信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

廖麗芳 恩施職業(yè)技術(shù)學(xué)院 445000

引言:

在社會(huì)發(fā)展的今天,信息每天都在飛速傳播中,生活工作中信息無(wú)處不在.人們對(duì)信息越來(lái)越重視.對(duì)檔案管理工作者來(lái)說就有更多工作機(jī)遇,同時(shí)也面臨著更多挑戰(zhàn).如何能進(jìn)行高效的檔案管理,需要檔案管理者不斷對(duì)現(xiàn)有問題進(jìn)行分析,并采取積極應(yīng)對(duì)措施,將管理工作同步到網(wǎng)絡(luò)上,使用數(shù)字化科技進(jìn)行檔案管理,為人類社會(huì)提供更快捷的服務(wù).

一、檔案管理工作面臨的問題

現(xiàn)在的檔案管理工作普遍用到電子檔案管理,有些單位還用到特殊技術(shù)進(jìn)行檔案存儲(chǔ),并且創(chuàng)建網(wǎng)上管理的網(wǎng)站.這是如今較好的管理模式,但是還存在不少單位連計(jì)算機(jī)檔案管理都沒有建立,這是進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案條目列出,甚至有些只是將計(jì)算機(jī)作為擺設(shè).各個(gè)單位檔案管理軟件使用情況不一樣,導(dǎo)致管控部門向各級(jí)單位傳送數(shù)據(jù)時(shí)存在很多障礙,大量信息都需要管理者逐一輸入,人工操作就使數(shù)據(jù)不能得到準(zhǔn)確的保證,之后進(jìn)行一一校對(duì),嚴(yán)重降低了管理工作的效率.而且各個(gè)單位上報(bào)數(shù)據(jù)庫(kù)也是問題,使之前的工作是一種時(shí)間和人員的浪費(fèi).

電子檔案比起紙質(zhì)檔案優(yōu)點(diǎn)很明顯,占據(jù)空間小、存儲(chǔ)量大,方便資源共享以及容易存儲(chǔ)等,但也是問題所在.電子檔案容易被改動(dòng),保密性需要不斷加強(qiáng),而且電子文件這種東西容易丟失.我國(guó)現(xiàn)在沒有比較規(guī)范的制度進(jìn)行檔案管理,檔案管理工作還處在一種比較亂的階段.信息化時(shí)代檔案管理工作者的工作能力有待提升,很多檔案管理者缺乏計(jì)算機(jī)方面的知識(shí),使計(jì)算機(jī)檔案管理的工作很難進(jìn)一步發(fā)展.

二、面對(duì)挑戰(zhàn),檔案管理工作采取的對(duì)策

對(duì)于檔案工作面臨的挑戰(zhàn)需要積極采取應(yīng)對(duì)方法,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化.

(一)使檔案管理統(tǒng)一化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理形式也豐富起來(lái),由之前的紙質(zhì)記錄變成現(xiàn)在電子檔案的形式.電子檔案的載體是計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)以及存儲(chǔ)容器等,將這些用不同形式保存的方案管理起來(lái)需要信息技術(shù)的支持.相關(guān)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該將多種形式的檔案管理進(jìn)行規(guī)范化調(diào)整,并且使用一種兼容性好、通用性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件,讓整個(gè)混亂的檔案管理情況有所改善,逐漸形成一種良好正規(guī)的管理局面【1】.這樣也能充分利用人力物資、節(jié)省時(shí)間,方便上下級(jí)之間數(shù)據(jù)庫(kù)的交互,使工作效率和質(zhì)量都能得到極大提高.

(二)檔案管理思想與時(shí)俱進(jìn)

檔案管理的思想要隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展做出相應(yīng)的改變,從而適應(yīng)飛速發(fā)展的社會(huì).檔案管理思想要現(xiàn)代化,以前的落后觀念要摒棄,將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)融入到基本管理理念中,讓檔案管理工作朝著信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化方向前進(jìn).檔案管理者在工作中需要不斷吸收新理念,認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中的重要作用,學(xué)習(xí)新技術(shù),提高工作效率.現(xiàn)在的檔案管理需要改變單純的管理模式,增強(qiáng)服務(wù)管理意識(shí),用服務(wù)觀念推動(dòng)檔案管理發(fā)展.檔案管理工作者需要根據(jù)檔案管理流程進(jìn)行嚴(yán)格操作,認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作中的每個(gè)細(xì)節(jié),及時(shí)糾正方案管理中的錯(cuò)誤,嚴(yán)格控制檔案管理的質(zhì)量【2】.方案管理工作人員在實(shí)際工作中要與時(shí)俱進(jìn),不斷適應(yīng)技術(shù)發(fā)展要求,努力提升管理技術(shù)和方法.

(一)提高檔案管理工作人員的技能和素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)綜合應(yīng)用的基礎(chǔ)建設(shè)工作,現(xiàn)代化的檔案工作應(yīng)用到計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)方面的技術(shù),對(duì)檔案管理工作者的技術(shù)有一定的要求.檔案管理工作者需要具備計(jì)算機(jī)操作技能、熟悉數(shù)據(jù)庫(kù)操作以及網(wǎng)絡(luò)管理方面的知識(shí).信息化時(shí)代對(duì)檔案管理者的要求不能僅停留在檔案管理上,還需要進(jìn)行檔案服務(wù)工作的開發(fā).檔案工作者需要認(rèn)真對(duì)待工作,在工作中提升業(yè)務(wù)熟練度,還需要有洞察力和社會(huì)責(zé)任意識(shí)等.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的技術(shù)培訓(xùn),以及推行新的技術(shù),提高檔案管理人員的素質(zhì).檔案工作人員具備基本的檔案管理專業(yè)知識(shí),還對(duì)檔案工作人員在信心處理上提出更高的要求.要求檔案管理不斷提高業(yè)務(wù)水平、不斷學(xué)習(xí)新技能、強(qiáng)化知識(shí)體系,適應(yīng)科技變化要求.相關(guān)部門抓住人才培養(yǎng),提高檔案管理工作者的技術(shù)水平和整體素質(zhì).

(二)建設(shè)完善檔案管理制度

現(xiàn)在社會(huì)中充斥著大量的網(wǎng)絡(luò)信息,網(wǎng)絡(luò)信息安全成為重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象.科技進(jìn)步的同時(shí)出現(xiàn)新的問題,網(wǎng)絡(luò)犯罪、高科技犯罪等問題越來(lái)越多.很多不法分子利用網(wǎng)絡(luò)便利非法盜取計(jì)算機(jī)檔案管理資源信息,進(jìn)行惡意攻擊,破壞社會(huì)秩序.所以,相關(guān)部門應(yīng)該采取有效措施加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全教育,制定完善的網(wǎng)絡(luò)制度,加大監(jiān)管力度.同時(shí)還需要不斷完善相關(guān)規(guī)章制度,建立先進(jìn)科學(xué)的管理制度.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格管理,形成一種合理安全的檔案保存和處理方法以及統(tǒng)一系統(tǒng)化的綜合管理體系,不斷適應(yīng)信息化時(shí)代的要求.

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作在新的時(shí)代有著更多機(jī)遇,同時(shí)也面臨著更多挑戰(zhàn).在解決問題的過程中需要檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu),使檔案管理工作更加規(guī)范化,形成通用性的管理軟件以及完善管理制度.檔案管理工作人員需要具備科學(xué)的管理觀念,提升自身素質(zhì),提高檔案管理工作的效率,推動(dòng)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展.