淺談Excel“數(shù)據(jù)透視表”在財政資金管理中的應(yīng)用

林小琳

摘 要：本文通過excel“數(shù)據(jù)透視表“的使用，解決財政資金總量大、項目和下屬單位多、分析需求多樣單位的財政資金管理問題，實現(xiàn)對資金使用進度、流向等的多樣化分析，旨在減輕財務(wù)人員工作量，提高工作效率，加強數(shù)據(jù)準確性。

關(guān)鍵詞：資金管理;數(shù)據(jù)透視表

近年來，財政越來越重視預(yù)算資金的管理，不斷完善預(yù)算管理、內(nèi)部控制、績效評價等財政資金監(jiān)管體系，怎樣用好、監(jiān)管好財政資金也成為各預(yù)算單位的重點工作。現(xiàn)就Excel“數(shù)據(jù)透視表”在系統(tǒng)內(nèi)部財政資金管理中的應(yīng)用談幾點切身經(jīng)驗。

一、實現(xiàn)目標

一是能夠?qū)崟r跟蹤財政資金使用進度。二是能夠分析財政資金使用方向。例如衛(wèi)生機構(gòu)、公立醫(yī)院、基層醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)資金占比。三是能夠?qū)崿F(xiàn)多維度聯(lián)查。例如，各項目資金都撥付到哪些單位，金額分別為多少;各單位收到哪些項目的財政資金，金額分別為多少等。四是為年終財務(wù)決算工作快速、準確提供數(shù)據(jù)支持。例如，通過基本資金、項目資金的要素設(shè)定迅速區(qū)分部門決算支出決算表中的基本支出、項目支出、上繳上級支出、經(jīng)營支出、對附屬單位補助支出;通過功能科目要素設(shè)定，迅速填列一般公共預(yù)算財政撥款收入支出決算表各功能科目（類、款、項）的收入。五是有選擇的查看明細。

二、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的設(shè)計

1.要素設(shè)定

（1）資金撥付單位。以筆者所在系統(tǒng)為例，以系統(tǒng)內(nèi)部30余家單位為設(shè)定要素。

（2）資金項目名稱。按照年初預(yù)算或財政下?lián)苜Y金指標文所列式項目名稱為要素。

（3）資金功能科目。按照年初預(yù)算或財政下?lián)苜Y金指標文所列式的資金功能科目為設(shè)定要素。

（4）資金級別。主要按國家級、省級、市級、區(qū)/縣級、鄉(xiāng)/鎮(zhèn)級等要素設(shè)定。

（5）資金金額。以“元”為單位，準確錄入金額。

（6）是否納入本年度決算管理。設(shè)定“是”與“否”兩要素。此要素的設(shè)定主要是考慮部分財政資金不納入本年度決算管理，在管理好全年撥付資金的同時，為年末決算工作做好鋪墊。

（7）資金分類。按財政部部門決算要求，劃分基本資金、項目資金兩大類。

（8）其他分類。根據(jù)行業(yè)性質(zhì)、工作需要等，可以設(shè)定例如三公經(jīng)費、人員經(jīng)費等選擇項。

2.表格設(shè)計

只按上述要素設(shè)計一行表頭。這也是各數(shù)據(jù)庫軟件的基本要求。數(shù)據(jù)獨立不重復(fù)。即以上設(shè)定要素中只要有一項發(fā)生改變，就需另起一行。使用正確的數(shù)據(jù)格式。例如，資金金額要素，必須確保為“數(shù)值”格式。表頭不要有合并和空白單元格。數(shù)據(jù)中不能有合并單元格。不要用空白行或列隔開。

3.注意事項

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表同類內(nèi)容出現(xiàn)時，輸入的內(nèi)容必須是完全一致的，這是最終呈現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表”的必要條件，例如，在資金撥付單位下輸入單位名稱時，“A醫(yī)院”每次錄入都需要輸入“A醫(yī)院”，不可出現(xiàn)“XX市XX區(qū)A醫(yī)院”或“XX區(qū)A醫(yī)院”等不同錄入方式。同樣，資金項目名稱錄入時例如“基本公共衛(wèi)生資金”也不能出現(xiàn)“公共衛(wèi)生資金”或“基本公衛(wèi)資金”等多種輸入方式。關(guān)于這項問題，我們也可以借助Excel表格中的“數(shù)據(jù)有效性”/“數(shù)據(jù)驗證”來規(guī)范。選定某一要素所在列，通過“數(shù)據(jù)”――“數(shù)據(jù)有效性”/“數(shù)據(jù)驗證”――“設(shè)置”――“允許”選擇“序列”――“來源”將此列涉及的要素一一輸入，注意要以英文格式下的“逗號”分隔開。這樣，采用預(yù)置選項的方式，今后工作中就可以通過單元格旁邊的下拉三角符號來選擇來選擇相對應(yīng)的內(nèi)容，從而確保每次輸入同類內(nèi)容都是完全一致的。除資金金額要素外，其他要素都可以采用以上方法保證準確性。

4.設(shè)計表格樣表

三、數(shù)據(jù)透視功能的應(yīng)用

基礎(chǔ)表格設(shè)定并填報完成后，選擇“插入”菜單下的“數(shù)據(jù)透視表”按照工作需求，分別將報表的字段拖入“報表篩選” “行標簽” “列標簽” “數(shù)值”。筆者推薦僅使用“列標簽”及“數(shù)值”兩項，下面以以上樣表為基礎(chǔ)，結(jié)合目標設(shè)定舉幾個具體例子。

1.核算財政資金使用進度

將“資金項目名稱”拖入“行標簽”，“資金金額”拖入“數(shù)值”。即可得到以下數(shù)據(jù)透視表，與年初預(yù)算進行比對，即可得到各項目資金使用進度。

若有按“資金級別”進一步細分的需求，可將“資金級別”也拖入“行標簽”，位于“資金項目名稱”之下，得到數(shù)據(jù)透視表如下。

2.分析資金使用方向

將“撥付單位性質(zhì)”拖入“行標簽”，“資金金額”拖入“數(shù)值”。即可得到以下數(shù)據(jù)透視表，可以分析出撥出資金在不同性質(zhì)單位所占比例。

3.實現(xiàn)多維度聯(lián)查

例如，分析各單位不同資金功能科目下各項目金額分別為多少。將“資金撥付單位”、“ 資金功能科目”、“ 資金項目名稱”按先后順序依次拖，入“行標簽”，“資金金額”拖入“數(shù)值”。

4.為年終財務(wù)決算工作快速、準確提供數(shù)據(jù)

以收入決算表為例，將“資金分類”拖入“列標簽”，“資金功能科目”拖入“行標簽”，“資金金額”拖入“數(shù)值”。 得到數(shù)據(jù)透視表如下，按得出數(shù)據(jù)對應(yīng)填入部門決算：

5.有選擇的查看明細

以“樣表二”為例，想查看項目2的全部資金構(gòu)成要素，在數(shù)據(jù)透視表中雙擊“數(shù)值”列的“858531”，可得到下表：

通過數(shù)據(jù)透視表的使用，極大地提高了財政資金的管理效率，滿足不同需求下的數(shù)據(jù)提取、測算、合并要求，對減輕財務(wù)人員工作量，提高工作效率，加強數(shù)據(jù)準確性有實際意義，也可應(yīng)用于其他日常工作中。

（責(zé)任編輯：劉海琳）