試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

凌慶梅 廣西南亞熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所 532415

眾所周知,事業(yè)單位是行使管理職能,承載社會服務(wù)的重要機(jī)體.在新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的高效有序的開展有助于推動社會的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展.隨著社會的不斷發(fā)展,當(dāng)前我們正處在互聯(lián)網(wǎng)時代,傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足時代發(fā)展的需求,現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和事業(yè)單位檔案管理的有機(jī)結(jié)合,是新時期事業(yè)單位檔案管理有效升級的關(guān)鍵點(diǎn),為此,本文重點(diǎn)分析了事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題,并探尋了信息化建設(shè)的有效路徑,以期從整體上提高事業(yè)單位檔案管理水平.

一、分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化問題

(一)缺乏完善的檔案信息化建設(shè)體系

在事業(yè)單位檔案管理工作中檔案信息化建設(shè)發(fā)揮著至關(guān)重要作用,受多種因素的影響,現(xiàn)階段事業(yè)單位所使用檔案信息化化建設(shè)體系中還存在諸多不規(guī)范問題,具體表現(xiàn)在,缺乏必要法律法規(guī)作為支撐,對電子文檔的監(jiān)督管理力度不足,缺乏安全且具有可靠性的安全體系,嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的順利有序開展【1】.

(二)信息化建設(shè)平臺更新使用率低

隨著社會的不斷發(fā)揮發(fā)展,現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案信息化工作,已經(jīng)具備了較為全面且系統(tǒng)職工的檔案信息管理系統(tǒng),但由于在事業(yè)單位檔案信息化工作重視力度不足,無法有效達(dá)到信息化平臺建設(shè)需求,故而,很多單位在信息化平臺模塊設(shè)置方面的更新速度都比較慢,導(dǎo)致 一些新入職職工信息無法及時錄入到系統(tǒng)當(dāng)中,給事業(yè)單位人才管理和人才優(yōu)化配置工作帶來了諸多的不便.另外,事業(yè)單位在這方面的利用率還比較低,無法最大化的發(fā)揮信息化平臺的作用.

(三)檔案信息存在安全隱患

較其他信息資源不同,事業(yè)單位檔案信息中有著諸多機(jī)密性文件,因此,檔案管理人員要注重保護(hù)好檔案信息內(nèi)容的安全.受多種因素的影響,事業(yè)單位檔案工作人員,經(jīng)常會忽視信息化安全問題,造成了檔案信息安全隱患.一般來說,事業(yè)單位檔案部門在考慮安全時只考慮內(nèi)外網(wǎng)安全,基本上很少考慮網(wǎng)上應(yīng)用系統(tǒng)的安全.沒有嚴(yán)格把關(guān)上網(wǎng)檔案信息內(nèi)容,另外,檔案信息共享會進(jìn)一步加大系統(tǒng)的安全風(fēng)險【2】.

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效策略

(一)構(gòu)建完善檔案信息化管理體系

在新形勢下,事業(yè)單位優(yōu)化檔案信息化建設(shè)管理體系,必須要根據(jù)內(nèi)部現(xiàn)行運(yùn)行管理制度,,自身實(shí)際情況,借鑒其他單位先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn),進(jìn)行不斷的完善和健全,進(jìn)而更好地為事業(yè)單位信息化管理工作提供制度保障.第一,事業(yè)單位必須要加強(qiáng)電子文檔的監(jiān)督力度,立足于檔案信息化建設(shè)平臺為切入點(diǎn),全方位的細(xì)化電子文檔的管理規(guī)范、應(yīng)用權(quán)限、借閱細(xì)則等,以便更好地借閱人員和工作人員提供科學(xué)且良好的行為規(guī)范指導(dǎo).第二,要從自身實(shí)際情況入手,構(gòu)建檔案信息化建設(shè)的管理制度,該制度必須要全面覆蓋事業(yè)單位檔案管理中存在的問題,最大化的確保信息化管理工作的有序開展.

(二)維護(hù)更新檔案管理信息化建設(shè)平臺

事業(yè)單位要想從整體上提高檔案管理信息化平臺應(yīng)用效率,則必須要對檔案室進(jìn)行全面且有效維護(hù),管理人員要定期檢查掃描儀、計算機(jī)、磁盤陣列以及服務(wù)器,另外還必須要監(jiān)管電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案數(shù)字化掃描管理系統(tǒng)以及檔案信息網(wǎng)站等,并定期做病毒查殺和病毒監(jiān)測工作,最大限度確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和信息化建設(shè)平臺的穩(wěn)定、安全運(yùn)行.

(三)切實(shí)完善信息化系統(tǒng)軟硬件設(shè)施

事業(yè)單位要根據(jù)自身檔案管理情況,采購適合自己軟件系統(tǒng),進(jìn)一步確保信息化平臺和系統(tǒng)的安全性,基于做好檔案歸檔工作上,備份好檔案信息,同時還必須要安裝好360、金山等防病毒軟件,有效確保信息系統(tǒng)的健康安全運(yùn)行.由于事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容繁瑣,因此,事業(yè)單位必須要加強(qiáng)硬件投入力度,盡可能的選擇一些容量較大的硬盤來儲存海量的檔案資料,以便更好為全面提高檔案信息的利用效率打下良好基礎(chǔ).

結(jié)語:

總而言之,在新時期下,事業(yè)單位檔案管理信息化是滿足社會發(fā)展需求的,基于此,事業(yè)單位檔案管理者要加強(qiáng)學(xué)習(xí),將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)有效的融入到檔案管理中,加強(qiáng)信息共享,從整體上提高事業(yè)單位檔案管理效率,進(jìn)而更好為事業(yè)單位創(chuàng)造良好的社會效益,為事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ).