新時(shí)代文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的基本路徑

摘 要：文書(shū)檔案是對(duì)某一單位過(guò)去某一時(shí)間段內(nèi)某一特定工作的總結(jié)，也是各種規(guī)范性文件的集合體，在單位運(yùn)行中發(fā)揮著重要的作用。部分單位忽視文書(shū)檔案管理工作，文書(shū)檔案管理模式滯后，內(nèi)容單一，制約了文書(shū)檔案作用的發(fā)揮。因此，有必要探討文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的基本路徑，為相關(guān)單位提供理論參考以及實(shí)踐指引，更好地推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;重要性;主要問(wèn)題;基本路徑

新時(shí)代如何創(chuàng)新文書(shū)檔案管理機(jī)制，改善文書(shū)檔案管理內(nèi)容，不斷發(fā)揮文書(shū)檔案決策咨詢作用以及信息支撐作用，成為當(dāng)前單位檔案管理人員重點(diǎn)探討并關(guān)心的問(wèn)題。

1 文書(shū)檔案管理的重要性

1.1 提升單位管理工作以及決策工作的科學(xué)性

文書(shū)檔案作為一項(xiàng)重要的信息資源憑證，內(nèi)容豐富，能夠?yàn)閱挝还芾碚咭约皼Q策者提供信息參考，進(jìn)而提升單位管理工作以及決策工作的科學(xué)性。一方面，單位管理者通過(guò)查閱相關(guān)的文書(shū)檔案，可以更好地了解單位管理工作中存在的不足，有指向性地采取相應(yīng)的解決措施，更好地提升單位各項(xiàng)管理工作的效率以及質(zhì)量[1]。另一方面，單位決策者通過(guò)查閱文書(shū)檔案中的信息資源，可以更好地作出相應(yīng)決策，把握單位運(yùn)行的總體方向，避免文書(shū)檔案管理工作流于形式。例如，單位決策者通過(guò)查閱相關(guān)的政策文件、法律法規(guī)，可以確保單位各項(xiàng)決策的依法合規(guī)性，提升文書(shū)檔案利用水平。

1.2 幫助單位職工規(guī)劃未來(lái)和促進(jìn)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展

單位大部分工作的開(kāi)展都會(huì)產(chǎn)生的相應(yīng)的信息資源。這些信息資源詳細(xì)記錄著單位各項(xiàng)工作的具體情況，是單位各個(gè)工作人員履職的具體體現(xiàn)。第一，單位提升文書(shū)檔案管理效率，可以服務(wù)于單位未來(lái)發(fā)展[2]。未來(lái)某一時(shí)間點(diǎn)內(nèi)，單位相關(guān)人員通過(guò)查閱文書(shū)檔案中的內(nèi)容，可以了解過(guò)去某一時(shí)間段內(nèi)單位某一特定工作的進(jìn)展以及完成情況，進(jìn)而有針對(duì)性的開(kāi)展下一步工作。第二，單位做好文書(shū)檔案管理工作，可以更好地明確相關(guān)工作中的各項(xiàng)主體的責(zé)任，為未來(lái)責(zé)任落實(shí)提供明確的依據(jù)。第三，單位部分文書(shū)檔案中記錄著單位的發(fā)展歷程、獎(jiǎng)項(xiàng)榮譽(yù)，可以幫助單位在申請(qǐng)相關(guān)榮譽(yù)過(guò)程中提供信息依據(jù)。

2 文書(shū)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

2.1 文書(shū)檔案管理機(jī)制缺乏指導(dǎo)性以及可操作性

現(xiàn)階段，部分單位文書(shū)檔案管理機(jī)制中的各項(xiàng)內(nèi)容較為單一，較為原則化，缺乏指導(dǎo)性以及可操作性，導(dǎo)致單位文書(shū)檔案管理效率以及質(zhì)量低下。第一，部分單位沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案管理流程進(jìn)行細(xì)化，檔案管理人員管理行為缺乏規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)性，不利于后期檔案管理與服務(wù)工作的深度開(kāi)展。第二，部分單位尚未明確檔案管理中各個(gè)部門的具體責(zé)任，忽視了業(yè)務(wù)部門在文書(shū)收集、文書(shū)整理過(guò)程中的責(zé)任，無(wú)法形成專業(yè)化、流程化以及流水化的作業(yè)模式，降低了單位檔案管理實(shí)效，也不利于后期責(zé)任的落實(shí)[3]。第三，部分單位尚未對(duì)不同種類文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分，沒(méi)有出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，無(wú)法為檔案管理人員提供明確的指引。

2.2 文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)滯后

部分單位尚未將信息化技術(shù)融入到文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中，難以滿足新時(shí)代文書(shū)檔案管理的基本要求。第一，部分單位尚未嚴(yán)格按照文書(shū)檔案的類型在信息系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)相應(yīng)的檔案管理板塊，導(dǎo)致檔案檢索難度大、效率低，不利于文書(shū)檔案利用。第二，部分單位對(duì)于涉及政策、法律法規(guī)類的文書(shū)檔案管理力度不足，沒(méi)有及時(shí)對(duì)失效政策文件以及法律法規(guī)文件進(jìn)行清理，無(wú)法發(fā)揮文書(shū)檔案在決策咨詢領(lǐng)域的作用。第三，部分單位文書(shū)信息化管理系統(tǒng)功能單一，與其他辦公系統(tǒng)存在信息溝通壁壘以及信息傳輸壁壘，不利于節(jié)省文書(shū)檔案管理資源以及管理成本。

2.3 文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

部分單位文書(shū)檔案管理人員雖然具有較好的文書(shū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)素養(yǎng)，但缺乏創(chuàng)新能力。一方面，檔案管理人員對(duì)于信息化管理系統(tǒng)以及信息化技術(shù)的應(yīng)用能力不足，文書(shū)檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。同時(shí)，由于檔案管理人員對(duì)系統(tǒng)以及技術(shù)缺乏了解，也難以在基于單位具體檔案管理需求以及檔案管理實(shí)際情況的基礎(chǔ)上向相關(guān)檔案管理系統(tǒng)供應(yīng)商提出建議，而只是單純地使用相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)。另一方面，單位培訓(xùn)模式欠缺科學(xué)性，忽視對(duì)檔案管理人員實(shí)踐應(yīng)用能力的培養(yǎng)，不利于單位文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。

3 新時(shí)代文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的基本路徑

3.1 搭建科學(xué)化的文書(shū)檔案管理機(jī)制

為了更好地推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及專業(yè)化，單位必須要搭建科學(xué)化的文書(shū)檔案管理機(jī)制，細(xì)化文書(shū)檔案管理的內(nèi)容。第一，單位要明確文書(shū)檔案管理的流程以及分工，確定檔案管理部門以及其他部門在文書(shū)檔案管理中的職責(zé)?？傮w而言，為了更好地提升文書(shū)檔案管理效率以及質(zhì)量，防止重復(fù)勞動(dòng)的問(wèn)題，可以由業(yè)務(wù)部門按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理后移交給檔案管理部門，并由檔案管理部門負(fù)責(zé)后期的保管、開(kāi)發(fā)與利用工作。第二，單位要結(jié)合單位文書(shū)檔案管理類型，出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度以及管理標(biāo)準(zhǔn)，確保文書(shū)檔案格式的統(tǒng)一性以及標(biāo)準(zhǔn)性。

3.2 推動(dòng)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)

單位要將信息化技術(shù)全面融入到文書(shū)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化的方向發(fā)展。第一，單位要根據(jù)文書(shū)檔案的種類對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分塊化處理，健全文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中的檔案板塊，提升文書(shū)檔案檢索的效率，便于后期的開(kāi)發(fā)與利用工作。第二，檔案管理人員要及時(shí)對(duì)政策型、法律法規(guī)型的文書(shū)檔案進(jìn)行更新，剔除失效的文件，更好地發(fā)揮文書(shū)檔案決策咨詢價(jià)值。第三，檔案管理人員要打通文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)之間信息傳輸?shù)谋趬?，提升信息傳輸?shù)陌踩浴⒎€(wěn)定性，最大限度地發(fā)揮文書(shū)檔案的價(jià)值。

3.3 創(chuàng)新培訓(xùn)模式，培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才

檔案管理人員是單位檔案管理的基礎(chǔ)，事關(guān)單位檔案管理實(shí)效。為此，單位必須要?jiǎng)?chuàng)新培訓(xùn)模式，不斷更新檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)。一方面，單位要組織檔案管理人員參加以“檔案管理信息化建設(shè)”相關(guān)的培訓(xùn)，及時(shí)聘請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家為檔案管理人員授課，切實(shí)提升檔案管理人員對(duì)于信息化管理系統(tǒng)以及信息化技術(shù)的操作能力以及熟悉程度。另一方面，單位可以加強(qiáng)與檔案館等相關(guān)專業(yè)部門的聯(lián)系，借鑒相關(guān)單位在文書(shū)檔案整理、編研、收集、利用以及開(kāi)發(fā)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，為檔案管理人員提供交流平臺(tái)。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著單位各項(xiàng)工作量不斷增多以及文書(shū)檔案種類不斷增加，文書(shū)檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)以及要求。因此，有必要?jiǎng)?chuàng)新文書(shū)檔案管理模式，不斷更新文書(shū)檔案管理理念，優(yōu)化文書(shū)檔案管理流程。文章闡述文書(shū)檔案管理的重要性，分析當(dāng)前文書(shū)檔案管理中存在的主要問(wèn)題，并結(jié)合相關(guān)理論學(xué)說(shuō)，提出自己關(guān)于文書(shū)檔案管理的建議，希望能夠真正體現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的價(jià)值，豐富文書(shū)檔案管理的內(nèi)容。通過(guò)本研究可以發(fā)現(xiàn)，文書(shū)檔案管理工作涉及面較廣，可以從多個(gè)層面加以探討。為此，單位有必要將文書(shū)檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、全局性以及長(zhǎng)期性的工作來(lái)抓，努力優(yōu)化文書(shū)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，不斷夯實(shí)單位文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

任莎莎（1982-），女，山東莒縣，本科，畢業(yè)于江西科技師范學(xué)院，助理館員，研究方向：檔案管理。