ICS系統(tǒng)內(nèi)控督辦信息化助推企業(yè)管理向精細化轉(zhuǎn)型

田永昌 王媛媛

[摘 ? ?要] 督辦管理是企業(yè)部門改進工作作風(fēng)，提高辦事效率，確保政令暢通的重要手段。但在實際工作中，往往因為人員執(zhí)行力差，跟蹤督辦不力，導(dǎo)致落實效果不佳。文章旨在通過“ICS”系統(tǒng)督辦信息化在實踐中運用作為創(chuàng)新管理手段，將企業(yè)審計內(nèi)控督辦工作利用信息技術(shù)，提升閉環(huán)管理效率，完善整改管理長效機制，構(gòu)建審計內(nèi)控督辦集中統(tǒng)一、全面覆蓋、權(quán)威高效的監(jiān)督體系，強化企業(yè)管理的執(zhí)行力，為促進企業(yè)精細化管理，提升管理效率做出貢獻。

[關(guān)鍵詞] 信息化;執(zhí)行力;精細化;創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 19. 017

[中圖分類號] F239 ? ?[文獻標(biāo)識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2019）19- 0039- 04

0 ? ? ?引 ? ?言

督辦管理是企業(yè)執(zhí)行力的重要保障，針對審計內(nèi)控督辦管理需求，豫新發(fā)電公司始終本著精細化管理原則，在信息技術(shù)的引導(dǎo)下，自主開發(fā)了“ICS系統(tǒng)”，實現(xiàn)了對企業(yè)審計內(nèi)控督辦業(yè)務(wù)的周期閉環(huán)管理，為企業(yè)審計內(nèi)控問題整改的執(zhí)行力增強供給創(chuàng)新思路與有力支撐工具，使企業(yè)督辦業(yè)務(wù)逐漸朝精細化管理模式過渡。

保證企業(yè)穩(wěn)步、規(guī)范發(fā)展，促執(zhí)行力提升的關(guān)鍵點即加強審計內(nèi)控督辦管理。把風(fēng)險防范、問題整改落實、整改事項推進情況等視作企業(yè)執(zhí)行力增強的關(guān)鍵指標(biāo)，促其在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中受到重視并發(fā)揮最大化作用。因此，審計內(nèi)控的事項督辦應(yīng)當(dāng)是企業(yè)管控體系的重點。

1 ? ? ?傳統(tǒng)內(nèi)控督辦管理存在的問題和弊端

在實際工作中， 審計內(nèi)控整改的督辦存在閉環(huán)效率不高、職能未充分發(fā)揮等問題。一是督辦執(zhí)行的力度不夠、效果不佳， 且在原有工作人員配備下， 原有督辦模式不能很好地適應(yīng)管理新常態(tài)，管理模式有待創(chuàng)新。二是現(xiàn)有督辦工作沒有抓手， 督辦結(jié)果執(zhí)行力不強，各項考核落實存在滯后或者力度減弱，對部門相應(yīng)的獎懲措施不公開、不透明。主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 ? 傳統(tǒng)審計內(nèi)控督辦的方式方法簡單、單一

督辦事項依靠協(xié)同發(fā)送、電話溝通、信息發(fā)送的形式通知，督辦內(nèi)容具有涉及范疇較廣、“來源多樣”（專項審計、內(nèi)控評價、審計調(diào)查、審計后評估等）、周期、啟動時間、部門等存在差異的特征，怎樣保證督辦工作于繁重工作日程里得到實施，確保整改事項得到及時、高質(zhì)量的落實，一直是企業(yè)審計內(nèi)控督辦的難題。

1.2 ? 督辦事項體系化管理困難

面對公司紛雜的經(jīng)營業(yè)務(wù)和相關(guān)管理要點，督辦部門、領(lǐng)導(dǎo)決策層需對事項執(zhí)行情況引起重視，時刻以面談、電話等方式時刻留意進程情況。

一些詳細事項傳遞不到位、不明確，信息周期時間長、不能及時查找原因，并對督辦事項執(zhí)行開展情況心中有數(shù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)借助一個有效管理工具及時、全面地掌握事項開展情況，且制定詳細的體系化督辦管理視圖，方便正確決策。

1.3 ? 督辦事項跟蹤煩瑣

因受工具單一、權(quán)責(zé)不對等多因素影響，提高了督辦任務(wù)艱巨性，也增加了負責(zé)督辦人員或部門的工作任務(wù)，使督辦執(zhí)行跟蹤出現(xiàn)占用時間多、流程煩瑣、文檔數(shù)據(jù)查找留存困難等現(xiàn)象，也就影響到督辦質(zhì)量。過去所應(yīng)用的人工管理模式與簡單工具對現(xiàn)今審計內(nèi)控督辦事項執(zhí)行、統(tǒng)籌分解、溝通、匯報、統(tǒng)計與查詢等展開一體化管理需求不相符，在沒有科學(xué)管理工具支撐的條件下，可能在規(guī)定時間內(nèi)事項無法及時完成，即便完成質(zhì)量也得不到保障。

1.4 ? 注重督辦事項過程化閉環(huán)管理的落實

對于督辦事項的有效制定，企業(yè)內(nèi)部仍存在整改部門重視不夠、整改不力、質(zhì)量不高等情況。整改部門向領(lǐng)導(dǎo)或督辦部門提交的結(jié)果，僅僅停留在表面，不能追根溯源起到實效，其過程缺乏有效的監(jiān)督，以至于決策者、管理者不能及時發(fā)現(xiàn)存在于事項執(zhí)行期間存在的各項問題，進而第一時間給予糾正與改進，形成較多的時間成本，影響整改的效率和效果。

1.5 ? 督辦執(zhí)行效能統(tǒng)計分析實現(xiàn)困難

審計內(nèi)控事項督辦整改的有效開展，可為企業(yè)制度完善，監(jiān)督計劃制定等的推進提供參考，還是確保企業(yè)管理水平提升、管理效益增強的關(guān)鍵支撐。傳統(tǒng)手段的督辦管理，需要督辦人員對執(zhí)行情況不斷跟蹤收集整理，再根據(jù)過程情況形成結(jié)果反饋給領(lǐng)導(dǎo)層，反復(fù)溝通匯報，耗費人員精力與時間的同時，準(zhǔn)確性與時效性還得不到保障，這和預(yù)期目標(biāo)存在差異。

2 ? ? ?“ICS”系統(tǒng)提升企業(yè)執(zhí)行力、推動精細化管理

國電投豫新發(fā)電公司，在2018年初開始投入督辦信息化應(yīng)用研究，對督辦業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)、各流程、各節(jié)點進行了梳理，結(jié)合大量業(yè)務(wù)實踐不斷總結(jié)，經(jīng)過實驗、測試和不斷地創(chuàng)新，自主研發(fā)推出了審計內(nèi)控督辦系統(tǒng)，對督辦的審核、發(fā)起、反饋與歸檔等多項業(yè)務(wù)鏈管理進行了固化，實現(xiàn)了各項督辦業(yè)務(wù)的全過程跟蹤管理，幫助公司提升了執(zhí)行力，在落實事項整改中也取得了一定實效。其使用價值主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 ? 督辦信息化周期閉環(huán)管理助力企業(yè)管理提升

有別于傳統(tǒng)的督辦管理，即能實現(xiàn)整改事項的分解下達，執(zhí)行反饋、督辦跟蹤，辦結(jié)確認(rèn)等周期閉環(huán)管理，同時也可達到了管理視圖（體系化、統(tǒng)一化）的制定，對督辦過程給予了全面監(jiān)控，保證了管理效能的提高。傳統(tǒng)督辦與信息化督辦區(qū)別如表1所示。

2.2 ? 協(xié)同與管控的結(jié)合確保督辦事項順利有效開展

企業(yè)督辦管理并非僅是業(yè)務(wù)方面的流轉(zhuǎn)，還展現(xiàn)出的是管理上的協(xié)同。“ICS系統(tǒng)”中固化了事項處理鏈條，針對每項督辦任務(wù)在責(zé)任部門、職能部門、分管領(lǐng)導(dǎo)之間根據(jù)分工和職責(zé)設(shè)置了審批點、審閱點，將督辦事項逐級分解、逐級反饋，系統(tǒng)功能實現(xiàn)了不同角色人員的職能發(fā)揮，包括查看與催辦、反饋與審批、協(xié)作與溝通、反饋與匯總，通過各部門、各管理層職能作用的融合，保障了督辦事項科學(xué)、高效地完成。如圖1所示。

