音樂學(xué)院教育檔案信息化管理研究

胡瑞琴

摘要：目前，音樂學(xué)院教育檔案管理工作存在許多問題。例如，相關(guān)制度和機制不完善，教育檔案的收集和處理不規(guī)范，檔案管理人員以及學(xué)生檔案意識薄弱等，都制約了檔案管理工作的發(fā)展。在音樂學(xué)院招生規(guī)模不斷擴大、就業(yè)壓力漸增的新形勢下，利用信息化手段，規(guī)范和完善檔案管理制度，提高教育檔案管理工作水平和效率，具有十分重要的意義。該文從信息化管理角度出發(fā)，分析音樂學(xué)院檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，提出一系列改進措施。

關(guān)鍵詞：音樂學(xué)院;教育檔案;檔案管理;信息化

中圖分類號：TP319? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）25-0006-02

1簡介

教育檔案是指教育機關(guān)、單位和個人按照一定的原則和方法保管的具有保存價值的教育文獻資料。其屬于一次文獻，所記載的內(nèi)容真實、原始、詳盡、具體，且具有可靠性。可發(fā)揮憑證、參考、依據(jù)作用，是一種重要的教育情報源。教育檔案一般分若干級，有些檔案具有長期保留價值，有些檔案則在一定時期內(nèi)有保留價值。[1]音樂學(xué)院教育檔案主要記錄學(xué)校教學(xué)活動過程和相關(guān)信息，包括對教職工教學(xué)活動、對學(xué)生在校學(xué)習(xí)和各種社會實踐的記錄等。教育檔案既是學(xué)校開展教學(xué)活動的重要記錄，也是學(xué)生就業(yè)、選拔、任用、擇業(yè)、評價的重要參考，同時構(gòu)成學(xué)生的人事檔案基礎(chǔ)。在新形勢下，做好高校教育檔案管理工作，對提升音樂學(xué)院教學(xué)管理和學(xué)生管理水平、促進畢業(yè)生升學(xué)就業(yè)等方面，均具有十分重要的意義。[2]但由于種種原因，不少音樂學(xué)院對檔案工作的重視不夠，檔案資料的收集也不完整，致使教育檔案信息不能準確、全面地反映出學(xué)校教學(xué)成果以及學(xué)生個人素質(zhì)。本文從信息化管理角度出發(fā)，分析音樂學(xué)院檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，探討改進措施。

2 音樂學(xué)院教育檔案管理現(xiàn)狀

2.1管理機制不完善

目前，音樂學(xué)院檔案管理機制不夠完善，在收集教學(xué)信息以及學(xué)生個人信息時，存在多頭管理現(xiàn)象。例如：學(xué)生工作部門或各教學(xué)管理部門均可以收集信息進行檔案登記，往往導(dǎo)致填表內(nèi)容多、數(shù)量多、流程快，收集與處理過于復(fù)雜。加之，大多數(shù)音樂學(xué)院檔案管理專業(yè)人員相對缺乏，缺乏必要的監(jiān)督操作，缺乏科學(xué)的管理制度，從而造成教育檔案處理不規(guī)范、有缺失、內(nèi)容簡單、手續(xù)不完善、填寫不規(guī)范、時間滯后、查詢困難等諸多問題。并且，在檔案移交過程中，也缺乏完善的保障機制，影響了學(xué)校教學(xué)管理水平的提升，阻礙了畢業(yè)生升學(xué)就業(yè)的順利進行。

2.2檔案收集和處理不規(guī)范

由于音樂學(xué)院教育檔案管理對相關(guān)信息的歸檔范圍和要求不明確，填寫的各類資料往往無法充分反映教育教學(xué)信息以及學(xué)生綜合素質(zhì)，內(nèi)容過于簡單和不足，通常以“資料”一詞冠之。例如：教師資格認證資料填寫沒有統(tǒng)一的模板，字跡多樣，甚至產(chǎn)生書寫錯誤的現(xiàn)象;學(xué)生評價信息不能科學(xué)反映學(xué)生綜合素質(zhì)，致使教師乃至就業(yè)單位均不能全面了解學(xué)生，掌握學(xué)生學(xué)業(yè)、技能、素質(zhì)等信息。[3]

2.3檔案收集時間不合理

大多數(shù)音樂學(xué)院教育檔案的收集和處理均在入學(xué)初以及畢業(yè)前兩個時間段集中展開，時間較為倉促，尤其是畢業(yè)前，反映學(xué)生日常學(xué)習(xí)、實踐活動參與情況等資料信息，往往沒有足夠時間予以整理、填報、登記、入檔。例如：學(xué)生實踐能力和思想道德評價，各類獲獎證書、榮譽證書、等級考試證書等信息，亦不能及時收集，甚至產(chǎn)生檔案資料放錯袋、丟失等情形，直接影響用人單位或者升學(xué)單位對學(xué)生的綜合評價。

