簡析大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理

朱海洋

摘 要：在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理工作是其重要的內(nèi)容之一，并且對事業(yè)單位的運行和發(fā)展具有重要的作用。隨著科學技術的進步和現(xiàn)代信息技術的普及，對事業(yè)單位檔案管理模式產(chǎn)生了巨大的影響，電子信息檔案管理模式成為了當下較為流行的一種形式，具有辦事效率快的優(yōu)勢?；诖?，本文就大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應用進行分析，并針對其存在的風險提出相應的規(guī)避措施。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;電子信息檔案管理;應用

大數(shù)據(jù)背景下，計算機技術得到了發(fā)展和普及，事業(yè)單位的檔案管理模式也隨之發(fā)生了變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案管理。在這轉(zhuǎn)變的過程中，事業(yè)單位充分利用電子信息檔案管理技術，有效提升了檔案管理工作的效率，并且有效地改善了傳統(tǒng)檔案管理中存在的儲存不便、資料遺失等弊端。但是，在實際應用電子信息檔案管理過程中，也同樣存在一定的安全風險問題，對此，事業(yè)單位要加以重視，并且采取有效的技術措施進行風險防控，保證電子信息檔案管理的正常運行。

1 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的應用

1）提升了檔案管理工作的效率。在大數(shù)據(jù)背景下，電子信息技術得到發(fā)展和應用，事業(yè)單位利用電子信息技術進行檔案管理工作，可以有效提升檔案管理工作的效率。主要表現(xiàn)為：電子檔案方便儲存，通過利用光盤、U盤等載體，將檔案信息儲存在這些電子媒介當中，然后將其傳輸至計算機當中，計算機具有強大的信息數(shù)據(jù)處理能力，并且運算速度較快，這樣不僅有效解決了傳統(tǒng)檔案管理模式中大量檔案信息難以儲存和查閱效率慢的問題，而且還能夠解決人為操作時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)遺漏、丟失、不清晰等問題，從而最大程度地提高了檔案管理的準確性和效率，并且有效節(jié)約了檔案管理工作所需要的人力和物力，實現(xiàn)資源最大化利用。

2）提高了檔案管理的安全性。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料的傳遞主要是依靠人來進行，在這傳遞的過程中，不僅需要花費許多人力和精力，而且容易出現(xiàn)資料遺漏、丟失以及損壞等問題，不利于檔案資料的保存。并且這些丟失、損壞的檔案資料想要再次找回，不僅難度較大，而且也需要花費大量的時間和精力，所以，傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在安全管理方面存在較大漏洞。而電子信息檔案管理的應用，可以有效的改善和解決這些問題，不僅能夠有效減少檔案信息傳遞時花費的時間和精力，而且能夠有效保證檔案信息在傳遞過程中的完整性，除非是網(wǎng)絡發(fā)生故障，否則電子檔案信息丟失的情況基本不會發(fā)生。

3）實現(xiàn)了檔案信息的共享。事業(yè)單位應用電子信息檔案管理，其最明顯的優(yōu)勢就是實現(xiàn)了檔案信息的共享，通過利用電子信息技術，將檔案信息進行云管理和云儲存，最大化地實現(xiàn)了檔案信息的共享。同時，在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術對檔案信息進行實時的更新，不僅能方便大眾進行資料的查閱，而且實現(xiàn)了社會資源的有效利用。此外，事業(yè)單位應用電子信息檔案管理實現(xiàn)了檔案信息的共享，保障了信息的公開性，有利于事業(yè)單位樹立起陽光政府的形象，從而進一步推動其向服務型政府的轉(zhuǎn)變。

4）方便了檔案資料的儲存。傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要是以紙質(zhì)檔案的形式進行儲存，在儲存的過程中可能會受到環(huán)境、氣候的等客觀方面的影響，出現(xiàn)潮濕、蟲蛀、破損等問題，加之檔案資料的增多，也給檔案管理人員的儲存工作增加了難度。而電子信息檔案管理可以有效地解決這些問題，通過將檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的形式儲存在計算機當中，不僅儲存時間長、空間大，而且儲存過程中也不會受到客觀因素的影響發(fā)生損壞，有效保證了檔案資料的穩(wěn)定性和安全性。

