探析事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

羅惠芬 廣東省特種設(shè)備檢測研究院順德檢測院 廣東順德 528300

國家機(jī)構(gòu)中,事業(yè)單位占有重要地位,起到的作用不可忽視.事業(yè)單位的良好健康發(fā)展能夠為國家和社會安定有序打下牢固的基礎(chǔ).事業(yè)單位檔案管理工作就是對工作人員的原始檔案信息和檔案原件進(jìn)行分類管理和統(tǒng)計,并提供相關(guān)服務(wù)和管理的工作.

1.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和問題

1.1 事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的重視

事業(yè)單位在全國行業(yè)領(lǐng)域中一向是保持著高姿態(tài),所以有很多事業(yè)單位在行業(yè)改革發(fā)展中總是不盡人意.部分事業(yè)單位在檔案管理工作中同樣也會對其缺乏重視,檔案管理工作人員沒有形成強(qiáng)烈的工作意識,單位部門沒有將監(jiān)督工作落實到實處,對檔案管理工作流于形式,難以發(fā)揮其對事業(yè)單位的積極促進(jìn)作用.與此同時,由于重視程度不高,在管理檔案工作中的投入也就降低,無論是檔案管理人員、還是檔案管理資金甚至是相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),都捉襟見肘,不能保證檔案管理工作能夠順利展開.除此以外,沒有標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制也讓檔案管理工作成為一句口號.

1.2 事業(yè)單位的檔案管理硬件軟件設(shè)備落后

盡管在很多事業(yè)單位中設(shè)有專門的檔案管理室,但也不能阻擋檔案管理設(shè)備落后的窘狀,在檔案管理中與國家標(biāo)準(zhǔn)化要求過大已經(jīng)司空見慣.有的事業(yè)單位甚至仍舊使用著較為傳統(tǒng)的設(shè)備,與現(xiàn)代化管理理念天差地別.檔案室報警設(shè)備安裝不到位也會讓檔案處在不安全狀態(tài).沒有行之有效的檔案管理機(jī)制,也會影響到檔案保護(hù)工作,造成資料缺失.

1.3 檔案管理工作人員缺乏專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平

事業(yè)單位檔案管理工作是一項十分具有專業(yè)性的工作,由于單位對檔案管理的重視程度不足,檔案管理人員匹配上存在很多問題.首先就是工作人員的管理能力和專業(yè)技能不足,在對檔案進(jìn)行管理保存的時候,往往就會出現(xiàn)檔案管理缺失或者是遺漏現(xiàn)象,并且還會出現(xiàn)沒有及時對檔案進(jìn)行移交或者立卷.其次就是檔案管理人員沒有形成認(rèn)知,沒有將工作責(zé)任和實際工作相結(jié)合,在工作中經(jīng)常敷衍了事,難以提升工作效率和質(zhì)量.

1.4 檔案管理工作方式比較落后

檔案管理工作雖然屬于行政性工作,但是其管理方法和技術(shù)也是可以隨著社會的發(fā)展而變化的,如今很多事業(yè)單位在檔案管理工作中沒有將先進(jìn)的管理方法和管理技術(shù)引進(jìn)管理工作中,出現(xiàn)與時代脫節(jié)的現(xiàn)象,這就導(dǎo)致檔案管理的操作性降低.檔案管理人員缺乏應(yīng)用信息化技術(shù)的能力,在檔案管理工作中管理方式也相對較為落后,難以推動檔案管理工作向著現(xiàn)代化腳步發(fā)展,更不能保證檔案資料的安全性和完整性.

2.事業(yè)單位檔案管理的原則

事業(yè)單位在檔案管理工作中,要把握一定的原則,才能夠保證檔案原理工作能夠在事業(yè)單位中發(fā)揮重要作用,進(jìn)而形成一個良好的內(nèi)部檔案管理環(huán)境.

第一,事業(yè)單位在管理檔案的時候要注重規(guī)章制度的靈活性和規(guī)范性.事業(yè)單位不同于民辦企業(yè),制定檔案管理制度是要以國家編訂的相關(guān)文件作為基礎(chǔ),這就需要事業(yè)單位管理檔案工作中兼具職責(zé)與權(quán)益,將崗位工作標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)相結(jié)合,責(zé)任落實到具體的工作崗位和負(fù)責(zé)人.與此同時,事業(yè)單位要注重檔案管理工作人員的合法權(quán)益保護(hù),為他們營造出一個穩(wěn)定的工作環(huán)境,以有效的激勵措施調(diào)動員工工作積極性,降低工作人員流動,保證檔案管理質(zhì)量.

