試論企業(yè)會計信息化檔案管理

何曉萌

摘 ? 要：隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，會計信息化工作水平也有了顯著的提高。但是企業(yè)在會計信息化檔案管理方面仍舊處在資料的保存和管理的操作上，所以如何要加強對企業(yè)會計信息化檔案管理的研究工作，使其能夠在企業(yè)的會計信息管理中發(fā)揮重要的作用。本文中首先提出了會計信息化檔案的特點：載體多樣性、形式特殊性、信息處理便易性、保管條件高等，其次分析了會計信息化檔案管理中出現(xiàn)的一些安全性隱患問題，最后針對問題提出了相應的對策及實施，旨在為企業(yè)會計信息化檔案管理的相關工作者提出理論性的參考內(nèi)容。

關鍵詞：企業(yè)會計 ?檔案管理 ?信息化 ?研究

中圖分類號：G275.9 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）06（b）-0161-02

在我國，計算機技術的飛速發(fā)展和廣泛應用讓信息化早已成為了企業(yè)的核心思想。會計信息化作為企業(yè)信息化的重要組成部分，由于會計信息化下的會計信息可以瞬間生成，這樣不僅可以使企業(yè)的會計信息使用者能夠快速、準確地獲取最有效的信息服務，了解企業(yè)經(jīng)營和財務方面的最新動態(tài)，還可以對企業(yè)決策的產(chǎn)生一定的影響。會計檔案信息化管理是我國企業(yè)，尤其是中小企業(yè)發(fā)展的必然要求，信息是會計核算的源頭，只有保證其準確性、及時行，才能使企業(yè)做出正確的決策。推動會計信息化建設，勢必會推動企業(yè)的發(fā)展，使企業(yè)能夠持續(xù)健康的發(fā)展。

1 ?會計信息化檔案的特點

1.1 會計信息化檔案的載體多樣性

以往傳統(tǒng)的會計信息檔案，都是以紙張為載體，記錄會計信息的相關數(shù)據(jù)，如會計憑證、會計報表等，它能夠?qū)ζ髽I(yè)中某一段時間內(nèi)的財務狀況進行反映和體現(xiàn)，這種手工記錄會計信息的方式，耗費了大量的人力、物力、財力，同時由于人工操作會產(chǎn)生一定的誤差，所以會計信息失真的現(xiàn)象比比皆是。而企業(yè)實行會計電算化后，會計信息化檔案的管理就非常便捷，它徹底擺脫了人工記錄的繁瑣，將以紙張為載體轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮咏橘|(zhì)進行存儲，可以將會計相關信息存儲在計算機硬盤中，可以在U盤中，也可以在其他的移動介質(zhì)中，這種存儲載體的多樣性，為信息使用者提供了便利，同時也提高了企業(yè)工作的效率。

1.2 表現(xiàn)形式的特殊性

傳統(tǒng)的會計檔案信息，都是記錄在紙上，如果信息量少，查詢和記錄可能不受時間的影響，但是如果會計信息量非常大，記錄會費時費力，而且查詢起來需要耗費大量的時間，與此同時，傳統(tǒng)會計信息的記錄形式所占的空間很大，但是里面所包含的有價值的信息卻少之又少。進入會計信息化時代，利用計算機對會計信息數(shù)據(jù)進行存儲，不僅方便，而且省時省力，當會計信息使用者在查詢信息時，也可以快速、準確的查詢。

1.3 信息處理的便易性

企業(yè)會計信息化檔案管理是在計算機上進行，這樣可以通過計算機技術對會計信息數(shù)據(jù)進行歸納和分類，提高工作效率，使企業(yè)管理更加科學化，使用者查詢會計信息數(shù)據(jù)更加快速和準確。

1.4 保管條件較高

會計信息化檔案在享受存儲便利的同時，也要注意對存儲介質(zhì)的保管，由于存儲介質(zhì)是高科技的產(chǎn)品，在儲存過程中，會因為一些不利的因素對其造成損壞，如溫度影響、濕度影響等，所以要注意保證存儲介質(zhì)的放置環(huán)境，要對齊妥善保管。

2 ?會計信息化檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1 信息安全性問題

網(wǎng)絡時代中，給企業(yè)帶來信息便利的同時，也存在著信息的安全隱患問題?；ヂ?lián)網(wǎng)時代信息資源的互通有無是其主要的特征，但是企業(yè)中在使用、傳遞會計信息的同時，信息的安全性令人非?？皯n，這主要有兩個方面，其一是軟件系統(tǒng)的漏洞帶來的安全隱患;其二是外來攻擊帶來的安全隱患。傳統(tǒng)的手工記賬查賬時代已經(jīng)一去不復返，取而代之的是通過計算機存儲介質(zhì)實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的存儲工作，會計信息數(shù)據(jù)在計算機中拷貝復制等只需要不到1s的時間，這樣信息的安全性得不到有效的保障，所以安全性能非常低。而會計信息數(shù)據(jù)是企業(yè)中財務狀況的真實反映，一旦信息泄露，將給企業(yè)帶來嚴重的影響，所以會計信息化檔案管理問題是現(xiàn)階段企業(yè)中應該著重重視的問題。

