大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案信息化管理策略研究

王瑞連 曹縣殘疾人勞動就業(yè)服務(wù)辦公室

引言

在當(dāng)前事業(yè)管理工作中還存在一定問題，而且傳統(tǒng)的檔案管理已不具備發(fā)展優(yōu)勢，所以，只有不斷實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理的有效性和實用性，才能順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，從而有效提高檔案信息化管理工作效率。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理觀念落后

現(xiàn)階段，在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，信息化管理方式被廣泛應(yīng)用到各個公司或單位。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作還存在管理觀念和技術(shù)落后的問題，事業(yè)單位的檔案管理工作，主要是對員工工作狀態(tài)的重要記錄。而當(dāng)前檔案管理觀念落后的主要原因是很多管理者對檔案建設(shè)缺乏重視，對檔案管理存在錯誤認知，認為檔案管理只起到人員資料的收集和存檔作用，從而使事業(yè)單位檔案管理工作很難滿足當(dāng)前信息發(fā)展時代的需求。此外，由于受傳統(tǒng)管理觀念影響，管理者未對檔案管理進行創(chuàng)新和變革，造成傳統(tǒng)人事檔案管理技術(shù)落后。技術(shù)落后在一定程度上很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作低效。

（二）信息化管理仍存在缺陷

在信息化時代下，只有不斷創(chuàng)新和改變傳統(tǒng)管理模式，才能更好促進事業(yè)單位管理工作的有效發(fā)展。隨著信息化時代的不斷發(fā)展，信息化管理工作可以利用大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，不斷提高檔案信息化管理的效率和水平，也能使事業(yè)單位檔案信息化管理變得更具針對性。但是，在當(dāng)前檔案管理工作中，還存在信息化管理存在缺陷的問題。其主要原因是管理人員對于信息技術(shù)缺乏足夠的重視，并受傳統(tǒng)的檔案管理工作模式影響，在對檔案進行管理時，仍采用傳統(tǒng)檔案管理方法，未有效利用信息化管理的優(yōu)勢，在一定程度上制約事業(yè)單位檔案信息化管理工作效率的提高。

（三）缺乏現(xiàn)代化信息管理體系

目前，很多事業(yè)單位在檔案管理工作的實踐中，還缺乏現(xiàn)代化信息管理體系。很多單位將精力都放在主營業(yè)務(wù)上，而忽略對現(xiàn)代化信息化管理體系的完善和建設(shè)。并且在人力和財力資源的配置上，也未有效利用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，造成人力和財力資源的配置與檔案信息化管理缺乏專業(yè)性和實效性。另外，由于缺乏現(xiàn)代化信息管理體系，也使檔案信息存在一定的安全隱患，如果出現(xiàn)管理疏忽，會很容易造成資料外泄，不利于保證資料的安全性，使事業(yè)單位檔案信息化管理工作很難達到所預(yù)期的目標(biāo)。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案信息化管理策略

（一）加強觀念轉(zhuǎn)變和信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案信息化管理需要積極解決檔案管理觀念落后的問題。要加強檔案信息化管理觀念的轉(zhuǎn)變，重視到大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理的重要性。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，從而使檔案信息化管理更具合理性和針對性。主要包括網(wǎng)絡(luò)化工作環(huán)境建設(shè)、信息化檔案管理軟件建設(shè)等。其次，通過對大數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用，結(jié)合檔案管理的實用性需求，加大對信息化管理的建設(shè)力度和資金的投入，也可以在檔案信息化管理軟件中為相關(guān)管理人員提供所需的檔案信息服務(wù)，進而有效期檔案信息化管理的實用性和有效性。最后，事業(yè)單位可以將檔案信息化管理以網(wǎng)頁的形式建立，從而使管理者和員工能夠通過網(wǎng)頁查找相關(guān)資料。另外，要提高資料檔案及軟件的兼容性，確保檔案資料能夠更高效地保存。

（二）優(yōu)化人事檔案管理機制

大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息化管理，除加強觀念轉(zhuǎn)變和信息化建設(shè)外，還需要事業(yè)單位不斷優(yōu)化人事檔案管理機制，進而使檔案信息化管理工作能夠順利開展。一方面，建立人事檔案管理機制，并利用檔案管理系統(tǒng)軟件，對檔案進行科學(xué)化管理，將檔案信息化管理中的無用數(shù)據(jù)剔除，同時，要善于利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷對數(shù)據(jù)庫信息進行更新和維護，也可將新的大數(shù)據(jù)信息與舊數(shù)據(jù)對比分析，對檔案資料進行收集、整理和歸檔，從而確保事業(yè)單位檔案信息化管理的完整性和準(zhǔn)確性。另一方面，在對檔案信息進行整合和資料分離時，也要嚴(yán)格按照檔案管理工作制度的要求，進而使檔案管理的效率不斷提高。

（三）完善檔案信息化建設(shè)體系

大數(shù)據(jù)下的檔案管理有很多優(yōu)勢，事業(yè)單位在對檔案進行信息化管理時，還需完善檔案信息化建設(shè)體系，能在一定程度上提高工作效率，降低檔案管理工作成本。因此，事業(yè)單位可以不斷完善檔案信息化制度體系，以制度促進信息化建設(shè)體系的完善。需要加大資金的投入力度，為檔案信息化建設(shè)提供保障，還要不斷豐富檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，從而有效提升檔案數(shù)據(jù)的真實性。事業(yè)單位也可以利用信息技術(shù)對檔案管理信息系統(tǒng)進行構(gòu)建和完善。在大數(shù)據(jù)背景下，可以利用電子掃描技術(shù)，將所有檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不斷優(yōu)化成數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫，大大降低管理難度，提高管理效率。此外，可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化和自動化，并不斷優(yōu)化檢索功能，從而有效提高檔案工作的時效性。

結(jié)語：

總之，隨著信息化時代的到來，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用各領(lǐng)域工作管理中。利用信息化技術(shù)對事業(yè)單位檔案管理進行創(chuàng)新，才能不斷提高檔案管理信息化工作效率。因此，需要管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，優(yōu)化管理和機制建設(shè)，從而促進事業(yè)單位的良性發(fā)展。