淺談檔案信息化管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

摘 要：將檔案進(jìn)行信息化管理是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種專業(yè)知識，多個部門進(jìn)行協(xié)作才能完成的復(fù)雜工程。檔案的信息化管理意味著檔案管理模式從實(shí)體保管到進(jìn)行數(shù)字化信息管理。目前，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)可以很好的和檔案管理融合在一起，檔案信息化在一定意義上就是利用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理。檔案信息化管理既具有長處，也有不足。因此，在使用的過程中需要對其進(jìn)行完善。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化;管理

1 檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

在檔案信息化管理的過程中，檔案資料是主要的被管理對象，操作工具則是計算機(jī)。我們通過計算機(jī)對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分類和篩選。這樣就完成了對檔案的信息化管理，這種方式與傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理相比，主要有以下幾個優(yōu)點(diǎn)：

1.1 工作效率的提高

在實(shí)行檔案的信息化管理以后，檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、信息化;在檔案的存儲、檢索和利用的過程中實(shí)現(xiàn)了一體化;電子檔案可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。檔案信息化管理沖破了傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的管理方法，使檔案管理從封閉走向了開放，實(shí)現(xiàn)了資源的合理配置。充分減少在抽調(diào)檔案過程中的時間，與傳統(tǒng)的人工篩選相比，大大提高了工作的效率。檔案信息化不僅可以減少檔案管理的工作人員，減少開支，還能夠大大減輕管理人員在尋找檔案時的勞動強(qiáng)度。

1.2 服務(wù)范圍的擴(kuò)大

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只有一份，且無法滿足多人同時查閱。檔案的信息化管理可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的多次復(fù)制，可以滿足多人同時查看一份檔案。網(wǎng)上的電子檔案也方便不同部門隨時抽調(diào)，只需要給出各類檔案的分類號或相應(yīng)的檢索條件，就可以調(diào)閱檔案，拓寬了檔案的服務(wù)范圍。

1.3 經(jīng)濟(jì)效益的提高

檔案信息化的電子管理系統(tǒng)一經(jīng)投入使用后，可以數(shù)次重復(fù)利用。便利的管理提高了經(jīng)濟(jì)效益，也減少了人工投入。企業(yè)不必同以往一樣，在檔案管理工作上投入更多的資金以雇傭員工進(jìn)行分類。

1.4 檢索檔案的時效性增強(qiáng)

在檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理之前，傳統(tǒng)的檔案處理完全依賴于人工，從各種資料的整理分類到最后的歸檔利用，無一不依賴于人工處理。傳統(tǒng)的人工模式消耗的時間長，浪費(fèi)的資源大，嚴(yán)重影響了檔案的使用效率，很可能造成工作的延誤。計算機(jī)的功能比較完備，可以迅速對信息進(jìn)行處理，更加便捷的篩選信息，從而提高了檢索檔案的時效性。

2 檔案信息化管理存在的不足

2.1 技術(shù)支持不完備

檔案的信息化管理需要嚴(yán)格的計算機(jī)技術(shù)支持，因?yàn)橐獙n案數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，所以它需要健全的計算機(jī)技術(shù)支持。一是電子檔案自身的保密性決定了它在網(wǎng)絡(luò)使用過程中需要嚴(yán)密的保管，以防止信息外泄。二是檔案信息的錄入需要到掃描儀等電子設(shè)備的支持，但是很多企業(yè)使用的此類設(shè)備比較落后，無法滿足準(zhǔn)確的檔案錄入的要求。在完成檔案的錄入以后，此類設(shè)備大概率都會被閑置，經(jīng)濟(jì)方面的長期效益得不到保證。精密的電子掃描儀價格較高，后期的軟件也并非免費(fèi)使用，因此很多小企業(yè)無法購入[1]。

2.2 管理體系不健全

管理體系的健全是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，在此過程中雖然已有一些管理規(guī)范，但是要形成完整的管理體系還需要進(jìn)行較為深入的探索。檔案信息化的發(fā)展比較迅速，檔案信息化軟件需求量大，但目前還沒有相應(yīng)的法律法規(guī)對此類市場進(jìn)行規(guī)范化管理。因?yàn)闄n案信息化建設(shè)中主要使用的電子文件的法律地位還沒有得到保證，所以網(wǎng)絡(luò)中檔案的準(zhǔn)確性和合法性還有待商榷，其真實(shí)性也難以確定。

2.3 人員專業(yè)技術(shù)跟不上

通常來說，在檔案室工作的員工個人素質(zhì)和計算機(jī)技術(shù)都比較弱。因?yàn)闄n案工作自身的局限性，決定了員工薪資和待遇也不高。因此，造成了檔案室人員的技術(shù)配備不合理。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代的計算機(jī)技術(shù)人才，不能僅僅滿足一般的計算機(jī)技術(shù)操

作[2]。就目前來看，既能熟練掌握計算機(jī)技術(shù)，又熟悉檔案操作的專業(yè)人才是少之又少。大部分的檔案工作人員教育水平偏低，在這種情況下即使引進(jìn)了現(xiàn)代精密器材，也無法將其作用發(fā)揮到極致。