2 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理存在的風險

1）檔案信息存在安全隱患。在大數(shù)據(jù)背景下，許多事業(yè)單位都應用了電子信息技術進行了檔案管理，并且取得了一定的效果，極大地提升了事業(yè)單位檔案管理工作的效率。但是在應用電子信息檔案管理的過程中，也存在一定的應用風險，其中較為明顯的就是檔案信息的安全隱患問題。主要表現(xiàn)為：電子信息檔案是以光盤或者磁盤等媒介的形式進行信息的儲存，但是在儲存的過程中這些信息容易受到篡改或者丟失，尤其是遇到停電、網(wǎng)絡故障、黑客以及網(wǎng)絡攻擊時，這些電子檔案信息極其容易丟失和泄露，甚至出現(xiàn)信息盜用的情況，這種安全隱患帶來的危害是極大的。

2）電子信息檔案管理體系不完善。雖然大部分事業(yè)檔案都應用了電子信息檔案管理，但是由于電子信息檔案管理的發(fā)展較晚且應用時間并不長，所以在應用過程中仍然存在一些操作上的問題。相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子信息檔案管理的操作不僅與其不同，而且所需要具備的能力也不相同，對此，應當建立起完善的電子信息檔案管理體系，以此為電子信息檔案管理工作提供理論依據(jù)。但是，在目前的電子信息檔案管理中，相應的管理體系并不完善，理論依據(jù)缺失，使得檔案管理過程中仍然存在諸多問題。此外，檔案管理人員所具備的管理技能和操作技能也不能夠很好地滿足電子信息檔案管理的需求，對電子信息檔案管理風險的認知和評估能力也不足，使得檔案信息管理的風險性增加。

3 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理風險防控的措施

1）積極引入新技術，保證電子檔案的安全。大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位應用電子信息檔案管理，主要是依靠電子信息技術進行。因此，為了能夠更好地進行電子信息檔案管理風險的防控，事業(yè)單位應當積極引入新技術，對計算機技術及時的調(diào)整和更新，從技術上保證電子信息檔案的安全。同時，也要注意對電子檔案采取保護措施，要建立起相應的防護機制，要設置網(wǎng)絡安全預警并且定時對計算機進行病毒掃描，以此保證計算機的安全。此外，檔案管理人員要有強烈的安全防護意識，對計算機設置防火墻，避免遭受病毒和黑客的攻擊，出現(xiàn)信息丟失和信息盜用的問題，而且要對電子信息檔案進行備份，避免信息丟失無法挽回的情況發(fā)生。

2）完善電子信息檔案管理工作制度。事業(yè)單位在應用電子信息檔案管理時，必須保證相應的管理工作正常進行，所以就必須要具備有相應的檔案管理工制度，才能夠有效的保證檔案管理工作的順利進行。對此，事業(yè)單位首先要重視加強防范電子信息檔案管理的風險性，然后制定完善的電子信息檔案管理工作制度，以此對檔案管理人員的管理方法和操作手段進行規(guī)范和約束。比如，電子信息檔案的修改和查閱只能是專門的檔案管理人員進行，并且只能是本人操作，其他人員只能通過管理人員操作進行資料的看。同時，要進行權限等級的劃分，針對每項工作設置相應的管理人員和權限，以此方便進行檔案管理人員的監(jiān)督工作，而且能夠促使人員之間相互約束，從而避免人員違規(guī)越限的操作行為發(fā)生。

3）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在事業(yè)單位應用電子信息檔案管理的過程中，需要檔案管理人員具備相應的檔案管理能力和計算機操作能力，才能夠有效地保證電子信息檔案的安全性。因此，事業(yè)單位在選聘檔案管理人員時，要全面考慮其是否具備相應的管理技能和職業(yè)素養(yǎng)，確保其能夠滿足電子信息檔案管理的需求。同時，在人員上崗工作前，必須進行相應的崗位培訓，上崗之后也要制定合理的培訓計劃，以此不斷鞏固和更新檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)技能，從而更好地順應時代的發(fā)展和信息技術更新的步伐。

4）建立健全風險預防和保護機制。事業(yè)單位在應用電子信息檔案管理的過程中，還需要建立健全風險預防和保護機制，以此確保檔案管理人員能夠具備風險判斷和評估的能力，從而更好地針對風險問題進行保護措施。首先，檔案管理人員要在不斷的實踐工作中總結經(jīng)驗，并以專業(yè)的技能對風險進行全面的分析，然后針對風險問題及時采取措施進行解決;其次，要加強風險防范的意識，對電子信息檔案進行及時的保護，保證信息數(shù)據(jù)的安全;最后，針對于已經(jīng)發(fā)生過的風險問題要分析和總結，改善風險處理過程中的不足，并且分析處理方法，對處理方法進行相應的調(diào)整和改進，為風險防控奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]李冰冰.關于事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].才智，2019（24）：218.

[2]蔡雨軒.事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討[J].辦公室業(yè)務，2019（16）：91.

[3]王叢.論“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理[J].才智，2019（23）：211.