新時期事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新策略研究

覃維 廣西壯族自治區(qū)河池公路管理局 廣西河池 547000

1 引言

事業(yè)單位的人事檔案可以有效的讓企業(yè)的管理者了解自己單位的發(fā)展情況，與此同時人事檔案還能夠從側(cè)面反映出一個單位的長期以來的發(fā)展情況，所以說人事檔案可以對單位后期的一些員工的調(diào)動與組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整都有一定的推動作用。新時期的發(fā)展促進了科技的發(fā)展，過去的人事管理有很多的問題都已經(jīng)顯現(xiàn)出來，對于目前的單位發(fā)展來說很難具體滿足所以說必須要引起重視，不斷的讓目前的人事管理走向規(guī)范化與科學(xué)化。

2 創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

2.1 規(guī)范化的管理有利于提升檔案的管理效率

現(xiàn)階段市場經(jīng)濟的發(fā)展使單位的用人制度不斷發(fā)生變化，事業(yè)單位由于其自身的特點，其在發(fā)展過程中存在更頻繁的人事變動所以說檔案材料可以有效的記錄下單位目前的人才的現(xiàn)狀，同時根據(jù)這些材料也可以更好的對單位的人才進行部署。所以說人事檔案能夠保證相關(guān)人員需要資料的時候及時找到相關(guān)的資料并且有效的提升效率 另一方面加強規(guī)范化管理能夠使人事檔案更加真實和準確，能夠節(jié)省大量時間和人力對檔案資料重新進行認證和判斷。

2.2 人事檔案規(guī)范化管理，能夠反映出事業(yè)單位發(fā)展近況

人事檔案對事業(yè)單位內(nèi)部的人員信息以及發(fā)展歷程進行了記錄，不僅記下了整個單位的流動過程同時也見證了單位發(fā)展過程匯總的人才狀況。每個單位都是由一開始的薄弱到逐漸壯大，在這個過程中人事檔案也見證了規(guī)模擴張和人員流動，所以說人事檔案是事業(yè)單位的潛在資本，對于單位發(fā)現(xiàn)和篩選培養(yǎng)人才具有重要的指導(dǎo)意義。

2.3 規(guī)范化人事檔案有利于優(yōu)化人才選擇機制

首先，人事檔案對員工的入職、晉升以及離職等發(fā)展過程都進行了詳細的記錄。通過這些記錄，單位可以從中找到單位所需的人才的類型從而更好的去進行招聘，吸納更多符合單位自身需求的人才 其次，在進行人事檔案的管理過程中能夠發(fā)現(xiàn)目前單位在人員配置方面存在的問題以及不足，從而更好的開展有針對性的集中化培訓(xùn)，全面提升單位員工的素質(zhì) 最后，通過人事檔案管理能夠?qū)ο嚓P(guān)的工作人員實施崗位調(diào)動的綜合研判，對于表現(xiàn)良好的人員應(yīng)該給予一定的物質(zhì)或者是精神獎勵，對于一些表現(xiàn)不足的重新開展培訓(xùn)，使其更加適應(yīng)所在的崗位需求。根據(jù)檔案來看一些對自身要求不夠嚴格，應(yīng)給予一定的懲罰，甚至個別對單位帶來惡劣影響的人要進行開除，從而提升單位的整體素質(zhì)與工作效率。

3 當前事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（1）目前很多企業(yè)以及事業(yè)單位都對人事檔案管理沒有加以認真的對待，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理所以無論是人員還是資金方面都沒有完全滿足其發(fā)展，因此很容易造成檔案管理方面的一些資料出現(xiàn)遺漏等情況。此外對于單位的檔案管理工作人員的選擇上需要提升門檻，確保管理人員的專業(yè)素質(zhì)有所提升不能影響檔案資料的使用以及后期的交接工作。

（2）人事檔案內(nèi)容不夠準確，管理制度還沒有做到制度化和規(guī)范化，員工個人對自己的檔案情況也漠不關(guān)心，對于個人填報一些的資料信息敷衍了事，造成人事資料歸檔之后出現(xiàn)前后信息不一致，甚至是相互沖突的情況 有些檔案的內(nèi)容由于缺乏嚴格的審核制度甚至其中的內(nèi)容會被修改甚至改掉，因此導(dǎo)致一些信息不夠準確這樣就會影響檔案的利用以及長期使用。

（3）人員的流動以及相關(guān)的認識檔案的傳輸并不完全相同，因此會經(jīng)常性的出現(xiàn)一些不同資料分離的情況。這樣檔案的保管單位很難及時提升完整的資料，而實際用人單位也會受到一定的影響。

4 新時期創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理的有效策略

4.1 制定科學(xué)完善的人事檔案管理體系

首先，人事檔案管理要想在事業(yè)單位中開展的更加高效必須要充分考慮企業(yè)中的實際情況，不能套用其他單位以及一些過去陳舊的制度。在完善制度的時候?qū)挝恢械娜肆Y源結(jié)構(gòu)以及管理問題都要考慮進去，讓工作人員能夠能夠在工作的時候依照相關(guān)的依據(jù) 其次進一步完善相應(yīng)的考核制度積極的收集一些大數(shù)據(jù)的資料并且根據(jù)相應(yīng)的制度與薪酬績效進行掛鉤，從而讓工作人員對工作充滿熱情也能更好的監(jiān)管管理人員的行為 最后，對人事檔案的轉(zhuǎn)移以及交接工作要不斷的加強和完善，確保工作過程中的保密問題防止出現(xiàn)遺漏等情況。

4.2 推動信息化人事管理檔案管理進程

在目前的大數(shù)據(jù)背景之下人事檔案的工作開展起來更加方便，在信息技術(shù)的支持之下資料的收集以及整理等問題能夠更好的得到解決。首先，需要建立一個系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺將一些信息全面錄入到平臺之中從而利用電子檔案來提升相應(yīng)的管理效率 其次在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)等方面需要相關(guān)部門應(yīng)當加大力度的投入，定期對相關(guān)人員開展培訓(xùn)并且保證對硬件設(shè)備進行檢修，對軟件設(shè)備要做好相應(yīng)安全管理以及相應(yīng)的信息保密工作，例如可以對機密信息建立秘鑰同時積極的核實調(diào)用檔案人員的信等等保障檔案信息的完整性與安全性 最后對于一些紙質(zhì)的檔案需要保證檔案室做好相應(yīng)的防止潮濕以及發(fā)霉的預(yù)防工作，更好的對其對檔案位置進行管理與保存。

4.3 加強對人事檔案管理人才的培養(yǎng)

人事檔案管理工作是否能夠做好在很大程度上都與管理者的綜合素質(zhì)以及相應(yīng)的技能有關(guān)系，因此必須要加強對相應(yīng)管理人員進行技能以及專業(yè)業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)?？梢酝ㄟ^面對面教學(xué)等形式定期對員工的知識進行鞏固和強化，讓管理流程與制度流程能夠被員工了然于心。其次就是要提升管理工作人員的法治思維以及政治水平，將《檔案法》、《保密法》等等相關(guān)的法律在工作中得到貫徹和落實，明確安排好每個員工的工作與責任讓員工隊伍的整體素質(zhì)得到提升。