2.4 安全使用難保證

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)革命的到來，計算機(jī)技術(shù)迎來了前所未有的大飛躍。計算機(jī)線上系統(tǒng)、軟件、保存的數(shù)據(jù)隨時有被人為或偶然破壞的危險。在檔案信息化建設(shè)的過程中，如果不能有效的保證計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全，給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機(jī)，那么對企業(yè)的危害將會是巨大的。

3 檔案信息化管理應(yīng)注意的問題

3.1 檔案的分類

檔案信息是由級別的，不應(yīng)該被籠統(tǒng)地放在一起。有效分類以后，查閱界限也應(yīng)該劃分清楚。在檔案信息化管理的過程中，將檔案的安全級別劃分清楚。在查閱的時候，要求查閱人出示相應(yīng)的身份證明才能查閱相應(yīng)等級的檔案。這樣可以有效的防止不法分子利用檔案管理的漏洞，竊取機(jī)密資料，防止檔案泄密事件的發(fā)生。

3.2 信息化管理的規(guī)范

檔案的種類繁多，為了保證使用時的方便性和準(zhǔn)確性，檔案的規(guī)范化管理就顯得特別重要[3]。視頻、聲音、文字等不同的信息分類管理存儲于相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，這樣使用起來也會更加的方便。建設(shè)信息化的管理需要著眼于整個信息系統(tǒng)，在縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)做好連接，再通過網(wǎng)絡(luò)加以連通，形成一個信息化的整體。如果要達(dá)到這種程度，就需要我們制定合理規(guī)范統(tǒng)一的管理體系，以推動信息管理的規(guī)范。

3.3 檔案的安全性管理

在計算機(jī)技術(shù)日新月異的今天，網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客層出不窮，無孔不入。因此，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息安全必須提上日程。想要提高網(wǎng)絡(luò)安全一是，除了基礎(chǔ)的防火墻、殺毒軟件、身份鑒別等方式，還應(yīng)該加強(qiáng)計算機(jī)的資料恢復(fù)技術(shù)和檔案加密技術(shù)等更加嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，還可以采取檔案雙備份等方式，即使遭受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，也能夠保證檔案的完整性。從而有效的保證檔案信息的安全使用，防止檔案泄密、丟失的情況發(fā)生。

信息化對于檔案管理來說是進(jìn)步，也帶來了危險。如何處理好檔案信息數(shù)據(jù)的安全是我們亟待解決的問題。隨著電子文檔的積累，也需要建立電子檔案的安全保管機(jī)制。確保檔案的長期有效性。

3.4 檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員的培養(yǎng)是檔案信息化管理中的一個重要內(nèi)容，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化管理水平的提高。不能忽視普通員工在推動信息化建設(shè)中的作用，因?yàn)橛脩舻囊话阈枨笫菍?shí)際信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)[4]?？梢詫彶闄n案管理人員對檔案信息化管理的看法，并將信息化的好處傳達(dá)給員工，這樣每個人都可以看到檔案中信息的構(gòu)建將成為未來工作的趨勢。只要在檔案信息化的建設(shè)方面達(dá)成共識，就可以在提升有關(guān)人員的積極性和凝聚力上產(chǎn)生積極影響。還有助于更好地了解用戶在構(gòu)建未來檔案信息過程中的不便，以及更好地支持檔案信息的推廣。加強(qiáng)對技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，加強(qiáng)他們的專業(yè)素養(yǎng)和思想素質(zhì)，提高他們掌握計算機(jī)應(yīng)用的能力。推進(jìn)技術(shù)人員有組織的進(jìn)修，研究好專業(yè)人才的成長和流動規(guī)律，形成合理有序的人才市場，就能保證檔案信息化管理的成功建設(shè)。

3.5 建立好檔案信息數(shù)據(jù)庫

我國的檔案信息工程的核心是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，當(dāng)前我們正處于由紙質(zhì)媒體轉(zhuǎn)向電子信息化的過渡時期。數(shù)據(jù)庫建立以后，可以使用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)對大數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，它需要長期的不懈堅(jiān)持，是一個復(fù)雜繁瑣而漫長的過程。

總而言之，檔案信息化是檔案信息管理的必然趨勢和迫切要求，它已經(jīng)成為了先進(jìn)電子辦公的重要組成部分。檔案的信息化管理要求我們充分利用計算機(jī)的技術(shù)，建立健全檔案信息化的法律法規(guī)，切實(shí)提高管理人員的素質(zhì)。只有緊緊抓住這三個方面，我們才能更好地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]李春玲.論檔案信息化管理[J].機(jī)電兵船檔案，2010年第3期.

[2]徐文莉.如何加快檔案的信息化管理建設(shè)[J].商情，2011（31）：54-54.

[3]李潔.淺談檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（23）：193-194.

[4]王萍.淺談檔案管理信息化與社會化[J].民營科技，2012（10）：229.

作者簡介

張佳蕓（1982-），女，漢，江蘇省泰興市。