2.4檔案管理意識薄弱

鑒于教育檔案處理工作量較大，有的音樂學(xué)院會安排學(xué)生協(xié)助工作。由于學(xué)生檔案意識和知識薄弱，會產(chǎn)生資料未經(jīng)核實便填報登記，虛假信息無法甄別，甚至泄露檔案內(nèi)容的現(xiàn)象。尤其，當(dāng)某些檔案資料需要用筆填寫時，有些學(xué)生會用圓珠筆填寫檔案，當(dāng)檔案需要蓋上學(xué)院的印章時，卻被蓋上系的印章。這些都是學(xué)校檔案管理意識薄弱導(dǎo)致的直接后果。

2.5檔案移交程序復(fù)雜

根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，教育檔案應(yīng)予以密封保存，通過機密渠道以及方式進行轉(zhuǎn)移或移交。目前，教育檔案，尤其是學(xué)生檔案的移交程序相對復(fù)雜，不乏出現(xiàn)檔案丟失的情形。此外，亦有不少用人單位不需要檔案、不負責(zé)檔案管理或者對檔案不夠重視，畢業(yè)生檔案通常托管在人才市場。這樣會導(dǎo)致人檔分離現(xiàn)象，而一旦檔案丟失便造成諸多麻煩。[4]

3完善音樂學(xué)院教育檔案信息化管理

3.1建立健全檔案管理制度

檔案工作分為收集、處理、歸檔、保管等多個步驟，需要相應(yīng)的專業(yè)人員進行管理和指導(dǎo)。檔案管理制度要完善和規(guī)范化，并納入相關(guān)責(zé)任范圍。有效執(zhí)行管理制度是做教育檔案管理的前提。管理人員應(yīng)根據(jù)檔案工作的規(guī)律和特點，正確指導(dǎo)各填報部門的工作，及時向各部門收集檔案。對達不到要求的檔案資料要堅決撤回，及時按質(zhì)量要求完成歸檔任務(wù)。規(guī)范各項管理制度，是做好教育檔案工作的重要保證。一是建立嚴格的檔案登記和移交制度;二是管理人員要認真做好教育檔案的登記、處理和檢查工作，做到字跡、資料、表格規(guī)范，保證檔案的完整性;三是檔案移交要嚴格辦理移交手續(xù)，對每一份研究生檔案進行檢查，建立教育檔案管理檢查制度。[5]

3.2加強教育檔案管理隊伍建設(shè)

各音樂學(xué)院要貫徹普通高校檔案管理的規(guī)定，抓好教育檔案管理工作，開展教育檔案管理的組織機構(gòu)建設(shè)，配備高素質(zhì)的檔案管理人員。第一，要積極改善工作設(shè)備、環(huán)境和條件等硬件配置，合理設(shè)備經(jīng)費，建立良好的激勵機制。第二，對專業(yè)和兼職管理人員進行系統(tǒng)的檔案理論和操作能力培訓(xùn)，提高理論知識水平和職業(yè)素養(yǎng)，提升服務(wù)能力和水平，不斷提高檔案管理效率。第三，適度提高專業(yè)人員和兼職人員的待遇，在職稱和待遇上對一些有豐富教育檔案管理經(jīng)驗的專業(yè)人員給予支持，支持專業(yè)技術(shù)人員指定就業(yè)或晉升。[4]

3.3豐富和完善教育檔案內(nèi)容

教育檔案能夠全面反映音樂學(xué)院素質(zhì)教育的成效，也是用人單位也借以全面了解學(xué)生的資料。因此，在做好注冊檔案管理的基礎(chǔ)上，增加檔案的內(nèi)容。首先，對教育檔案要按不同的時期進行處理，從入學(xué)之初起，以學(xué)期為單位的檔案要與目錄一起收集，教育檔案要盡量規(guī)范化，這樣才能便于轉(zhuǎn)化為人事檔案。二是擴大備案范圍，納入學(xué)生學(xué)習(xí)和生活軌跡、理論與實踐考核成績、社會公共關(guān)系等情況，完備資料填報及登記。第三，利用新生入學(xué)教育課程、檔案管理選修課程和畢業(yè)就業(yè)指導(dǎo)課程，宣傳檔案管理的重要性，讓學(xué)生充分認識檔案在政治審查、就業(yè)考核、職稱申請、升學(xué)考試中的重要性，加強學(xué)生自覺完善自身檔案的意識。[3]