2.2 主觀因素造成的安全隱患

第一，企業(yè)中內(nèi)部控制工作不足?，F(xiàn)階段，有的企業(yè)中對內(nèi)部控制工作不夠重視，認為只要抓好業(yè)務工作，就能實現(xiàn)企業(yè)的長足發(fā)展，抓好業(yè)務工作在短期內(nèi)可以給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益，但是從長遠考慮，如果不重視內(nèi)部控制工作，則企業(yè)內(nèi)部會管理混亂，對長期發(fā)展不利;有的企業(yè)中雖然制定了相應的內(nèi)部控制制度，但是制度形同虛設，如對于會計信息數(shù)據(jù)安全制度方面，如果不能引起重視，則會給企業(yè)的會計信息帶來嚴重的安全隱患。企業(yè)中保護會計信息數(shù)據(jù)安全性的軟件較少，這樣會計信息數(shù)據(jù)的安全性缺失，造成數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象嚴重。第二，對會計信息化的認識片面。目前大多數(shù)的企業(yè)認為會計信息化就是利用計算機進行會計數(shù)據(jù)的記錄，認為會計電算化工作就是會計信息化檔案管理工作，這種主觀的認識，使會計信息化工作的意義完全喪失。

3 ?對策及實施

3.1 確保安全性

會計信息的安全性，需要有相關的管理制度進行規(guī)范，企業(yè)中應該根據(jù)相應的法律法規(guī)條款，并結(jié)合企業(yè)的實際情況，制定企業(yè)內(nèi)部會計信息化檔案管理制度，并輔以相應的實施細則，明確崗位的相關職責，將責任落實到個人，加強監(jiān)督管理制度。除了要有相應的管理制度對會計工作進行安全性保障外，還要對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)進行安全的防護，要設置相應的防火墻。對于計算機操作人員而言，要設置相應的訪問權限，必須要有賬號密碼或者指紋等才能進行登錄和操作，對于系統(tǒng)的訪問，要有相應的記錄情況。同時對于電腦系統(tǒng)內(nèi)部軟件要進行定期的升級和查殺病毒，保證網(wǎng)絡信息的安全性。對所存儲的信息要設置相應的密碼，同時要進行網(wǎng)絡備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。企業(yè)中比較重要的財務信息，最好不要與互聯(lián)網(wǎng)相連接，只是與企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡連接，這樣最大限度的保證了信息的安全。

3.2 建立數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)

企業(yè)中應制定相應的規(guī)章制度，用以規(guī)范會計信息化工作，使其更加規(guī)范。企業(yè)中應格外重視信息數(shù)據(jù)庫的安全性，除了要進行安全操作的識別外，還要在重要信息數(shù)據(jù)更改前設置備份的功能。建立數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)，并嚴格規(guī)范操作制度，要明確操作的職責、操作權限、操作程序等，并制定相應的操作細則制度。除此之外，要保證計算機設備的運行環(huán)境，對計算機設備進行定期的維護和保養(yǎng)，機房內(nèi)要注意通風和防水防潮，對進出入機房的人員做相應的規(guī)定，最大限度的保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)運行的安全。

3.3 重視培養(yǎng)檔案管理人才

企業(yè)可以從高等院校應屆畢業(yè)生中聘用對現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫技術、財務核算業(yè)務和便攜式檔案管理較為精通的綜合型人才到本企業(yè)擔任信息化會計檔案管理專門人員;也可以對本企業(yè)負責會計檔案保管的人員進行定期再教育，增加他們對電子會計檔案的管理經(jīng)驗。

4 ?結(jié)語

綜上所述，隨著會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，會計業(yè)務在發(fā)生變化的同時，會計信息化檔案管理工作也發(fā)生著一系列的變化。在網(wǎng)絡信息時代下，會計信息化工作是時代發(fā)展的必然，這就預示著傳統(tǒng)的以手工記賬的時代完全過去，而會計檔案管理的電子化時代到來。在網(wǎng)絡信息化時代，會計信息化給企業(yè)的工作帶來了諸多的便利，但同時網(wǎng)絡的安全性能也應該得到一定的重視，在會計信息化工作中要防范風險的發(fā)生，提高網(wǎng)絡安全的意識，使會計信息化工作能夠持續(xù)穩(wěn)定的開展，與此同時，要重視企業(yè)會計信息化檔案管理工作，為企業(yè)的長足發(fā)展奠定堅實基礎。

參考文獻

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