公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)思考

■孫 超 李家川/南京市公安局浦口公安分局

面對如今互聯(lián)網(wǎng)時代和大數(shù)據(jù)時代的沖擊，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的公安檔案搜集、記錄、整理方式已經(jīng)不能滿足時代的進(jìn)步，公安機(jī)關(guān)的檔案管理也要向數(shù)字模式轉(zhuǎn)變。公安機(jī)關(guān)建立數(shù)字檔案室，可以把紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)為電子版的檔案，保存到計算機(jī)中，運(yùn)用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)、信息管理、計算機(jī)技術(shù)對公安電子檔案進(jìn)行分類、歸檔、整理，統(tǒng)一保存到數(shù)字檔案室中，實(shí)現(xiàn)公安檔案的信息化管理，便于檔案的長期保存以及檔案信息的快速查閱。建設(shè)公安機(jī)關(guān)檔案室，為公安機(jī)關(guān)以及人民群眾提供便捷的檔案查閱服務(wù)，提高公安機(jī)關(guān)的工作效率，為人民群眾提供更好的基層服務(wù)平臺。

一、公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室

國家對機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的建設(shè)提出了要求，一是要把之前保存的相關(guān)機(jī)關(guān)檔案全部數(shù)字化、信息化處理，利用現(xiàn)代的信息化技術(shù)把紙質(zhì)版的傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，當(dāng)然還包括之前保存的音頻、視頻的歸檔整理，統(tǒng)一存儲在數(shù)字檔案室中。二是增量機(jī)關(guān)檔案的電子化處理，在機(jī)關(guān)工作過程中直接形成電子版文件，這些電子文件會與檔案管理系統(tǒng)相連接，形成電子檔案后直接保存到檔案管理系統(tǒng)中，便于保存管理。

公安機(jī)關(guān)也要建設(shè)相關(guān)數(shù)字檔案室，以此來順應(yīng)時代的發(fā)展，緊跟社會前進(jìn)的步伐。公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的建設(shè)同樣要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字信息處理技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)手段，公安檔案管理的有關(guān)部門必須依靠網(wǎng)絡(luò)信息、檔案文件管理平臺和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的綜合應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)公安機(jī)關(guān)檔案的電子化、數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案、歷史檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，利用信息化的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)公安檔案的長期保存。建立公安檔案數(shù)據(jù)庫，建立完善的數(shù)字檔案管理體系，對公安檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、信息化、數(shù)字化的管理，提供更好的服務(wù)平臺是建設(shè)公安數(shù)字檔案室要達(dá)到的目標(biāo)。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)的意義

公安機(jī)關(guān)檔案主要是記錄公安機(jī)關(guān)日常工作，是工作實(shí)踐中的產(chǎn)物，對于公安機(jī)關(guān)的工作來說至關(guān)重要。公安機(jī)關(guān)的工作離不開檔案的支撐，如何更好地利用公安檔案的信息資源，建立公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室，通過數(shù)字和信息化的文件檔案管理系統(tǒng)為人們提供更好的服務(wù)。

數(shù)字檔案室的建立改變了傳統(tǒng)的服務(wù)模式，并運(yùn)用最新的現(xiàn)代技術(shù)對公安檔案進(jìn)行管理，提供更便捷的網(wǎng)絡(luò)檔案信息查詢服務(wù)，充分體現(xiàn)公安機(jī)關(guān)工作中公安檔案的價值。公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室實(shí)際上是信息時代公安檔案的創(chuàng)新發(fā)展，不僅包含了傳統(tǒng)檔案管理的功能作用，它也符合時代的發(fā)展，符合現(xiàn)代公安機(jī)關(guān)的新要求。

數(shù)字檔案室的建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，推進(jìn)了檔案管理實(shí)現(xiàn)信息、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字管理一體化的進(jìn)程，推動了檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，滿足了人們對檔案的不同需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的發(fā)展，人們對于公安檔案的求知欲也在不斷增強(qiáng)，多元化的公安檔案需求便要求公安機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，建立數(shù)字檔案室是創(chuàng)新檔案管理的方式，有助于公安檔案的科學(xué)化、數(shù)字化、信息化管理，推動公安機(jī)關(guān)檔案向前發(fā)展，充分發(fā)揮其作用。

三、存在的問題

目前，公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的建設(shè)并不是一帆風(fēng)順的，仍存在一些問題需要關(guān)注。

（一）現(xiàn)代檔案管理意識薄弱

公安機(jī)關(guān)檔案管理部門存在時間較長，檔案管理人員容易受之前傳統(tǒng)的檔案管理理念的影響，對于現(xiàn)代的檔案管理理念認(rèn)識不足，沒有過多的重視，導(dǎo)致檔案管理工作者現(xiàn)代檔案管理意識薄弱。此外，公安機(jī)關(guān)的重點(diǎn)是打擊違法犯罪，維護(hù)社會治安，因此對基層檔案的管理投入的精力不夠，沒有認(rèn)識到檔案科學(xué)化管理以及建設(shè)數(shù)字檔案室的重要性，沒有真正懂得公安機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)在價值。有些公安檔案管理者會對檔案管理存在誤解，認(rèn)為只是簡單的整理檔案，其實(shí)不然，檔案的管理需要細(xì)心、耐心、踏實(shí)肯干，對檔案管理的誤解也可能成為建設(shè)數(shù)字檔案室的阻礙。基層公安機(jī)關(guān)要想真正建立數(shù)字檔案室，就要重視，投入精力，需要有現(xiàn)代檔案管理意識的、細(xì)心、有耐心的相關(guān)管理人員，不要讓數(shù)字檔案室的建設(shè)空談，真正做到。