3.4規(guī)范檔案移交程序，保障資料傳遞安全

教育檔案移交工作量大、時間短任務(wù)重、參與人員多，移交和保管程序要嚴格規(guī)范，尤其需要防止檔案丟失。一方面，教學(xué)管理部門和檔案部門在安排學(xué)生參加檔案工作時，必須教育學(xué)生樹立嚴格的保密觀念，維護檔案的真實性和完整性，不能隨意進行修改、增添或刪除。另一方面，教育檔案管理人員要以學(xué)生為導(dǎo)向，重視“以人為本”的檔案管理理念，認真核查畢業(yè)生的各類信息，并將其轉(zhuǎn)移到用人單位或相關(guān)組織機構(gòu)，并規(guī)范嚴格的交接手續(xù)。同時，開發(fā)檔案移交管理軟件，將檔案移交數(shù)據(jù)輸入管理系統(tǒng)，提高查詢效率。[6]

3.5建立電子檔案，提高檔案管理效率

隨著高等教育向公共教育的轉(zhuǎn)變，音樂學(xué)院學(xué)生數(shù)量穩(wěn)步增長，提高了對教育檔案管理工作的要求。隨著現(xiàn)代高等教育的快速發(fā)展，作為紙質(zhì)檔案的有益補充，電子檔案將成為未來檔案發(fā)展的趨勢。第一，要加強現(xiàn)代信息管理技術(shù)檔案工作，培養(yǎng)大批現(xiàn)代信息管理人才。同時，要具備檔案管理的基本理論知識和操作技能，符合檔案管理政策法規(guī)規(guī)定的操作標準，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。第二，要充分利用網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)、新設(shè)備，建立學(xué)生電子檔案信息系統(tǒng)，利用文字、圖片、視頻等，全面涵蓋學(xué)生個人資料、理論學(xué)習(xí)與實踐考核成績、思想道德品質(zhì)、心理健康等信息。在實現(xiàn)數(shù)字化管理的同時，應(yīng)保持紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，采用以自動檢索等現(xiàn)代管理檔案模式，對教育檔案進行科學(xué)詳細的分類、存儲和移交。檔案管理的信息化，既能節(jié)省大量人力資源，又能方便地實現(xiàn)檔案的檢索和查詢，提高檔案的利用率。第三，積極推進檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)化，共享檔案信息資源。大多數(shù)音樂學(xué)院已經(jīng)建立和使用校園網(wǎng)，為檔案管理網(wǎng)絡(luò)的利用率提供了保障。教育檔案的信息化管理是一個有機的系統(tǒng)，系統(tǒng)的各個縱、橫節(jié)點都要實現(xiàn)數(shù)字化，在一定層次上，在網(wǎng)絡(luò)中建立完善的自動搜索查詢系統(tǒng)，發(fā)揮整體優(yōu)勢，實現(xiàn)信息資源的共享。[5-6]

4 結(jié)束語

隨著現(xiàn)代高等教育的快速發(fā)展，音樂學(xué)院應(yīng)利用信息化手段提高教育檔案管理水平和工作效率。首先，學(xué)校應(yīng)建立健全檔案管理制度，規(guī)范各項管理程序。其次，應(yīng)加強教育檔案管理人員隊伍建設(shè)。第三，應(yīng)豐富和完善教育檔案資料內(nèi)容。第四，規(guī)范檔案傳遞途徑，保障檔案資料安全移交。第五，建立電子檔案，積極推進教育檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，提高管理效率。綜上所述，音樂學(xué)院教育檔案信息化管理需要軟硬件兼?zhèn)洌浞掷镁W(wǎng)絡(luò)、數(shù)字技術(shù)手段，建立有機系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、便捷化。

參考文獻

[1] 解詠晉.教育信息化時代下高校檔案信息化管理建設(shè)研究[J]. 知識經(jīng)濟，2016（4）：154-155.

[2] 周瑋，畢鴻雁，孟成民，等.高校教學(xué)檔案信息化管理研究[J].中國校外教育，2013（19）：31-31.

[3] 方彬.高校教學(xué)檔案信息化管理研究[J].人力資源管理，2015（1）：233-233.

[4] 徐凱歌.高校檔案信息化建設(shè)與管理探索[J].中國教育信息化，2010（19）：23-24.

[5] 沈靜.高校檔案管理信息化的優(yōu)勢及安全風(fēng)險評估研究[J].成都師范學(xué)院學(xué)報，2011，27（4）：1-4.

[6] 劉彥君.關(guān)于高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其發(fā)展研究[J].當(dāng)代繼續(xù)教育，2011（6）：42-43.

【通聯(lián)編輯：朱寶貴】