事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

馮婭

摘 ? 要：近年來，我國的事業(yè)單位在不斷發(fā)展和轉(zhuǎn)型，事業(yè)單位要想獲得進步和發(fā)展就一定要結(jié)合社會現(xiàn)狀來進行改革。檔案管理作為事業(yè)單位的核心工作內(nèi)容，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略作用，能夠為事業(yè)單位的資料查考提供重要的依據(jù)。由于檔案管理需求不斷改變，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)難以滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理需求，這就要求要做好檔案管理的創(chuàng)新。本文就事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路和方法進行探究，旨在為人們提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 ?檔案管理 ?創(chuàng)新思路

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）06（b）-0155-02

社會在不斷發(fā)展和進步，為了適應(yīng)時代的發(fā)展，事業(yè)單位在檔案管理過程中也應(yīng)該與時俱進，不斷創(chuàng)新檔案管理的模式和方法，將先進的管理理念和管理技術(shù)靈活應(yīng)用到檔案管理中，促進事業(yè)檔案管理的規(guī)范化、信息化和科學(xué)化發(fā)展。然而從實際的情況來看，事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀不佳，還存在著各種問題，這應(yīng)當引起事業(yè)單位的高度重視。

1 ?事業(yè)單位檔案創(chuàng)新的必要性

1.1 事業(yè)單位的檔案管理需要不斷自我更新

事業(yè)單位的檔案管理具有非常重要的價值，建立檔案是為了能夠更好地利用檔案。檔案最重要的作用就是參考作用，做好事業(yè)單位的檔案管理能夠為以后的發(fā)展提供一手資料，同時還能能夠讓事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及時了解工作開展的情況。而要想充分發(fā)揮出檔案的重要價值和作用就要求事業(yè)單位要做好檔案管理的自我更新，結(jié)合社會的進步以及事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型來不斷優(yōu)化檔案管理，確保事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展適應(yīng)時代的要求[1]。在新時期，文化領(lǐng)域、經(jīng)濟領(lǐng)域和政治領(lǐng)域都對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求和新的挑戰(zhàn)，這對于事業(yè)單位的檔案管理來說是以后工作的方向。因此，事業(yè)單位在新時期要不斷強化檔案管理的工作力度，構(gòu)建完善的事業(yè)單位管理工作體系，確保事業(yè)單位檔案管理工作的標準化，將各種先進的現(xiàn)代技術(shù)靈活應(yīng)用在事業(yè)單位的檔案管理中，不斷創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的工作模式，讓事業(yè)單位的檔案管理工作的運行狀態(tài)和業(yè)績能夠以更客觀的手段展示出來，強化人民群眾對事業(yè)單位檔案管理工作的理解。

1.2 確保檔案管理的系統(tǒng)性和標準性是檔案管理的重要任務(wù)

在事業(yè)單位的整個檔案管理工作中，確保檔案管理方法和管理流程的系統(tǒng)性性和標準性是非常重要的任務(wù)，只有做好了事業(yè)單位的檔案管理才能提高事業(yè)單位的工作能力和服務(wù)品質(zhì)，充分發(fā)揮檔案的重要作用來為人們提供服務(wù)，發(fā)揮出檔案的重要價值。隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化管理是時代的要求，為了讓事業(yè)單位的檔案管理能夠符合檔案管理的現(xiàn)代化要求，就要求事業(yè)單位一定要加強對檔案管理的重視程度，及時創(chuàng)新檔案管理的理念和方法來確保檔案管理的標準性和系統(tǒng)性。例如在環(huán)境衛(wèi)生的檔案管理中，只有確保檔案管理的系統(tǒng)性和標準性才能幫助人們及時掌握環(huán)境衛(wèi)生的工作進展以及歷史變遷，而機關(guān)員工也能夠及時對所有的環(huán)衛(wèi)設(shè)備的應(yīng)用情況進行掌控，以便環(huán)衛(wèi)部門以及其他的相關(guān)部門做好工作籌劃和工作執(zhí)行。

