檔案信息化建設(shè)與檔案管理探究

徐耀文 朱亞麗

南京市公安局江寧分局，江蘇南京 211100

1 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題

1.1 缺乏正確的認識

當(dāng)前檔案管理工作存在著一系列的障礙，首先要承受的是意識形態(tài)。許多單位從負責(zé)人到經(jīng)理都缺乏對檔案管理工作改革的認識。檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性嚴重缺乏。管理人員不愿意改進傳統(tǒng)的管理方法和管理理念，使管理水平長期難以提高、改進。檔案管理的改革與發(fā)展，不僅要以嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度來實現(xiàn)，還要與現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建科學(xué)、現(xiàn)代化的管理體系，提高管理效率。只有首先認識到檔案管理信息化的定位和重要性，才能實現(xiàn)檔案管理工作向標準化、標準化的全面轉(zhuǎn)變。

1.2 缺乏投入的力度

檔案管理工作的信息化建設(shè)意味著檔案管理系統(tǒng),包括管理設(shè)備、管理技術(shù)和管理人才,需要全面的優(yōu)化和改革,符合信息技術(shù)實現(xiàn)信息管理。文件管理設(shè)備應(yīng)該被更新,技術(shù)應(yīng)該改進,應(yīng)該培養(yǎng)人才,優(yōu)化升級的每個工作需要大量的人力、物力,以確保實現(xiàn)信息管理工作。然而,從目前的情況下,檔案管理工作的信息化建設(shè)的過程太緩慢,很大程度上與少量的資本投資和資金支持不足。相關(guān)機構(gòu)的供應(yīng)能力是有限的,和檔案管理部門的融資情況并非如此。如果任由當(dāng)前的情況繼續(xù)發(fā)展下去檔案管理的信息化建設(shè)就會失敗。

1.3 缺乏原則的確立

文件管理信息化建設(shè)需要建立一個嚴格的理論原則和維護,否則它將自愿采取一個單位或部門和其他機構(gòu)不會關(guān)注,檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容不能被廣泛的普及和推廣。檔案管理信息化原則,建立管理體系,需要相關(guān)的政策和法律的支持,但目前我國缺乏文件管理的相關(guān)政策和法律規(guī)范,導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的建設(shè)過程中缺乏統(tǒng)一的標準,工作出現(xiàn)各種各樣的矛盾和缺陷,在轉(zhuǎn)換的過程中速度慢和障礙,很難得到群眾的信任和支持。

2 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

2.1 提高資源利用率和工作效率

建設(shè)檔案信息是當(dāng)前形勢和文獻管理的必然趨勢。該檔案包含廣泛的信息源、復(fù)雜的文檔內(nèi)容、復(fù)雜而繁瑣的文檔管理過程。信息化的施工文件管理系統(tǒng)可以節(jié)省大量的人力、物力資源。傳統(tǒng)的文件收集、組織和信息服務(wù)需要手動處理。在復(fù)雜、冗余的檔案中，文件重疊、資源重復(fù)、信息更新等都需要人力及時處理，不僅工作量大，而且容易出現(xiàn)各種遺漏或問題。將文件轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，引入自動化的辦公流程，建立電子文件管理機制，可以克服傳統(tǒng)手工文件管理方法的不足。畢竟，文件數(shù)據(jù)是輸入到電子文檔管理系統(tǒng)中的，可以通過軟件直接過濾和排序。文件管理可以通過計算機實現(xiàn)，文件清晰明了，排列方便快捷，大大提高了資源利用率和文件管理水平。工作效率。

2.2 簡化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升

信息檔案管理系統(tǒng)簡化了傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供了便利，提高了檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜，流程繁瑣，給檔案使用者帶來不便，影響檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。在信息化檔案管理的背景下，檔案使用者可以節(jié)省大量中間環(huán)節(jié)，無需辦理各種手續(xù)，證明借閱所需的電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)獲取所需信息，大大減少了工作。

3 檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

3.1 構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，完善信息化系統(tǒng)

檔案管理的信息化建設(shè)必須依靠信息技術(shù)在檔案管理工作中引入信息技術(shù),形成一個全面的改革。這就要求電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。只有通過建立一個電子文件數(shù)據(jù)庫機構(gòu)或部門的檔案可以存儲電子化,從而加強文件和管理文件的安全標準和科學(xué)的方式。此外,文件的檢索或使用已經(jīng)變得更快、更便捷的使用電子檔案數(shù)據(jù)庫。而且,電子檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量決定了檔案管理信息化建設(shè)的成功或失敗。借助電子計算機、信息科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)平臺,電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè),和電子檔案的存儲磁盤創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫,以便檔案科學(xué)。搜索、整理和保存,并加速文件管理的規(guī)范化和標準化。

3.2 制定和完善檔案管理信息化管理制度

計算機和信息技術(shù)為檔案管理工作提供了科學(xué)有效的解決方案，但在計算機信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用出現(xiàn)了各種各樣的不良情況，導(dǎo)致檔案信息管理技術(shù)的推廣和發(fā)展十分緩慢，規(guī)模十分有限。首當(dāng)其沖的問題是沒有制定完善的檔案信息管理制度，而對檔案信息管理造成了嚴重的問題。檔案信息管理需要有一套統(tǒng)一的管理標準和要求，一套科學(xué)完整的管理流程，并針對檔案信息。信息管理的各個環(huán)節(jié)都要落實到權(quán)利和責(zé)任上。對檔案信息管理過程中必須首先建立完善的檔案信息管理體系，運用統(tǒng)一的工作規(guī)章制度，實施科學(xué)的檔案管理。

3.3 改善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施

許多單位實現(xiàn)檔案管理工作的信息化,但沒有意識到信息技術(shù)的成本需求,使用仍然相對落后的管理設(shè)備,檔案管理的環(huán)境也有很多缺點,造成一定阻力的檔案信息管理,檔案管理總是由于信息技術(shù)設(shè)備不足。許多單位的計算機硬件標準沒有通過,或沒有工人檔案管理的信息化辦公設(shè)備。檔案信息管理軟件也需要定期更新,不斷升級,使檔案信息管理系統(tǒng)工作的正常運行。因此,必須在軟件和硬件都不斷加強技術(shù)維護、促進檔案信息管理水平的提升。

3.4 注意做好檔案管理工作人員的規(guī)范管理

進行文件管理的操作人員的直接從業(yè)人員檔案管理的有效實施。因此,檔案管理的信息化在一定程度上是基于文件管理人員的能力來處理信息技術(shù),必須繼續(xù)加強文件管理。員工的培訓(xùn)和評估信息管理技術(shù)將提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。一方面,單位應(yīng)該為在職文件管理人員提供在職培訓(xùn),聘請專家當(dāng)場給講座,加強文件的優(yōu)化和推廣經(jīng)理從意識形態(tài)和技術(shù)能力。此外,單位應(yīng)該不斷地吸收信息技術(shù)高科技人才加入文件管理工作,以便優(yōu)化檔案信息管理人才隊伍。最后,檔案部門應(yīng)明確要求,檔案管理人員的信息管理的規(guī)范化管理,建立嚴格的,完美的和科學(xué)的檔案信息管理系統(tǒng),加快檔案信息化建設(shè)的過程。

結(jié)語

積極推進檔案信息化建設(shè)，有助于更好地實現(xiàn)和發(fā)展檔案管理。隨著中國政治體制改革和建設(shè)方向的不斷深入，檔案管理部門要順應(yīng)發(fā)展形式，積極應(yīng)對政策發(fā)展檔案信息化建設(shè)，確保檔案管理的進一步發(fā)展。