做好辦公室工作
——對(duì)石化企業(yè)管理的意義

侯芳 中國(guó)石油化工股份有限公司天津分公司電儀中心 300270

引言：辦公室最為企業(yè)的管理樞紐，對(duì)企業(yè)的管理和運(yùn)營(yíng)有著很大的影響，是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，經(jīng)常搜集企業(yè)內(nèi)外的信息，加以分析整理，做出合適的企業(yè)發(fā)展方針與決策，以便更好的應(yīng)對(duì)市場(chǎng)上的各種風(fēng)險(xiǎn)。石化企業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的一個(gè)重要部分，石化企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展能夠不斷推進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，并且對(duì)于日常生活中的能源供應(yīng)也有著重要的影響。因此，對(duì)于石化企業(yè)來說，辦公室管理工作更應(yīng)該不斷加強(qiáng)。

一、辦公室工作對(duì)石化企業(yè)管理的意義

石化企業(yè)一般組織都比較復(fù)雜，每天日常工作的工作量很大，對(duì)于管理來說，確實(shí)不容易實(shí)現(xiàn)有效、層次分明的管理。尤其是近年來的發(fā)展速度過快，企業(yè)改革一直在不斷推進(jìn)，油價(jià)升高、經(jīng)濟(jì)增速放緩等等因素，都給石化企業(yè)帶來了新的挑戰(zhàn)，所以，石化企業(yè)更應(yīng)該將更多的注意力放在辦公室管理上，以便企業(yè)的內(nèi)部能夠正常運(yùn)行。而企業(yè)側(cè)需要制定出更加具有前瞻性的決策。辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)提出有針對(duì)性的建議和決策，為工作創(chuàng)造出更多的便利。還有，辦公室應(yīng)該配合領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行下屬部門的管理工作，幫助其樹立威信，這樣才能夠?qū)⑾聦賵F(tuán)隊(duì)打造的更好，保證了企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，是企業(yè)能夠不斷、穩(wěn)定的進(jìn)步。所以說，辦公室的有效管理對(duì)于企業(yè)來說有著重要意義。

二、加強(qiáng)石化企業(yè)辦公室管理的有效措施

1.明確職能，科學(xué)計(jì)劃

目前，由于歷史的遺留問題，石化企業(yè)的辦公室管理上還存在著很多的問題，對(duì)于管理機(jī)制上的這些問題，急需改進(jìn)，改善的關(guān)鍵就是要進(jìn)行明確的職能定位，將管理機(jī)制捋順。石化企業(yè)中辦公室的職能，也要根據(jù)當(dāng)前背景進(jìn)行重新的定義，在此過程中要明確今后的辦公室在石化企業(yè)中到底應(yīng)該扮演什么樣的角色。同時(shí)，根據(jù)企業(yè)自身的管理特點(diǎn)，對(duì)于辦公室的負(fù)責(zé)內(nèi)容要進(jìn)行明確的劃定，確保每名員工都清楚的知道自己豐澤的任務(wù)和責(zé)任。對(duì)于員工的調(diào)配要更加合理，并且不斷補(bǔ)充各方面的人才，保證石化企業(yè)的辦公室充滿激情和活力，這樣才能保證企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行，不斷進(jìn)步。

辦公室的計(jì)劃也要科學(xué)、合理的制定，根據(jù)石化企業(yè)的特點(diǎn)，通過總結(jié)形成自身目標(biāo)統(tǒng)一、職能明確的管理體系。這樣就保證了該體系能夠不斷更新，無論內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了怎樣的變化，都能做出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，這樣才能保證企業(yè)的效率和企業(yè)的管理質(zhì)量。