1.3 檔案管理是事業(yè)單位目標考核的硬性指標

在事業(yè)單位的目標考核中，檔案管理是一個重要的硬性指標，加強檔案管理的創(chuàng)新是檔案管理科的重要任務(wù)，同樣也是重要的工作目標。檔案管理的工作內(nèi)容包括檔案收集整合、保管檢索等，隨著時代的不斷發(fā)展，各種檔案種類和數(shù)量越來越多，容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)零亂、分散的情況[2]。而要想改變這種情況，就一定要提高檔案管理的管理水平。因此，在實際的檔案管理中，就應(yīng)該不斷完善檔案管理工作，加強對各種類型檔案的整理和歸納，強化檔案的整合力度，不斷提高檔案管理的效率和質(zhì)量，構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。

2 ?事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 事業(yè)單位對檔案管理的重視程度低

從實際的情況來看，一些事業(yè)單位并沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，在經(jīng)濟效益最大化的認知下，一些事業(yè)單位并沒有將檔案管理工作列入到單位的重要議事日程中，對于檔案管理人員的工作考核也并沒有結(jié)合檔案管理的工作制度來進行更為合理的考核，導(dǎo)致管理人員的工作積極性不高，檔案管理措施的執(zhí)行力度不夠[3]。

2.2 檔案管理的軟件配置和硬件配置比較落后

由于思想上對檔案管理不夠重視，導(dǎo)致事業(yè)單位沒有投入足夠的資金和設(shè)備來改善檔案管理的工作，一部分的事業(yè)單位檔案管理的辦公條件不佳，沒有建立獨立的檔案室，而是將檔案室和辦公室或者接待室融為一體，沒有做好檔案的保護工作。在實際的檔案管理中，沒有做好檔案的分類整理，檔案柜和檔案管理沒有統(tǒng)一，日常檔案的管理和擺放都沒有一定的標準，缺乏規(guī)范性，檔案管理的現(xiàn)有設(shè)施以及管理的保密度都達不到八防的要求。

2.3 檔案管理方法不夠完善

采取科學(xué)、可靠的檔案管理方法是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑，但是從實際的情況來看，一些事業(yè)單位的檔案管理方法不夠完善，導(dǎo)致檔案管理的權(quán)責(zé)難以到位，嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量[4]。一些事業(yè)單位雖然建立了檔案管理的相關(guān)制度，但是卻并沒有限度檔案組卷和保管的要求，導(dǎo)致檔案保管和組卷缺乏規(guī)范性。由于信息時代的發(fā)展，一些事業(yè)單位逐漸將信息技術(shù)引入到檔案管理中，檔案管理中的信息技術(shù)覆蓋面在逐漸增加，計算機引入的比率也在提高，但是卻缺乏健全的信息系統(tǒng)，不能確保檔案信息化管理的有效執(zhí)行，在實際的檔案管理中，檔案管理的程序不夠規(guī)范，采用的檔案管理技術(shù)不合理，檔案的歸檔、收集和整理不夠及時。

3 ?事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路和方法

3.1 提高事業(yè)單位檔案管理的重視程度

要提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率和制定，做好檔案管理創(chuàng)新工作，就一定要加強事業(yè)單位檔案管理的意識，可以從上而下運作來提高整個事業(yè)單位人員的檔案管理意識。在實際的工作中，要列出檔案管理具體、詳細的工作要求，并將其納入到事業(yè)單位的日常培訓(xùn)中，將檔案管理的工作質(zhì)量和管理人員的年中考核以及年末考核掛鉤，以此來激勵和約束檔案管理人員的檔案管理工作。事業(yè)單位的檔案管理往往涉及到較多部門，僅僅憑借著檔案管理部門的檔案管理工作很難達到現(xiàn)代化的檔案管理要求。因此，一定要提高整個事業(yè)單位相關(guān)人員的檔案管理意識，提高相關(guān)人員檔案管理的配合度，檔案管理部門的人員可以通過實例講解或者演示來對其他人員進行檔案管理重要性的宣傳，不斷提高工作人員的工作積極性和責(zé)任心，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、信息化和市場化。