2.3 ? 自動計時、預(yù)警機制彰顯人性化管理

“ICS系統(tǒng)”的功能齊全、完善，可實現(xiàn)督辦事項的自動預(yù)警、自動監(jiān)控與自動提醒等。于督辦事項中設(shè)置確立完成時間節(jié)點并發(fā)起流程后，系統(tǒng)開始自動倒計時，每天自動提醒責(zé)任部門“有待處理事項”需要辦理，當(dāng)時間節(jié)點較接近時，自動提醒的頻率增多提醒辦理人員迅速及時辦理，從而使督辦管理實現(xiàn)“督辦事項自動找人”的轉(zhuǎn)變，大大提高跟蹤的效率。

2.4 ? 自動流轉(zhuǎn)的考核機制，規(guī)避了人為因素影響

督辦事項的整改與落實，在傳統(tǒng)管理中往往容易遇到因部門說情、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)而礙于面子無法實現(xiàn)考核的情況，同時因溝通鏈條較長，涉及部門和管理層的環(huán)節(jié)較多，難以及時有效落實考核機制。而“ISC 系統(tǒng)”突破了傳統(tǒng)管理中人為因素影響的弊端，在督辦事項自動流轉(zhuǎn)的過程中，在自動計時的功能影響下，整改任務(wù)一旦超時未完成，信息會自動推送到人資部門，人資部門根據(jù)督辦事項中的既定考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)實施考核，有效規(guī)避了人為因素造成的影響，使考核閉環(huán)管理機制落實更加有效。

3 ? ? ?ICS系統(tǒng)督辦信息化管理創(chuàng)新與實踐成效顯著

3.1 ? 增強督辦工作開展的積極性

依靠ICS系統(tǒng)平臺來推進督辦工作的有效開展后，督辦部門對任務(wù)及時給予細化，對不同部門應(yīng)該執(zhí)行的任務(wù)落實到位，劃分到人頭，明確負責(zé)整改工作的第一責(zé)任人，要求部門負責(zé)人能依靠平臺系統(tǒng)時刻掌握工作開展情況或?qū)⑿畔⒎答伣o上級負責(zé)人。對即將到期的任務(wù)，可通過系統(tǒng)自動提醒功能，達到督辦任務(wù)網(wǎng)上跟蹤、網(wǎng)上發(fā)布、網(wǎng)上反饋的目的。

3.2 ? 提升整改的效率和質(zhì)量

通過督辦信息化的運用，系統(tǒng)平臺從任務(wù)鏈發(fā)生到結(jié)束，每一事項都鎖定在固定時限內(nèi)，如在規(guī)定時限內(nèi)整改仍未辦理完結(jié)， 系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至人資部門實施考核，增強了督辦的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，由此大大提高了整改的執(zhí)行力，提升了整改的質(zhì)量和督辦反饋的效率。

3.3 ? 增強督辦工作時效性

督辦系統(tǒng)平臺特有的提醒、自動催辦、結(jié)束與歸檔等一系列功能，能在線發(fā)布、督辦與反饋一切督辦信息，實現(xiàn)一體化“督辦臺賬”的建構(gòu)，省略了繁雜的中間流程，提高了執(zhí)行效率，也使任務(wù)流轉(zhuǎn)速度明顯加快。

3.4 ? 做到督辦工作權(quán)責(zé)對等

任務(wù)管理模式屬于督辦系統(tǒng)平臺的主要方式，詳細記錄了各項任務(wù)開展情況，因受權(quán)限影響，要隨意改動是不行的，保證了信息的安全性。而協(xié)辦部門、責(zé)任部門與監(jiān)辦部門三大部門在某項任務(wù)上均具備同等瀏覽權(quán)限，能夠時刻通過平臺掌握工作開展情況，便于后續(xù)工作開展計劃的制定。

3.5 ? 促進督辦整改公平公正公開。

ICS系統(tǒng)督辦建立在信息化管理的基礎(chǔ)上， 以實現(xiàn)督辦工作的信息化、透明公開化、公平化;督辦整改的統(tǒng)計結(jié)果，企業(yè)各級管理層都能在系統(tǒng)平臺上隨時查看，實現(xiàn)了督辦工作的信息公開，更好地推動了督辦整改工作的開展。

在企業(yè)面臨的市場競爭日益激烈，在河南公司“二次創(chuàng)業(yè)”彎道超車的改革發(fā)展中，審計內(nèi)控作為企業(yè)的保障機制，其成果的運用對企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展、提高競爭力具有重要的意義。企業(yè)審計內(nèi)控督辦信息化管理，是企業(yè)不斷提升督辦整改的效率和效果，提升企業(yè)精細化管和企業(yè)執(zhí)行力的有力手段和重要機制，必將為企業(yè)提升管理水平持續(xù)發(fā)揮積極作用。

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