2建立考核激勵(lì)機(jī)制

長(zhǎng)期的工作中，工作人員難免會(huì)有不積極、工作效率低下的情況，這個(gè)時(shí)候就需要考核激勵(lì)制度，一方面是對(duì)員工的督促，確保其專業(yè)技能不斷進(jìn)步，另一方面也是對(duì)員工的激勵(lì)，通過獎(jiǎng)勵(lì)來調(diào)動(dòng)員工的積極性，保證工作效率。所以要盡快建立起一套成熟、完善、有效地考核激勵(lì)制度。考核的內(nèi)容要盡量細(xì)化，將日常工作中的積極性、效率等通通納入考核的范疇，這樣才能對(duì)員工從各個(gè)方面來進(jìn)行評(píng)價(jià)，保證了評(píng)價(jià)的準(zhǔn)確性，排除了片面評(píng)價(jià)對(duì)員工造成的不公平現(xiàn)象。在獎(jiǎng)勵(lì)懲罰方面也要進(jìn)行細(xì)化，對(duì)于工作積極，平時(shí)表現(xiàn)出色，能夠及時(shí)充分完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事宜的員工，要給與一些獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)一步增加其積極性，使員工看到進(jìn)步的空間，這樣才會(huì)更加積極地投身到工作中去。而對(duì)于一些工作不認(rèn)真，態(tài)度不端正的員工，必須要給以一定的懲罰，這樣才能督促其改正，并且保證了獎(jiǎng)懲的公平性，只要進(jìn)行合理的獎(jiǎng)懲，辦公室的工作效率一定會(huì)有顯著地提高。

3提高職員素質(zhì)

現(xiàn)代企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力是什么，毫無疑問是人才，這是企業(yè)能夠不斷發(fā)展進(jìn)步的基礎(chǔ)。如果辦公室的工作人員素質(zhì)差，一定會(huì)影響企業(yè)的日常工作和企業(yè)的效益，嚴(yán)重的情況甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的發(fā)展。所以，關(guān)于員工素質(zhì)這方面要給予高度重視，并且開展不斷的培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的綜合素質(zhì)。一般情況下，企業(yè)應(yīng)該做到這兩個(gè)方面，一是確保引進(jìn)的人才綜合素質(zhì)良好，二是企業(yè)內(nèi)部積極培養(yǎng)，提升現(xiàn)有員工的綜合素質(zhì)。只要做到這兩個(gè)方面，企業(yè)員工的綜合素質(zhì)一定會(huì)不斷提高。最后，又用到了激勵(lì)制度，可以通過一些獎(jiǎng)勵(lì)，讓員工能夠自發(fā)的去學(xué)習(xí)，這樣不僅保證了效率，也滿足了企業(yè)的需求。

4加強(qiáng)辦公信息系統(tǒng)建設(shè)

隨著近幾年來的計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代已經(jīng)正式到來，現(xiàn)代企業(yè)在日常辦公中用到了越來越多的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這是時(shí)代的走向，也是企業(yè)未來的發(fā)展趨勢(shì)。所以，提高辦公室的信息系統(tǒng)建設(shè)很有必要，這對(duì)于提高辦公室的管理有著巨大的幫助。通過運(yùn)用一些先進(jìn)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部信息的快速通信，大大的節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。并且辦公室的信息化系統(tǒng)建設(shè)能夠幫助我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)中的管理問題，以便及時(shí)的進(jìn)行解決，加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部溝通的便捷性，這無疑更加有助于企業(yè)的辦公室管理，奠定了石化企業(yè)辦公室管理的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語：

辦公室是企業(yè)管理的中樞系統(tǒng)，決定著企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)工作，辦公室的工作效率直接影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。所以，要做好企業(yè)的辦公室管理工作，這對(duì)于進(jìn)一步提高企業(yè)內(nèi)部管理質(zhì)量、推動(dòng)企業(yè)不斷發(fā)展有著重要的意義。在辦公室管理中難免會(huì)遇到一些難題，針對(duì)這些問題，石化企業(yè)要及時(shí)的提出解決辦法，已達(dá)到加強(qiáng)辦公室管理的目的，將辦公室的作用充分的發(fā)揮出來，增強(qiáng)石化企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。