關(guān)于電子檔案歸檔及檔案信息化建設(shè)的思考

李軒 仇子越

南京市公安局玄武分局，江蘇南京 210000

1 電子檔案歸檔現(xiàn)存問題分析

電子檔案的歸檔是檔案管理部門的重要內(nèi)容之一，但仍存在一些問題。以下是一些常見問題：首先，電子文件不那么獨(dú)立。目前，企業(yè)的大多數(shù)電子文件都是由紙質(zhì)文件生成的，獨(dú)立性差。大多數(shù)企業(yè)對電子文件的管理不夠重視。有時會發(fā)生隨機(jī)變化和丟失，從而導(dǎo)致電子文件的真實(shí)性。并且完整性顯著降低;第二，電子文件存檔過程存在問題。電子檔案歸檔主要是指員工對完成的電子文件屬性的判斷，然后將其復(fù)制以達(dá)到長期存儲的目的。但是，有些企業(yè)不能嚴(yán)格遵循電子文件歸檔過程中的相關(guān)流程，例如：直接執(zhí)行文件處理而且判斷電子文件的真實(shí)性和屬性。這種情況導(dǎo)致存檔工作混亂，工作效率和效率低下。第三，檔案管理人員的專業(yè)水平有限。電子檔案的歸檔對員工的專業(yè)知識和技術(shù)要求很高。但是，目前的工作人員在專業(yè)水平上的問題較少。在實(shí)際工作中會出現(xiàn)一些人為錯誤，導(dǎo)致無法獲得電子檔案的預(yù)期結(jié)果。

2 提高電子檔案歸檔工作效果的措施

首先，構(gòu)建合理的電子檔案管理系統(tǒng)。為了提升，對于電子檔案的合理性，檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況建立檔案管理系統(tǒng)，主要包括以下內(nèi)容：

2.1 需要?dú)w檔的檔案是什么無法保存，需要及時存檔;

2.2 是制定科學(xué)統(tǒng)一的方法，在正式備案人員需要做好電子文件的整理，識別和監(jiān)控之前，這項(xiàng)工作由檔案部門負(fù)責(zé);

2.3 電子文件載體的質(zhì)量，格式和規(guī)范要明確規(guī)定，讓各部門按照要求進(jìn)行檔案調(diào)整;四是建立責(zé)任制，確保各項(xiàng)工作的電子備案均有直接收費(fèi)，確保每個工作都可以實(shí)現(xiàn)，以確保電子記錄存檔工作的質(zhì)量完成。

其次是建立合理的電子檔案管理系統(tǒng)。為了提高電子檔案歸檔的合理性，檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建檔案管理體系，主要包括以下內(nèi)容：一是所有要?dú)w檔的文件不能分散存放，需要及時歸檔；制定科學(xué)的檔案管理體系。統(tǒng)一的整理方法。在正式歸檔之前，工作人員需要做好電子文檔的組織、評估和監(jiān)控工作。這項(xiàng)工作由相應(yīng)部門處理。第三，明確了電子文件載體的質(zhì)量、格式和規(guī)格。讓各部門按照規(guī)定的要求對歸檔文件進(jìn)行調(diào)整；四是建立責(zé)任制，確保電子檔案檔案館的各項(xiàng)工作有直接責(zé)任人，確保各項(xiàng)工作的落實(shí)，使電子檔案得以歸檔。質(zhì)量和數(shù)量已完成。

最后,做一個電子文件歸檔方法的合理選擇。目前,電子文件歸檔方法主要包括物理歸檔,邏輯歸檔和雙系統(tǒng)歸檔。以下是分別解釋：首先,物理歸檔。物理歸檔方法分為網(wǎng)絡(luò)媒體歸檔和存檔。前者主要指的是文書部門將完成電子文件存儲在相應(yīng)的媒體和將他們移交給檔案管理部門。后者主要是指傳輸電子文件在網(wǎng)絡(luò)平臺上的文件。相應(yīng)的部門的管理部門。第二,邏輯歸檔。邏輯歸檔文檔部門主要是指發(fā)送相對應(yīng)的邏輯地址的電子文件檔案管理部門,控制網(wǎng)絡(luò)上的電子文件。這個存檔方法可以保存原來的電子文件的物理位置,不能隨意改變。電子文件的完整性是好的。第三,兩組文件。雙系統(tǒng)文件中主要使用上述兩種方法相結(jié)合,和相應(yīng)的電子文件需要被制成紙版本和同時存檔。這種方法可以避免影響電子文件的損失,并且可以基于紙質(zhì)版本。再次生成電子文件，在實(shí)際的歸檔流程,文件管理部門需要一個合理的選擇根據(jù)類型的電子文件歸檔方法,以確保歸檔工作的質(zhì)量和效果。

3 加快檔案信息化建設(shè)速度的措施

第一，構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)。為了更好的保證電子檔案的真實(shí)性和完整性，檔案部門需要對構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)工作產(chǎn)生足夠的重視，利用此系統(tǒng)可以自動的對電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時間等進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現(xiàn)的可能，同時可以為檔案信息化建設(shè)工作提供更多的數(shù)據(jù)支持，加快建設(shè)速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對各類檔案的多種形式和版本進(jìn)行保存，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件。

第二，對檔案信息化技術(shù)水平進(jìn)行提升。通過提高信息化技術(shù)水平可以為檔案信息化建設(shè)工作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)，檔案管理部門可以從如下幾方面進(jìn)行：其一，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況對計算機(jī)，路由器，掃描儀以及服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行合理配備，以供工作人員開展各類工作進(jìn)行使用，通過配備上述基礎(chǔ)設(shè)備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數(shù)字信息錄入工作產(chǎn)生更多重視，工作人員需要邊整理邊錄入，從根源位置對數(shù)據(jù)和信息錯誤的情況進(jìn)行杜絕，使用雙套制的方法進(jìn)行歸檔，在保證歸檔效果的同時可以最大程度的減少工作量。其三，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限。檔案管理部門首先需要對密級標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理制定，在制定完成后嚴(yán)格按照其要求對歸檔的電子檔案進(jìn)行分類，主要包括公開檔案、內(nèi)部檔案和機(jī)密檔案等，之后需要設(shè)置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機(jī)密電子檔案時需要進(jìn)行身份驗(yàn)證，在驗(yàn)證成功后才能進(jìn)行一些服務(wù)，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現(xiàn)象出現(xiàn)的可能。

第三，對電子檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。當(dāng)前從事電子檔案管理工作的人員在專業(yè)水平和素質(zhì)等方面存在參差不齊的問題，一些工作人員對此項(xiàng)工作內(nèi)容和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的了解較為粗淺，無法更好的進(jìn)行工作。為了對上述問題進(jìn)行解決檔案管理部門需要對工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)過程讓其對電子檔案工作產(chǎn)生更多的了解和認(rèn)識，并且能夠?qū)ψ陨碇R和技術(shù)進(jìn)行豐富，為后期實(shí)際工作奠定基礎(chǔ)。與此同時在引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備或者技術(shù)后也需要對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其對設(shè)備和技術(shù)的使用技巧進(jìn)行掌握，能夠?qū)⑵湔_的應(yīng)用于工作中，從而推動檔案信息化建設(shè)步伐。

結(jié)束語

電子檔案問題和措施,并提出促進(jìn)電子檔案信息化建設(shè)的建議：電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),提高檔案信息技術(shù)和電子檔案人員培訓(xùn)等措施,希望文件管理部門存在的問題,并借鑒內(nèi)容或采取其他更合理和有效的措施,及時處理解決,以確保電子記錄歸檔工作的合理性,加快信息化建設(shè)。