淺談新形勢下加強照片檔案管理方法

葉運強

摘 要：照片檔案是一種常見的檔案形式，近年來隨著數(shù)碼相機的普遍使用，照片檔案的數(shù)量明顯增多，做好管理工作成為從業(yè)人員的關(guān)注要點。本文首先分析了照片檔案的特點和管理原則，然后指出當(dāng)前管理中存在的問題，最后闡述了新形勢下加強照片檔案管理的方法，以供參考。

關(guān)鍵詞：照片檔案;特點;管理原則;問題;管理方法

照片檔案，指的是國家機構(gòu)、組織、個人在社會活動中，形成的攝影影像，用來反映具有保存價值的歷史[1]。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，照片檔案在反映客觀事物上具有明顯優(yōu)勢，尤其是智能手機的普及，推動了照片檔案的快速發(fā)展。新形勢下，對照片檔案進行收集、保管、利用，才能發(fā)揮出檔案的功能價值。以下結(jié)合個人實踐，探討了加強照片檔案管理的方法。

1 照片檔案的特點和管理原則

1）特點。照片檔案是由底片、照片、說明三個部分組成，不僅存儲量大，而且使用價值高。其中，傳統(tǒng)照片檔案使用感光材料，對外界溫度和光照的要求高、容易損毀;數(shù)碼照片檔案利用計算機、數(shù)碼相機拍攝而成，在收集、傳輸、保管上具有優(yōu)勢。相比于紙質(zhì)檔案，照片檔案的特點如下：（1）客觀真實，照片檔案是從現(xiàn)場直接獲取的，可以記錄事件原貌;（2）生動形象，利用畫面+說明的形式，實現(xiàn)了檔案資料的可視化，能傳遞直觀信息;（3）技術(shù)先進，不論是信息記錄，還是后期保管，照片檔案均要采用先進的技術(shù)，具有較強的空間感和時間感。

2）管理原則。對照片檔案進行管理，應(yīng)遵循以下原則：（1）真實性，應(yīng)標注拍攝時間，配上文字說明，避免他人隨意修改，保證拍攝原貌，促使照片檔案處于原始狀態(tài)。（2）優(yōu)選性，為了提高拍攝質(zhì)量，針對同一場景和活動，應(yīng)從多個角度進行拍攝，然后從中選擇出效果最優(yōu)的照片[2]。（3）實用性，照片檔案合理利用，才能發(fā)揮出自身價值，要求管理人員對照片檔案進行編號、分類，建立完善的檔案庫，方便后續(xù)查詢利用;針對數(shù)碼照片，還要進行備份處理。（4）安全性，照片檔案容易損毀，且部分照片具有私密性，這就要求管理人員科學(xué)合理保管，防止信息泄露、照片丟失，從而保證檔案資料的安全性。

2 當(dāng)前照片檔案管理中存在的問題

1）照片質(zhì)量不高。一些單位將重心放在運營業(yè)務(wù)上，忽視了檔案管理工作，由于對照片檔案的認識不到位，導(dǎo)致照片的形成比較隨意，沒有及時收集照片資料。即使留存了照片，但由于環(huán)境、天氣、技術(shù)等因素的影響，照片質(zhì)量不高，不能全面反映出事件原貌。此外，隨著數(shù)碼相機的使用，電子照片的形成更加簡單，省略了沖洗環(huán)節(jié);但部分照片可能散存在拍攝人員手上，出現(xiàn)照片流失現(xiàn)象。

2）管理不夠規(guī)范。照片檔案的管理不夠規(guī)范，主要體現(xiàn)在以下幾點：一是照片拍攝完成后，沒有及時移交給檔案室，影響集中管理;二是照片的跨度時間長、文字說明不清晰、分類和存放不科學(xué)等;三是使用數(shù)碼相機時，不同時間、不同類型的照片均留存在存儲卡上，一旦存儲卡破壞，照片信息就會丟失。舉例來看，某行政單位的辦公室發(fā)生盜竊后，丟失的物品中就包括數(shù)碼相機，而相機內(nèi)留存著大量的重要活動照片，由于這些照片沒有導(dǎo)出，造成了較大的損失。

3）保管存在漏洞。照片檔案的保管，具有較高的技術(shù)要求，保管存在漏洞，就可能導(dǎo)致照片發(fā)霉、褪色、損毀[3]。有調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分檔案管理人員的技術(shù)不足，沒有及時改進照片的保存方法;或責(zé)任意識薄弱，沒有認識到照片檔案的重要價值;或缺少管理經(jīng)驗，針對照片檔案的保管，和紙質(zhì)檔案的保管采用相同措施，均會影響保管效果。以某市舉辦的大型攝影展為例，其中展出了一組因保管不善造成變色、殘損的照片，降低了這些照片的使用價值。

