會展項目運營管理問題及對策研究

肖惠冰 天津商業(yè)大學(xué) 300134

一、前言

與發(fā)達國家相比我國目前的會展項目運營管理水平較低,同時在國際會展行業(yè)的競爭中缺少絕對的競爭優(yōu)勢,出現(xiàn)這樣的結(jié)果與我國的經(jīng)濟實力與綜合競爭力比不過發(fā)達國家有關(guān).會展行業(yè)的發(fā)展是經(jīng)濟全球化在我國的一個縮影,自改革開放以來,我國的會展行業(yè)迅速成長為一個新興行業(yè),但這遠遠不足以追趕上發(fā)達國家的腳步,尤其在會展項目運營管理方面,因此,為促進我國會展行業(yè)的發(fā)展,企業(yè)可以從學(xué)習(xí)國外成功例子中的汲取有用的經(jīng)驗.

二、會展項目運營管理存在的問題

1、管理體制不合理

由于我國與國外的會展管理制度的不同,導(dǎo)致現(xiàn)今國外的會展行業(yè)與我國的會展行業(yè)相比更市場化、產(chǎn)業(yè)化.在國外,舉辦展覽活動并不需要政府的相關(guān)部門批準,所以在國外開辦會展活動更加高效、便捷.而我國卻不同,在我國,想要開展活動必須首先得到政府部門的批準,只有審批通過的活動才可以籌備開展.我國會展項目的管理體制存在的問題主要與我國的相關(guān)管理法規(guī)有關(guān),我國目前沒有完善且統(tǒng)一的相關(guān)法律法規(guī).公司內(nèi)部的各個部門都有著各自不同的管理方式,例如,公司內(nèi)的對外經(jīng)貿(mào)部和科技部對于一個項目的籌備和開展就有著兩種截然不同的管理方式,這使得公司對于同一項目很難統(tǒng)一管理.

2、運營管理秩序不規(guī)范

運營管理秩序包含兩個方面.首先是運營效率方面.在籌辦一場會展時需要提前幾個月提交方案等待審批,但審批的等待周期卻很長,有時甚至需要等待6個多月的時間,正因如此,很多在等待審批的時間里已經(jīng)展開的工作在審批結(jié)果下來后會面臨翻盤重做的情況.這就讓該會展項目的行政成本提高很多.其次是展區(qū)秩序管理方面.其突出問題表現(xiàn)在展區(qū)設(shè)計不合理方面.很多會展的展區(qū)設(shè)計都會按照行業(yè)慣例進行分類展出,以此凸顯展覽的主題.但對于部分特殊的展品來說只"展"出可能不會帶來理想的效果,這時就需要主辦方在展區(qū)設(shè)計上根據(jù)展品的特性設(shè)計獨特的"展出"方式,以此來突出該展品的特點.

3、專業(yè)化水平不高

會展項目管理專業(yè)化水平不高主要體現(xiàn)在兩個問題上.第一是會展本身的專業(yè)性問題.會展包含會議和展覽,很多的會展在舉辦時不僅會邀請一些嘉賓或當(dāng)紅的流量明星作為噱頭以此來達到宣傳的效果.同時還會邀請與大會主題契合度高的企業(yè)、機構(gòu)來參加,也正是因為這樣,在會展上的多數(shù)展品,都是那些企業(yè)或機構(gòu)的產(chǎn)品,這樣做的結(jié)果便是每個企業(yè)或機構(gòu)的特點都不夠突出,對其的宣傳效果不明顯,這也是綜合性會展的通病.第二,會展的工作人員專業(yè)化水平不高.會展的組委會成員由公務(wù)員和事業(yè)編制人員組成,同時,會展的組織者、管理者、實施者都由組委會來擔(dān)任,三重身份交織在一起,導(dǎo)致權(quán)利分配不明確.另外,組委會成員大多數(shù)都不是會展專業(yè)的專業(yè)人員,有很多都是將辦過幾次會展的經(jīng)歷作為炫耀的資本,對于怎樣科學(xué)嚴謹?shù)墓芾頃鬼椖科鋵嵅⒉涣私?因此,在會展項目運營管理上專業(yè)化程度上先天存在缺失.

三、解決會展項目運營管理問題對策

1、國家出臺法律,規(guī)范會展管理

在中國,會展都是屬于政府主導(dǎo)型,外在因素動搖不了其主導(dǎo)地位,對于會展的運作模式框架在本質(zhì)上已經(jīng)基本固定.所以,對于會展項目運營管理方面的法律法規(guī)需要國家方面出臺來明文規(guī)定.政府不僅可以通過法律手段對會展行業(yè)的市場進行干預(yù),也可以通過行政手段和經(jīng)濟手段加強對會展行業(yè)的宏觀調(diào)控.同時政府應(yīng)該鼓勵會展行業(yè)的發(fā)展并為之設(shè)立相應(yīng)的鼓勵財政政策,并在總體規(guī)劃中將會展行業(yè)的發(fā)展劃入其中.

2、制定戰(zhàn)略規(guī)劃,確保項目進行

為達到具體的會展項目的順利開展的目的,企業(yè)可以依據(jù)會展項目的具體實施步驟制定相關(guān)詳細的戰(zhàn)略規(guī)劃,在規(guī)劃中可以包含各個環(huán)節(jié)的具體實施細則.對于會展項目運營管理方面存在的漏洞,要有針對性的進行解決方案,例如在運營管理秩序方面,如果出現(xiàn)在舉辦的會展展覽現(xiàn)場邀請的企業(yè)有很多都沒有參加,而現(xiàn)場參加的企業(yè)又有大多數(shù)是沒有邀請過的,這時就考驗會展項目管理的管理者的隨機應(yīng)變能力和項目統(tǒng)籌能力,在現(xiàn)場應(yīng)有條不紊的安排每個企業(yè),在籌備會展的規(guī)劃中應(yīng)考慮到類似這類問題的突發(fā)事件發(fā)生時的應(yīng)急對策.這些都要在項目戰(zhàn)略規(guī)劃中有體現(xiàn).

3、優(yōu)化人員素質(zhì),提高專業(yè)水平

人才的專業(yè)素質(zhì)低是會展項目專業(yè)化水平不高的主要原因.想要改善這個問題可以首先將會展項目運營管理方面的工作外包給有專業(yè)會展經(jīng)驗的公司,主辦方可以盡量避免專業(yè)方面的工作,但同時要主辦方與外包公司做好分工,例如主辦方主要負責(zé)協(xié)調(diào)和檢查監(jiān)督等,確保項目的順利進行.其次是完善的會展專業(yè)人員的培訓(xùn)體系.將類似會展項目運營管理方面的專業(yè)方面的工作交給外包公司并不是意味著主辦方的工作人員可以不學(xué)習(xí)相關(guān)方面的專業(yè)知識,公司可以加強工作人員專業(yè)方面的培訓(xùn),以提高會展項目本身的專業(yè)化水平.

四、總結(jié)

我們可以看到我國目前的會展行業(yè)正在以傲人的速度發(fā)展,會展項目運營管理方面更不能給整個行業(yè)拖后腿.本文通過對該方面存在的問題進行了分析,并提出了一些改進的對策,目的就是為了我國的會展行業(yè)水平能夠達到國際水平,能夠與國際接軌.未來會展行業(yè)發(fā)展的道路還很長,需要我們共同的不斷努力.

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