淺析學?；n案管理的新路徑

張海濤

摘 要：信息技術發(fā)展迅猛，已經(jīng)引起社會各領域的生產(chǎn)生活方式發(fā)生著重大變革，其中，學?；n案管理工作也深受信息技術革命影響，出現(xiàn)了一些新的運作方式和模式。然而，如何在信息技術變革大背景下努力創(chuàng)新檔案管理工作，切實提升檔案管理工作效益這一課題在理論研究領域尚屬萌芽階段。因此本文旨在探索學?；n案管理的新路徑，為本領域研究提供一定借鑒價值。

關鍵詞：學?；?檔案管理;新路徑

1 學?；n案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

在當今社會經(jīng)濟政治發(fā)展的大背景下，行業(yè)內(nèi)部和行業(yè)之間的信息交流愈發(fā)頻繁，各行業(yè)和各單位檔案管理工作承擔著提供和推送檔案信息的作用，而各單位對檔案需求的多元化日趨凸顯，使得各單位檔案管理人員在實際的檔案信息收集、整理和利用工作中面臨著巨大挑戰(zhàn)。隨著《中華人民共和國檔案法》、《關于做好基本建設項目檔案資料管理工作的通知》等相關文件的出臺，學校越來越需要促進校園基建檔案管理的現(xiàn)代化、標準化以及規(guī)范化發(fā)展。

然而，我國檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢，可供參考的路徑和管理模式較為單一，整個管理過程一直存在“費時低效”的問題。盡管隨著信息技術的應用與發(fā)展，越來越多的檔案管理人員利用該技術對檔案管理工作進行創(chuàng)新，但是由于檔案管理的復雜性，加之制度和機制建設不完善，檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展面臨著不小困難。

2 學校基建檔案管理的發(fā)展阻力

工作特性的阻力。學?；n案具有歸檔周期長、收集難度大和分類難、甄別程度高的特性。通常情況下，一套學校基建檔案資料要經(jīng)過工程建設管理單位、設計單位、建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、結算審核單位等多個部門的合作才能完成，待工程竣工驗收之后，還需要一段時間的整理裝訂才能最終形成。同時由于學?；n案具有較強的專業(yè)性與整體性的特性，基于學?；ü芾砣藛T的專業(yè)程度低的情況下，難以取舍真實有效的檔案數(shù)據(jù)，要想把某一種材料歸檔到具體類別，難免要占用較多時間與精力。

信息運用的阻力。當今許多學校檔案管理工作普及了電腦的應用，公辦自動化加快了檔案工作信息化的進程，但無論怎樣的媒介管理最終都需要依賴人來進行檔案管理，而受制于人員自身的學識水平和技術運用水平。目前，學校基建檔案管理人員的辦公檔案數(shù)字化處理能力不強，很難在短時間內(nèi)找到合適的路徑來提高學?；n案管理的效益。此外，現(xiàn)有學?；ü芾頇n案信息化的共享不足也造成了資源的閑置與浪費，降低了學校各部門在利用基建信息開展工作時的“費時低效”。

制度機制的阻力。學校基建檔案管理工作中存在不規(guī)范、管理水平低的問題，重視度不強、投入度不足的現(xiàn)象。具體來說，基建檔案工作常得不到學校和基建部門的重視，以至于人財物等投入不足，從而影響基建檔案的收集歸檔質(zhì)量。而整理歸檔的基建檔案材料中卻存在著信息不齊全、不統(tǒng)一、不明確等諸多問題。

3 學?；n案管理的發(fā)展路徑

1）管理的創(chuàng)新。筆者認為，管理的創(chuàng)新關鍵在于人的管理，學校要根據(jù)實際情況設置專人負責基建檔案管理工作，同時制定務實、高效的管理辦法，把基建檔案工作納入整個基建管理工作中，同時設立專門的監(jiān)督部門對于檔案管理人員的工作內(nèi)容進行績效考核，目的在于追責到人。同時要加強對學校檔案管理系統(tǒng)的更新與升級，能夠有全員可查詢和報備的基建檔案管理工作平臺系統(tǒng)，便于進行檔案的查詢與調(diào)動工作信息化與公開化。當然，筆者認為學校也有必要對學?；n案視情況進行權限設置，對于公開檔案適合全員查看，對于保密檔案設置相關人員查看。

2）用人的創(chuàng)新。人是開展學校基建檔案管理工作的核心力量。學校基建檔案管理的復雜化要求檔案工作人員具備高度的責任心、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和扎實的務知識，還要掌握相關的基建工作知識，因此應定期加強對基建檔案管理人員綜合技能的培養(yǎng)，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能。此外，學校的基建檔案在一定程度上反映了學校的發(fā)展速度和學校的整體規(guī)模。基建檔案真實地記錄著學校的發(fā)展歷史，也記錄著學校在各個階段的發(fā)展變化。學校想要一直持續(xù)良好的發(fā)展，必須依據(jù)學?；n案進行統(tǒng)籌規(guī)劃，因此要盡可能讓學?；n案管理人員參與整個學校建設的過程，從而掌握第一手的數(shù)據(jù)，保證檔案數(shù)據(jù)的真實性、正確性與完整性。

3）應用的創(chuàng)新。保證基建檔案管理工作的完整性與正確性需要創(chuàng)新，提高基建檔案管理工作的效益同樣也需要創(chuàng)新。特別是面對信息化時代與法治社會的來臨，如何提高學校基建檔案管理工作的質(zhì)量，歸根結底需要應用的創(chuàng)新，尤其是檔案信息編研工作的創(chuàng)新。檔案管理人員要善于將碎片化的知識信息進行整合，信息使用者尤其是學校管理者才能夠獲取更全面更準確的信息，有效提升決策的科學性。因此，筆者認為要充分利用大數(shù)據(jù)、微平臺等應用工具，創(chuàng)新檔案編研信息，提高檔案資源利用率。

4）理念的創(chuàng)新。堅持智慧管理和人本管理的理念，通過科學的頂層設計，構建需求導向、記憶導向和資源導向檔案體系建設模式，也就是說，以需求視角來整體統(tǒng)籌檔案管理工作，以記憶視角來構建檔案收集工作，以資源視角來完善檔案管理內(nèi)容，使檔案能夠全面完整、真實反應學校整個建設過程。同時落實人本管理理念，實現(xiàn)信息資源的共享價值，提高資源的利用效率。

4 結語

任何工作都需要不斷創(chuàng)新，才能保持工作的活力?；n案管理工作是學校實施管理，基建工作中的一個重要組成部分，因此，要想方設法激發(fā)基建檔案管理人員的工作熱情，要多措并舉保證基建檔案管理工作的有效性。特別是面對信息化時代的到來，如何提高學?；n案管理工作的質(zhì)量，歸根結底需要通過創(chuàng)新來開創(chuàng)此項工作的新路徑。唯有不斷開拓工作新路徑，才能激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，提高檔案管理人員的工作能力，最終不斷提升檔案的管理水平。綜上所述，學校要在日常的學?；üぷ鏖_展過程中，重視建立完整而全面的基建檔案，促進學?；n案管理工作不斷完善與發(fā)展。

參考文獻

[1]李愛軍.檔案信息化的現(xiàn)狀及對策分析[J].銅陵學院學報，2006（2）：44-46.

[2]李賀.基建檔案管理中存在的問題及對策探討[J].辦公室業(yè)務，2014（05）.

[3]崔紅.檔案工作科學化管理創(chuàng)新實踐[J].中國檔案，2018（09）：62-63.