行政單位人力資源檔案管理提升策略探究

■莊 震/江蘇省漣水縣總工會

一、前言

人力資源檔案管理工作與行政單位的自身發(fā)展有著緊密的練習(xí)，目前人力資源檔案管理上還存在諸多的漏洞，鮮少能夠在行政單位工作組織中為人事部門的考核、人員招用、分配提供實際的分析材料，由于管理的不全面，人力資源檔案的利用率較低，人力資源檔案管理流于形式化，應(yīng)結(jié)合行政單位人力資源檔案管理目前存在的不足，提出相應(yīng)的解決辦法，糾正管理中的混亂現(xiàn)象，更好的利用檔案實現(xiàn)行政單位的相應(yīng)工作轉(zhuǎn)型，強(qiáng)化檔案的安全維護(hù)力度。

二、我國人事檔案存在的問題

（一）人事檔案管理方式落后

隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，行政單位迎來了諸多工作事項上的變革，使得檔案管理的任務(wù)更加復(fù)雜化、系統(tǒng)化，以往在檔案的管理中，存在零碎化管理的狀況，行政單位職工工作方面的信息缺失，無法進(jìn)行人力條件的分析，職工調(diào)動與崗位的轉(zhuǎn)型，無法依托檔案進(jìn)行分析，在人才的選拔與獎懲上，檔案無法起到實際上的數(shù)據(jù)影響力，部分檔案的信息虛假、遺漏、丟失、缺失等，使得人力資源管理中，檔案流于形式化，處于一紙空談的狀態(tài)中，難以結(jié)合科學(xué)技術(shù)的新型手段完善管理條例，推進(jìn)管理的工作。

（二）單位對人事檔案的重視度不夠

行政單位的工作中由于對于檔案的利用率較低，因此整體上較為忽視檔案的管理工作，甚至認(rèn)為檔案管理可有可無，可在人力資源的管理中一人身兼數(shù)職進(jìn)行檔案的處理，紙質(zhì)版的檔案長時間得不到整理，電子版的檔案信息安全度不高，存儲方式不當(dāng)，檔案的查閱較為繁瑣，行政單位在檔案管理中投入的資金與人力條件均與工作量不符，檔案的管理始終處于停滯狀態(tài)。

（三）人事檔案管理人員的相關(guān)專業(yè)性弱

檔案的管理不僅要掌握新時期的相關(guān)軟件與系統(tǒng)，可進(jìn)行電子版的檔案歸納處理，構(gòu)建行政單位的數(shù)據(jù)庫，還需要管理人員有一定的資料統(tǒng)籌管理能力，可分門別類的進(jìn)行檔案的存放歸類，這就對檔案管理人員的資質(zhì)有一定的要求，實際的工作中，檔案管理人員的待遇不高，選用的管理人員多專業(yè)能力不強(qiáng)，內(nèi)部又很少在檔案問題上進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員缺乏自我進(jìn)步的空間。

（四）檔案管理的信息化建設(shè)落后

檔案管理從紙質(zhì)版的單一化管理模式，逐漸變得更加依賴信息化手段進(jìn)行管理，但在實際的信息化建設(shè)中，出現(xiàn)了信息泄露、信息遺失、信息傳輸人選錯造成文件的泄露，信息選擇中勾選錯誤選項，導(dǎo)致傳輸資料無法撤回，浪費工作時間等，另外在信息化的建設(shè)中，由于管理人員對有關(guān)的軟件與技術(shù)把握不全面，操控起來較為費力，不懂得簡便的操控方式，反而加大了工作量，信息化無法與原本的紙質(zhì)化管理形式銜接起來，工作模式不完善，管理中心力交瘁。

三、行政單位人力資源檔案管理提升策略

（一）制定高效檔案管理制度

檔案管理的效率不高，應(yīng)制定全新的檔案管理計劃，在檔案的收錄、分析、整理、查閱、傳輸、整合、數(shù)據(jù)庫建立等不同的層面，分別銜接各個部門，建立溝通渠道，能夠及時性的將資料補充修正，按照行政單位目前的變革方向，了解各個部門工作的主要性征，跟隨實際行政單位的工作步伐，在檔案的管理中為行政單位提供科學(xué)的數(shù)據(jù)資料，在檔案的查閱中設(shè)定關(guān)鍵詞搜集器，能夠快速的通過標(biāo)題的查找，搜羅出有關(guān)的信息內(nèi)容，進(jìn)而按照時間與文件的擴(kuò)展名等，快速的抽調(diào)有用的資料輔助行政單位工作的思量，應(yīng)制定檔案管理的規(guī)范制度，無論是電子版的信息查詢還是紙質(zhì)版的資料翻閱，必然有一定的借閱與應(yīng)用流程，落實檔案的出入痕跡，以便后期的檔案流失追責(zé)，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，制定標(biāo)準(zhǔn)的流程，篩選出部分較為繁瑣的查閱與管理流程，在簡明的檔案管理模式下，提高工作的效率。

（二）豐富內(nèi)容提高利用價值

應(yīng)豐富檔案的內(nèi)容，檔案的資料保障準(zhǔn)確性與完整性，以此能夠提供更高的行政工作利用價值，其中應(yīng)詳細(xì)的記錄職工的各項基礎(chǔ)資料，并將職工工作中的突出貢獻(xiàn)與不當(dāng)工作記錄在檔案中，利用檔案分析職工的專業(yè)所長、潛在的工作能力，綜合分析其專業(yè)、文化程度、工作能力、心態(tài)、精神風(fēng)貌等，為職工提供更合理的自我晉升空間，實現(xiàn)崗位的專人專崗，公平的展開行政單位的內(nèi)部競爭，提高人才的利用率，避免行政單位內(nèi)部的工作協(xié)調(diào)不佳，體現(xiàn)出檔案管理的意義。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

