淺議突發(fā)事件對檔案的危害及應對策略

范文超 航天系統(tǒng)部參謀部檔案館

檔案安全對于社會發(fā)展而言，具有相當?shù)闹匾?。近年來，國際檔案界在如何收集、保管、利用好檔案的同時，愈發(fā)注重如何減少突發(fā)事件對檔案館的破壞。下面，筆者結(jié)合實際，從突發(fā)事件對檔案的危害與應對策略提出了自己的見解。

一、突發(fā)事件對檔案的危害

突發(fā)事件往往具有突發(fā)性、不確定性、不可預見性甚至不可抗拒性。因此，一旦發(fā)生突發(fā)事件，將會給檔案造成損毀，甚至毀滅性的災難。在目前的檔案管理工作中，存在著一些安全威脅，檔案的安全管理尤其重要。從不可抗的因素來看，如：

（一）自然災害對檔案的危害

自然災害包括地震、火災、泥石流、海嘯、洪水等。比如：1995年日本神戶地震，震區(qū)的部分電子文件信息永遠消失。又如：火災，發(fā)生火災后的酸性氣體不僅會脆化檔案，還會讓檔案報廢，甚至會給檔案帶來災難性的毀滅。據(jù)資料統(tǒng)計，建國以來，全國各級各類檔案館發(fā)生了近百次直接火災，共燒毀了檔案300多萬卷，造成了巨大損失；再如：泥石流沖毀北川縣檔案館1000平方米館舍，116000卷檔案受損嚴重；此外，2004年印度洋發(fā)生的海嘯，直接導致當?shù)貦n案館的文件和照片檔案被徹底損毀。其中，班達亞齊省檔案館失去了80%的照片檔案；最后，還有洪水，佛羅倫薩的洪水沖毀了意大利國家中心圖書館中的200萬卷的文件資料。可見，自然災害對檔案的危害有多么巨大。

（二）人為因素對檔案的危害

人為因素對檔案的危害同樣不可小覷。比如：戰(zhàn)爭對檔案的損毀是非常嚴重的。比如：1999年，以美國為首的北約對南斯拉夫進行轟炸，南斯拉夫大量珍貴檔案毀于戰(zhàn)火。又如：2001年的“9.11”恐怖襲擊事件，美國世貿(mào)大廈中數(shù)以萬計的檔案與計算機中的大量數(shù)據(jù)被損毀?？梢姡瑧?zhàn)爭對檔案的破壞是多么巨大。

二、應對策略

（一）增強安全意識

重視是做好突發(fā)事件發(fā)生的關(guān)鍵，檔案人員首先要在思想上提高應對突發(fā)事件的意識，只有重視突發(fā)事件，才能對突發(fā)事件的征兆具有敏感性。大多數(shù)情況下，突發(fā)事件發(fā)生之前都會有一些征兆。如果檔案人員缺乏安全意識就有可能忽視這些因素，進而失去突發(fā)事件發(fā)生時挽救檔案的最佳時機。因此，只有提高檔案工作人員安全意識，防范意識，責任意識，堅持嚴格管理，安全第一，預防為主的原則，才能預防突發(fā)事件的發(fā)生。

（二）制定突發(fā)事件的預案

對于可能發(fā)生的突發(fā)事件，首先應掌握這些災害性突發(fā)事件的特征、危害及防范、應對、急救的基本常識。改善檔案保管環(huán)境，加強檔案庫房建設，硬件設備的投入才是檔案安全的基礎(chǔ)，采取相應的有效措施很有必要。一是做好物資上的準備。比如檔案館內(nèi)在任何情況下都應保持安全出口和疏散通道暢通無阻，安全出口不應少于兩個，并設置明顯標志；禁止將煙火、明火、易燃易爆的化學物品帶入館內(nèi)；各類安全器材和設置及自動報警系統(tǒng)裝置要保持良好狀態(tài)；防止檔案館出現(xiàn)建筑危房、電源和水源線路管道老化；預備應急燈、手電筒、繩子、錘子等物品；將館藏檔案劃分等級保管，珍貴檔案裝入1人能扛得動的箱子保存，將重要檔案以縮微或光盤、磁盤的方式備份管理，便于發(fā)生突發(fā)事件發(fā)生時轉(zhuǎn)移攜帶；此外，還要有備用的檔案倉庫。二是制定應對可能發(fā)生的各類突發(fā)事件的具體行動方案，即緊急狀態(tài)下采取應急措施的預案。比如一旦發(fā)生突發(fā)事件，由誰統(tǒng)一指揮，如何分工，如何報警，如何與上級有關(guān)部門請求救援，如何組織檔案搶救與轉(zhuǎn)移，如何調(diào)度車輛，如何控制和保護現(xiàn)場，如何做好善后工作等等，都應該有清晰可行的方案，并定期組織演練。

（三）加強檔案館基礎(chǔ)設施的建設

檔案館是集中保存檔案的地方，檔案館的建筑質(zhì)量以及設施的配備情況對檔案的保護起著至關(guān)重要的作用，改善檔案保管環(huán)境，從源頭上保證檔案安全。首先，檔案館的建設要嚴格按照建筑安全規(guī)定，在確保工程質(zhì)量的前提下，防止檔案館建設在地下管線復雜、地基松動，暴力事件和火災的高發(fā)區(qū)域，降低自然災害對檔案造成損害的可能性。其次，結(jié)合檔案庫房安全保護的實際需求，配備安全防控設備。檔案館內(nèi)應配備完善的監(jiān)控系統(tǒng)，比如：火災報警系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、庫房溫濕度調(diào)解系統(tǒng)、視頻系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等，及時更換過期的器材，對可能引發(fā)災情的因素時刻監(jiān)控，做到防患于未然。

（四）做好突發(fā)事件的處理工作

保障檔案安全是新形勢下檔案管理人員的神圣職責，我們應該依靠科學的手段，建立檔案保障管理體系和檔案管理制度，正確處理，安全管理，積極利用各單位和各部門的紐帶關(guān)系，配合檔案管理者?？梢詮囊幌聨讉€方面實施：

一是立即報告。要及時報警并向上級部門報告災情，為事件處置贏得寶貴時間。二是組織搶救。在向上級和有關(guān)部門請求救援的同時，要根據(jù)不同突發(fā)事件的不同災情，確定現(xiàn)場搶救方案，明確分工，迅速組織搶救。三是保護現(xiàn)場，要在第一時間劃定事件現(xiàn)場的控制范圍，組織保護人員、保護現(xiàn)場，防止檔案被搶被盜。四是配合協(xié)調(diào)?，F(xiàn)場搶救或救護，往往需要各有關(guān)部門的參與和支援，除服從上級領(lǐng)導現(xiàn)場指揮外，局（館）領(lǐng)導要善于協(xié)調(diào)配合各方面的力量，合理配置人力物力。五是做好善后處理工作。對事件造成的損害要及時做出準確、科學的評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，并及時向上級報告處置突發(fā)事件的情況，請求領(lǐng)導幫助解決因突發(fā)事件造成的困難和問題，采取相關(guān)積極措施，盡快恢復正常工作。

三、結(jié)語

由于突發(fā)事件具有突發(fā)性且突發(fā)事件對館藏檔案造成的損毀往往不可估量，因此，我們應該經(jīng)常進行演練。只有經(jīng)常演練，這樣才能做到萬一突發(fā)事件發(fā)生時，心中不慌亂，更好的保護個人的人身安全和館藏檔案的安全。