第二,事業(yè)單位在檔案管理的時候要加強(qiáng)執(zhí)行力,將制定而成的規(guī)章制度落實到實處,檔案管理制度要動態(tài)化調(diào)整,不斷更新條例,增加新內(nèi)容,以保證檔案管理工作得以順利開展.在工作過程中要善于發(fā)掘問題,解決問題,若是制度出現(xiàn)漏洞則要及時完善,讓整個工作更加合理化、合法化.

3.事業(yè)單位在檔案管理工作中的創(chuàng)新管理思路

3.1 單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作,提高監(jiān)管力度

國家相關(guān)部門要強(qiáng)化宣傳檔案管理工作的重要性,單位要提升對檔案管理工作的認(rèn)識,在管理檔案中必須要引起各部門和領(lǐng)導(dǎo)重視.建立一套完整的檔案管理制度,與事業(yè)單位的實際發(fā)展情況相結(jié)合,融入檔案管理的實際需求.制定而成的檔案管理制度要具有極好的操作性,在具體工作中能夠發(fā)揮實效,既能夠約束檔案管理工作人員,也能約束領(lǐng)導(dǎo),在事業(yè)單位內(nèi)部形成一個公平公正的管理環(huán)境.建立相應(yīng)的獎勵和懲罰制度,對檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)有力監(jiān)督,讓檔案管理工作人員能夠全身心的投入到檔案管理工作中.檔案管理部門在執(zhí)行制度的時候要具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性,賞罰分明,將任何失職或者是不遵守制度的人員做出處理.

3.2 增加檔案管理投入力度,給予多項支持

充足的管理人員和資金是提升檔案管理的最佳途徑,管理檔案的工作人員最需要保證其穩(wěn)定性和持續(xù)性,這就要求工作人員能夠全身心的投入到工作之中,避免身兼多職,這樣會嚴(yán)重影響工作的質(zhì)量,也回降低工作人員的積極性.事業(yè)單位要對工作人員的工作職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)描述,明確工作內(nèi)容和工作任務(wù),科學(xué)管理工作人員,這樣才可以保證提高檔案資料的完整度.充足的資金支持足以提升管理工作的安全與穩(wěn)定,將檔案室與其他工作場地分開,是可以在一定程度上提升檔案資料安全性的,在檔案室安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備,也會大大降低檔案失竊問題.

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),提高檔案管理工作效率

信息化技術(shù)發(fā)展提高了行業(yè)工作效率,將檔案管理工作結(jié)合信息化技術(shù)能夠提供管理工作的效率和質(zhì)量,提升管理檔案的層次,使其在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其擁有效能.事業(yè)單位要充分落實信息化建設(shè),將檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確的落入到數(shù)據(jù)庫平臺,通過文字、圖片、影像等多種方式進(jìn)行存儲,保存檔案的時候要綜合電子檔案和紙質(zhì)檔案.聘請專業(yè)的技術(shù)人員利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)共同打造出檔案信息管理平臺,這樣便可以實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享,為使用者提供更加高效優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù),提升檔案的利用率,也方便對信息數(shù)據(jù)的查詢.

3.4 增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理保密工作

檔案庫房建設(shè)必須要嚴(yán)格按照國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)和注意事項建設(shè),不能將檔案管理庫房隨意安放在辦公樓最底層.檔案庫房的保護(hù)措施要加強(qiáng),避免閑雜人員進(jìn)入.與此同時還要嚴(yán)格控制區(qū)分辦公室和閱覽室,安排專人負(fù)責(zé).檔案管理工作人員要準(zhǔn)確區(qū)分保密期限和保管期限,明確檔案的實現(xiàn)意義和歷史意義,全面確認(rèn)檔案管信息的保存價值.

結(jié)束語

檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分,必須要增強(qiáng)重視程度.在新時代下,檔案管理在事業(yè)單位中似乎仍未得到全面重視,想要提升檔案管理水平就不得不密切社會需求,加大人力和財力投入,結(jié)合信息化建設(shè),讓檔案管理工作成為推動事業(yè)單位發(fā)展的重要力量.