3.2 完善檔案管理的軟硬件配置

要做好檔案管理的創(chuàng)新工作完善檔案管理的軟件配置和硬件配置是基礎(chǔ)。事業(yè)單位可以從建立健全的體制、完善檔案管理制度方面來完善檔案管理的軟件配置，結(jié)合檔案形成規(guī)律來構(gòu)建更加完善和系統(tǒng)的檔案質(zhì)量標準，讓檔案管理的過程有章可循，確保各個科室和部門做好檔案的整理、編目和組卷工作。在實際的檔案管理中，要結(jié)合檔案管理的現(xiàn)代要求來完善軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，構(gòu)建符合當納管理八防要求的檔案庫房和檔案管理設(shè)備。另外，我國已經(jīng)全面進入了信息時代，信息技術(shù)的出現(xiàn)為檔案管理創(chuàng)新提供了契機，因此事業(yè)單位還應(yīng)該充分利用信息技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理的工作模式和工作方法，最大限度處理相關(guān)的檔案信息和資源，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢來提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，事業(yè)單位可以以此為切入點來配置檔案管理的軟件和硬件，將事業(yè)單位的檔案管理由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化。

3.3 創(chuàng)新檔案管理的調(diào)控方式

在實際的檔案管理中，應(yīng)該創(chuàng)新調(diào)控方式，可以將過程管理模式納入到檔案管理中。在實際的檔案管理中，應(yīng)該做好相關(guān)檔案文件的審查、收集和整理，在每個年度的年末都要對相關(guān)的文件進行驗收，做好檔案的歸檔工作，強化檔案保管。對于檔案管理人員可以通過構(gòu)建工作合同制、監(jiān)理制以及契約制等約束機構(gòu)來約束檔案管理工作，從而提高檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。對于檔案的收集、整理、歸檔等，都應(yīng)該構(gòu)建統(tǒng)一性的管理標準和規(guī)范操作方法。檔案管理的過程中還應(yīng)該明確相關(guān)工作人員的權(quán)責(zé)，明確劃分檔案管理相關(guān)的各個崗位關(guān)系。結(jié)合《檔案法》、《檔案管理辦法》來對各個崗位的職能和要求進行重新梳理，明確崗位職責(zé)，以具體的崗位職責(zé)來約束工作人員的工作內(nèi)容和工作力度。對于檔案管理者來說，由于其是檔案管理的專業(yè)人士和決策者，所以一定要具備和崗位匹配的專業(yè)管理理念，不斷學(xué)習(xí)先進的管理知識來提高自身的管理水平和管理能力，結(jié)合自身的知識點以及經(jīng)驗來為檔案管理創(chuàng)新提供輔助。

近年來，我國的信息技術(shù)在不斷發(fā)展，將信息技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理中能夠優(yōu)化檔案管理，因此，事業(yè)單位一定要充分利用信息技術(shù)，促進檔案管理的信息化發(fā)展。事業(yè)單位應(yīng)該建立數(shù)字化管理技術(shù)，將數(shù)字化運用到檔案管理信息平臺中，在信息技術(shù)的輔助下選擇最佳的途徑來做好信息的分類處理和歸檔、保存。將信息技術(shù)引入到事業(yè)單位的檔案管理中，能夠讓檔案的整理和匯總更加便捷和清晰。在實際引入信息技術(shù)時，可以結(jié)合事業(yè)單位的檔案管理要求來構(gòu)建現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)鏈接，充分利用計算機來對檔案進行掌控和編排，采用計算機語言來對檔案進行分類和入庫。

4 ?結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理具有重要的價值，在新時期要加強事業(yè)單位的檔案管理，發(fā)揮檔案的重要價值，就要求要創(chuàng)新檔案管理的管理模式和方法。事業(yè)單位要加強對檔案管理的重視程度，完善檔案管理的軟硬件配置，同時創(chuàng)新檔案管理的調(diào)控方式，將信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，優(yōu)化檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

參考文獻

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