址都可用;如果位于集團(tuán)外網(wǎng)，則只能登錄外網(wǎng)地址。

2）打開正文異常的解決辦法

解決此類問題的前提是確保已經(jīng)正確安裝插件，若未安裝，可在OA系統(tǒng)右上角的“插件下載”中下載E-cology控件設(shè)置工具、office控件、圖形化流程控件進(jìn)行安裝。安裝完畢后，打開網(wǎng)頁加載項，確認(rèn)是否已開啟金鷹插件。其次查看IE瀏覽器版本，若低于IE9版本，需要對IE瀏覽器進(jìn)行升級操作;再次確保文檔本身沒有格式錯誤，且office是2007以上版本。

解決此類問題的主要思路是首先確保操作系統(tǒng)沒有中病毒，其次確保正確安裝插件，再次確認(rèn)正文不能正常顯示的文件是只有個別發(fā)文文件，還是所有發(fā)文文件。如果是個別發(fā)文文件，則聯(lián)系管理員，需要從后臺對文件清空后再重新加載正文。如果是所有發(fā)文文件，則可能是由于Office版本是簡裝版本導(dǎo)致，需要重新安裝Office工具。

3）移動APP端登錄異常的解決方法

由于移動端是定制開發(fā)，切不可在應(yīng)用商城下載E-Mobile安裝。解決此類問題的思路是確保掃碼正確，針對移動端有四種類型的二維碼：蘋果版（手機(jī)）、IPAD版、安卓版（手機(jī)）、安卓PAD版。其中，IOS安裝企業(yè)版應(yīng)用后需要在手機(jī)的設(shè)置-通用-設(shè)備管理中選擇信任，應(yīng)用才可以運(yùn)行。

5 結(jié)束語

通過對OA系統(tǒng)全面覆蓋的使用，不僅提高了公文的流轉(zhuǎn)速度，更加提高了用戶的工作效率，充分體現(xiàn)了OA系統(tǒng)的智能流轉(zhuǎn)、事件自動感應(yīng)、信息自動傳輸、可變流程、錯發(fā)回收、多人并發(fā)處理、可視化流程設(shè)置和流程監(jiān)控、修改稿件留痕等技術(shù)特點(diǎn)。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，大數(shù)據(jù)思維將引入到OA體系進(jìn)行智能分析。協(xié)同OA將迎來嶄新的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)將對OA的發(fā)展產(chǎn)生非常大的積極的推動。合理有效的進(jìn)行企業(yè)辦公自動化的建設(shè)，企業(yè)必將建立起更加有效的管理模式，大大提高集團(tuán)的運(yùn)營生產(chǎn)效率，增強(qiáng)集團(tuán)的生存實(shí)力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙艷枝，閆偉.辦公自動化系統(tǒng)實(shí)施中的問題及其解決策略研究——以X公司為例.辦公自動化（綜合版），2012（1）：13-15.

[2]龔羨萍.淺談OA系統(tǒng)中的常見問題及解決方法.科技創(chuàng)業(yè)月刊，2014（5）：168-170.

[3]張衛(wèi).企業(yè)OA建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].辦公自動化，2008年18期.

[4]杜志強(qiáng).辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢[J].才智，2011年11期.