在行政單位中展開人員的培訓(xùn)，給予檔案管理人員學(xué)習(xí)的機(jī)會，定期組織檔案管理人員外出學(xué)習(xí)，引進(jìn)高新技術(shù)人才，利用高效的軟件與設(shè)備，制定網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)流程，獎勵檔案管理的創(chuàng)新人員，設(shè)定管理的績效考核，有管理的各個環(huán)節(jié)專業(yè)負(fù)責(zé)人，各個部門通過設(shè)有與檔案管理人員的協(xié)調(diào)人員，共同協(xié)作完成檔案管理的完善工作。

（四）加強(qiáng)檔案管理數(shù)字建設(shè)

實現(xiàn)內(nèi)部的檔案共享，結(jié)合行政單位的人員崗位職責(zé)，可限定部分賬號的密碼鎖，使得各自能夠查詢部門內(nèi)部的信息，設(shè)有權(quán)限減少資料的流失幾率，動態(tài)化掌握員工的動向，合理進(jìn)行工作配置?？稍谟嬎銠C(jī)內(nèi)部建立檢索的有關(guān)目錄，這樣即使在龐大的數(shù)據(jù)下，也能夠更快的找到想要查閱的信息，同時在信息的傳輸傳閱中，可設(shè)定部分的權(quán)限，在選擇接收人的時候，部分信息只能傳輸給一定的領(lǐng)導(dǎo)階層，或者對應(yīng)的部門工作者，避免信息的誤傳，目前有部分的軟件就可以設(shè)定一些信息借閱流程，如釘釘，每個環(huán)節(jié)都有詳細(xì)的記錄，這樣在信息出現(xiàn)漏洞問題時，可以第一時間的根據(jù)計算機(jī)的線索追責(zé)，快速的將錯誤信息銷毀，或者攔截在中途，避免信息泄露，在重重的安全審核模式下，檔案的后期利用都處于一個網(wǎng)絡(luò)化的監(jiān)管保護(hù)空間中，在加密、權(quán)限限制、傳輸記錄等環(huán)節(jié)下，保障電子化的管理更為方便與安全。

四、人力資源檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）思想意識的更新

現(xiàn)階段已經(jīng)凸顯出傳統(tǒng)管理的不足，但仍舊保留一些老員工，采取傳統(tǒng)與現(xiàn)代化結(jié)合的模式進(jìn)行管理，雖然科學(xué)技術(shù)的發(fā)達(dá)，未來更加注重對信息化人才的選用，會淘汰無法與時俱進(jìn)，缺乏創(chuàng)新意識，缺乏組織管理能力，思想較為陳舊的行政人員，且目前我國的行政單位也迎來了工作的一系列創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，往后將會更加需要新鮮血液的融合，招納更多兼?zhèn)湫畔⒓夹g(shù)與管理的人才參與檔案管理工作，檔案管理的人員不再是處于行政單位的邊緣地帶，反而可能是行政單位中綜合能力較強(qiáng)的人才。相關(guān)的檔案管理工作也會越來越受重視。

（二）信息系統(tǒng)的建設(shè)

目前行政單位的檔案管理仍舊處于較為松散的狀態(tài)，各個行政單位都還在摸索信息化的手段，這個過程中雖然導(dǎo)入了部分的創(chuàng)新想法，但仍舊是各自為政，一些看似具有創(chuàng)新性的觀點，在實際的施行中與行政工作不符，現(xiàn)階段行政工作的檔案數(shù)量與資料的復(fù)雜性均有所增多，隨之而來的網(wǎng)絡(luò)安全問題也引起了重視，在檔案管理的發(fā)展過程中，我國結(jié)合有關(guān)的案例要求，在相應(yīng)的法律法規(guī)上應(yīng)對檔案管理的安全問題提出相應(yīng)的監(jiān)管措施，實現(xiàn)各個系統(tǒng)之間的鏈接，提高信息化電子檔案在處理中的法律效應(yīng)。

（三）構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺

檔案管理最終的目標(biāo)是為了服務(wù)與行政單位的工作，檔案涉及的工作范圍較廣，應(yīng)強(qiáng)化服務(wù)能力，在完善的設(shè)備與系統(tǒng)管理下，使得各個部門之間可通過信息管理的流程化，將實際的工作與電子檔案銜接起來，能夠分門別類的輔助各個部門的工作調(diào)查分析，同時部門可結(jié)合檔案進(jìn)行自查與檢驗，當(dāng)多個部門協(xié)作進(jìn)行項目推進(jìn)時，能夠通過后臺的設(shè)計使得相關(guān)參與項目的人員均可具備查閱的權(quán)限，做好保密處理的前提下，使得檔案信息高度貢獻(xiàn)，此時還能夠?qū)⒉糠值臋n案資料透明化、大眾化，方便有關(guān)人員的自查自取，衡量檔案權(quán)限安全與應(yīng)用效率之間的關(guān)系，使得服務(wù)更加周到。

五、結(jié)語

總之，新時期想要實現(xiàn)行政單位職工各司其職，在崗發(fā)揮出最大的效益，推動行政單位的工作積極變革，還需要依托于檔案資料，具體的分析職工的崗位能力與價值，以為職工謀求更好的發(fā)展。