淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

丁亞輝 上海微電機研究所（中國電子科技集團公司第二十一研究所） 上海市 200237

在以計算機技術(shù)為代表的新興技術(shù)不斷應用下，做好檔案管理工作和計算機信息技術(shù)之間的結(jié)合具有較強的現(xiàn)實意義，能夠提高檔案管理工作的科學化程度，避免出現(xiàn)工作失誤，確保檔案的妥善保存以及高效利用。

一、做好檔案管理工作的重要性

1.1 時代發(fā)展的必然需求

現(xiàn)代社會是信息時代，涉及到大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息中很有可能對社會發(fā)展具有較強的促進作用，因此就需要做好檔案保存工作，以便在其他工作場合下高效地利用這些檔案信息。但是傳統(tǒng)的檔案管理方式比較老舊，工作效率比較低，導致在應用檔案信息的過程中面臨較大的難題，需要消耗的精力比較多，并且無法確保工作的質(zhì)量。因此就需要提高檔案管理科學化水平，以此來為社會發(fā)展做出更大的貢獻。

2.2 技術(shù)發(fā)展的必然趨勢

如今計算機信息化技術(shù)已經(jīng)在許多應用場合下展現(xiàn)出了足夠的應用優(yōu)勢。在檔案管理領(lǐng)域中，應用計算機信息化技術(shù)也是未來社會發(fā)展的潮流。在技術(shù)不斷更新完善的時代背景下，也必然促使檔案管理工作不斷優(yōu)化升級，改進傳統(tǒng)的工作模式。

二、檔案管理工作中存在的問題

2.1 工作人員的工作能力不達標

在傳統(tǒng)的發(fā)展進程中，檔案管理工作顯得不夠重要，因此從事檔案管理工作的人員素質(zhì)比較低，往往都是從其他部門抽調(diào)臨時組成的，不具備專業(yè)性知識，這就導致在開展檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)一些紕漏，甚至一些重要的檔案信息被遺失，構(gòu)成了巨大的經(jīng)濟財產(chǎn)損失。檔案管理專業(yè)性人才培養(yǎng)體系還不夠完善，無法為社會輸送更加優(yōu)質(zhì)的專業(yè)化管理人才。

2.2 工作模式比較落后

一部分地區(qū)在開展檔案管理工作時，仍然使用傳統(tǒng)的工作方法。主要以紙質(zhì)檔案為主，那么就導致了檔案管理工作量比較大，這在追求高效率的現(xiàn)代社會顯得格格不入。即使一部分地區(qū)已經(jīng)配置了高效的電子化辦公系統(tǒng)，但是應用程度還不夠深，工作人員還不能熟練地操作這些信息系統(tǒng)。不同檔案庫之間的標準還存在一定的差異，導致檔案之間的轉(zhuǎn)移還面臨一定的難題。

2.3 檔案管理工作體系不完善

只有科學完善的工作體系才能夠確保檔案管理工作的高效進行，但是如今檔案管理工作領(lǐng)域缺乏足夠完善的工作制度，這樣就導致實際工作開展的進程中很有可能存在一定混亂。經(jīng)常出現(xiàn)權(quán)責不分的情況，那么就會導致一部分重要的檔案管理工作被忽視。

三、提高檔案管理科學化水平的策略

3.1 加強人員培養(yǎng)

需要針對檔案管理工作的實際需求做好人員培訓工作，要以未來發(fā)展趨勢為導向，切實提高工作人員的各項工作能力，滿足實踐化操作的需求。適當提高入門門檻，對于一些不合格的工作人員進行辭退，確保相關(guān)工作人員保持足夠的警惕心，自覺加強相關(guān)專業(yè)知識的學習。最終達到理論知識和實踐水平高效結(jié)合的狀態(tài)，這樣才能夠滿足未來檔案管理工作的高標準。要定期舉辦培訓班，將一些主流的檔案管理相關(guān)知識提供給員工進行學習，并確保當管理工作人員能夠高效的應用各種電子化操作設備來開展工作。提高檔案管理工作人員的主動意識，不斷的在工作中積累經(jīng)驗，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率。

3.2 改進工作模式

時代在不斷發(fā)展，那么檔案管理工作模式也應當處于持續(xù)變動的狀態(tài)。目前傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)展現(xiàn)出了足夠的弊端，因此就需要著重針對存在的問題進行改進和創(chuàng)新，對行業(yè)的一些先進的經(jīng)驗進行借鑒吸收，并且結(jié)合實際檔案管理工作的需求來進行優(yōu)化和完善。檔案管理工作人員之間需要加強溝通和合作，主動探討出一些更加優(yōu)質(zhì)的工作方法。要強化責任意識，將每一項具體的責任都劃分到具體的工作人員身上，這樣才能夠提高工作人員的主動性，避免出現(xiàn)消極懈怠的情況。特別是我國檔案管理工作存在一定的特殊性，因此就需要著重根據(jù)實際工作的狀況來進行探討，不能全盤照抄其他工作單位的一些經(jīng)驗，否則就有可能導致一些混亂情況的出現(xiàn)，造成不可彌補的損失。

3.3 完善工作制度

要結(jié)合實踐經(jīng)驗來不斷地完善工作制度，確保能夠發(fā)揮有效的規(guī)范作用。要打破傳統(tǒng)的固有觀念，保持積極進取的思維，加強工作制度上的創(chuàng)新。結(jié)合先進計算機信息化技術(shù)的應用來重構(gòu)工作模式，盡量深入考慮每一項細節(jié)性因素。并且要做好工作目標的設定，嚴格按照國家相關(guān)政策法規(guī)來開展具體的檔案管理工作。要朝著標準化的趨勢不斷發(fā)展。精確找準工作上的重心，將有限的工作資源應用到更加需要的地方中去。

四、結(jié)語

檔案管理工作是十分重要的，但是由于種種原因限制導致現(xiàn)階段開展檔案管理工作中還存在一些缺陷，工作效率不高。因此就需要在未來的發(fā)展進程中不斷的優(yōu)化工作模式，加強技能培訓，提高每一位工作人員的工作素養(yǎng)，確保檔案管理工作的高效進行。要保持創(chuàng)新的思維，學習先進的工作經(jīng)驗，需求來進行創(chuàng)新改進，提高檔案管理工作的效率。