（二）缺乏專門的檔案管理人才

公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的建設(shè)最不能缺少的就是相關(guān)的檔案管理人才，但是基層公安機(jī)關(guān)專門的檔案管理人才較少，存在警力不足，讓民警對相關(guān)檔案進(jìn)行的管理的現(xiàn)象。民警沒有接受過專門的檔案管理知識，也不是檔案管理相關(guān)專業(yè)，對于建設(shè)數(shù)字檔案室不能提供專業(yè)支撐。公安部門在檔案管理人員的培訓(xùn)方面不夠全面，只是單純的檔案管理知識不能滿足建設(shè)數(shù)字檔案室的條件，培養(yǎng)檔案管理人員的相關(guān)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也是必要的，這樣員工就可以學(xué)會運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，以此來適應(yīng)新的檔案管理模式。

（三）缺少完善的規(guī)章制度

公安機(jī)關(guān)建立數(shù)字檔案室，要制定完善的規(guī)章制度，檔案管理有完善的規(guī)章制度提供理論支持，可以促進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)，提高工作人員的工作效率，發(fā)揮數(shù)字檔案室的作用。檔案管理人員的工作必須有明確的安排，負(fù)責(zé)人應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的部分承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，檔案管理部門的工作流程還不完整，沒有明確的工作安排以及工作流程，會影響數(shù)字檔案室建設(shè)的進(jìn)程，檔案信息管理也存在一些安全隱患，檔案信息的安全性需要提高。

四、解決的策略

基層公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的建設(shè)還在推進(jìn)過程中，缺少專門的檔案管理人才，檔案管理理念需要創(chuàng)新，沒有完善的規(guī)章制度作為理論支撐，但是建設(shè)數(shù)字檔案室的步伐不能停下，仍要繼續(xù)向前，克服存在的阻礙，實(shí)現(xiàn)公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的真正建設(shè)。

（一）培養(yǎng)檔案管理意識

公安檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，接受現(xiàn)代新的檔案管理理念，公安機(jī)關(guān)要高度重視，投入足夠多的精力，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識公安檔案的價值，并認(rèn)識到建設(shè)數(shù)字檔案室的重要性，成立專門的部門負(fù)責(zé)數(shù)字檔案室的建設(shè)，并把它作為重要任務(wù)推進(jìn)。提高公安部門工作人員的檔案意識，定期對檔案管理人員以及公安機(jī)關(guān)工作人員進(jìn)行檔案知識的普及，利用視頻、文本、網(wǎng)絡(luò)等多種形式，讓整個公安部門都有檔案意識，改變公安機(jī)關(guān)的觀念，同時也可以對人民群眾進(jìn)行檔案知識的普及，縮小公安機(jī)關(guān)與人民之間的距離，消除思想層面建設(shè)數(shù)字檔案室的障礙。

（二）建立全面的培訓(xùn)體系

公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的建設(shè)無論是建設(shè)前期宣傳、真正實(shí)施還是后期維護(hù)都需要有專門的人員來進(jìn)行，沒有專門的檔案管理人員會寸步難行。公安機(jī)關(guān)要引進(jìn)檔案管理人才，建立全面的人才培訓(xùn)體系，為建立數(shù)字檔案室提供人才。設(shè)立專門負(fù)責(zé)數(shù)字檔案室建設(shè)的部門，面向社會招募專業(yè)的檔案管理人員，同時要開展檔案管理部門內(nèi)部人員的培訓(xùn)工作，邀請檔案管理專業(yè)的“大神”前來講解檔案管理的理論知識，另外也不能忘記網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)，理論與技術(shù)同時進(jìn)行，定期對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其理論與技術(shù)水平，為建設(shè)數(shù)字檔案室培養(yǎng)人才。

（三）完善相關(guān)規(guī)章制度

建立健全的檔案管理規(guī)章制度，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供理論和制度保障，確保數(shù)字檔案室的順利建設(shè)。根據(jù)公安機(jī)關(guān)檔案管理的實(shí)際情況制定規(guī)章制度，明確檔案管理人員的工作以及要負(fù)的責(zé)任，防止檔案管理人員不明確任務(wù)而消極怠工。建立完善的監(jiān)管機(jī)制以及檔案信息安全管理體系，對檔案管理人員的相關(guān)工作進(jìn)行監(jiān)督，同時要確保公安檔案信息的安全，防止機(jī)密文件的外泄。

五、結(jié)語

推進(jìn)公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)程，有利于加快建立公安檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺，培養(yǎng)具有現(xiàn)代管理理念的人才，加強(qiáng)檔案管理人員管理觀念的轉(zhuǎn)變，為建設(shè)公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室創(chuàng)造條件。建設(shè)數(shù)字檔案室是滿足時代的需求，是提高公安機(jī)關(guān)工作效率的方法，也是公安機(jī)關(guān)更好為基層服務(wù)的體現(xiàn)。