3 新形勢下加強照片檔案管理的方法

1）提高認識程度。加強照片檔案的管理，首先應(yīng)該提高認識程度，了解照片檔案本身的功能和價值。具體操作上，其一從照片檔案的形成、收集出發(fā)，將照片的制作納入日常管理，同步開展照片檔案、文書檔案的管理工作。其二加大宣傳力度，以《檔案法》為依據(jù)，向單位內(nèi)所有職工宣傳照片檔案管理知識，轉(zhuǎn)變消極應(yīng)對的工作態(tài)度，創(chuàng)建良好的環(huán)境氛圍[4]。其三在單位內(nèi)定期開展主題展覽活動，選擇有重大意義的照片進行展示，凸顯出歷史作用和精神意義。例如：通過展示照片，反映當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟社會變遷，反映人們?nèi)罕姷娜粘Ｉ?，反映自然環(huán)境的變化等。如此，能培養(yǎng)管理人員的檔案服務(wù)理念，以便做好本職工作。

2）保證照片質(zhì)量。通過培訓(xùn)的形式，保證照片質(zhì)量，是照片檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。具體操作如下：第一，采用定人管理制，構(gòu)建一支高素質(zhì)的管理團隊。在人員選擇上，要求是認識到位、工作能力強、有責(zé)任心，明確管理人員的責(zé)權(quán)利，配合合理的激勵約束措施，實現(xiàn)預(yù)期管理目標。第二，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，單位可邀請專業(yè)攝影師進行知識講解、技能演練，學(xué)習(xí)取景、構(gòu)圖、光線，不斷提高攝影人員的藝術(shù)審美水平，從而拍攝出高質(zhì)量的照片。第三，采用社會活動的形式，激發(fā)攝影人員的熱情。例如：在非遺宣傳、文物古跡等活動中，進行圖片展覽，可以擴大照片的影響力，為照片檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。

3）規(guī)范管理程序。照片檔案的管理，主要包括收集歸檔、整理利用兩個方面。在收集歸檔上，結(jié)合檔案管理工作的實際情況，應(yīng)該將收集納入日常工作流程，編制完善的管理制度，在照片的形成、收集、保管等環(huán)節(jié)，均提出明確要求。其中，要明確哪些工作環(huán)節(jié)需要拍攝照片，例如領(lǐng)導(dǎo)參與的重大活動、單位組織的活動、單位重要事件、其他異常情況等。在整理利用上，應(yīng)對照片進行合理分類，其中底片、照片要分開存放;格式、排列、編號、文字說明、入冊，均要滿足規(guī)范要求。照片形成后，督促攝影人員及時提交照片，移交給檔案管理室。

4）加強保管力度。在照片檔案的保管上，按照傳統(tǒng)照片、數(shù)碼照片的不同進行分類保管[5]。一方面，傳統(tǒng)照片的底片、底片冊、照片冊等，均使用中性偏堿性的材質(zhì)，確?；瘜W(xué)性質(zhì)穩(wěn)定，不會產(chǎn)生脫落纖維或碎屑。另一方面，數(shù)碼照片注重存檔，考慮到光盤、硬盤自身的優(yōu)缺點，應(yīng)該分別采用硬盤、光盤、云盤進行備份。其中光盤一式三份，分別封存保管、異地保存、查閱使用，以保證照片信息的安全性。

5）優(yōu)化管理環(huán)境。在照片檔案的保存環(huán)境上，具體要求如下：（1）檔案室內(nèi)保持合適的溫度和濕度，要求空氣流通，具備防水、防潮、防火、防盜、防蟲等功能。（2）傳統(tǒng)照片和底片，應(yīng)該進行防塵處理，將其放置在恒溫、恒濕環(huán)境中，并且密封保存。（3）數(shù)碼照片應(yīng)進行防震、防磁、防光處理，重要的照片檔案進行保密，設(shè)置登錄查詢權(quán)限。（4）定期抽查照片和底片，針對發(fā)生損毀、變形問題及時解決;轉(zhuǎn)制成光盤的數(shù)碼照片，則要拷貝檢查。

4 結(jié)語

綜上所述，照片檔案屬于檔案的一種類型，管理期間要遵循真實性、優(yōu)選性、實用性、安全性的原則。針對目前管理中存在的問題，應(yīng)該提高認識程度，保證照片質(zhì)量，規(guī)范管理程序，加強保管力度，并優(yōu)化管理環(huán)境，切實發(fā)揮出照片檔案的功能價值。

參考文獻

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[2]李國生.加強機關(guān)照片檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（8）：169-169，184.

[3]張穎.加強高校數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理對策的研究[J].科技資訊，2016，14（5）：81-82.

[4]潘春歸.加強基層黨校電子照片檔案管理的幾點建議[J].卷宗，2016，（5）：9-9，10.

[5]麻麗.淺議如何加強照片檔案的收集工作[J].中國管理信息化，2016，19（7）：215-216