信息化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用研究

張靈

摘 要：當前各行各業(yè)都實行“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院的信息化建設也趨于飛速發(fā)展階段，信息化管理應用到醫(yī)院檔案管理工作中，是管理模式以及管理手段上的創(chuàng)新發(fā)展，能夠給醫(yī)院檔案資料的安全、資料借閱查看的便捷、加快醫(yī)院綜合檔案信息資源的共享與利用，為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展助力。

關(guān)鍵詞：信息化管理;醫(yī)院檔案管理

在醫(yī)院管理中，單位綜合檔案管理相當于單位發(fā)展的歷史博物館，記錄單位發(fā)展的重大變化、重要決策、各類文書檔案的由來、重點工作安排、各種榮譽的獲得，真實反映醫(yī)院現(xiàn)狀和歷史。為單位今后的發(fā)展提供借鑒，有利于決策者做出正確的決策。如何科學規(guī)范管理好檔案室，在信息化時代，建立一個標準化的、科學的信息化管理系統(tǒng)可以最大化的提高醫(yī)院管理水平， 有利于促進醫(yī)院間檔案信息資源共享， 在醫(yī)療、人事、教學、科技等方面都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，對醫(yī)院長遠發(fā)展以及未來醫(yī)療建設都具有很大的借鑒意義。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1）管理機制不完善和管理人員業(yè)務能力不夠高。管理機制的不完善是醫(yī)院檔案管理工作中的通病，一是醫(yī)院的檔案管理沒有建立健全文件材料，沒有形成積累、整理、歸檔等各項管理制度，存在著檔案收集不齊全、管理不集中統(tǒng)一，同時檔案的利用率也十分低，檔案工作沒能步入正?；⒅贫然?、規(guī)范化的管理軌道;二是醫(yī)院相關(guān)部門對檔案管理及建檔工作不夠重視，沒有形成分類指導和督促檢查的有效管理機制;三是沒有形成有效的考核激勵機制，這是管理人員工作中存在積極性不高的重要原因所在;四是管理人員業(yè)務能力不強，由于大部分醫(yī)院的檔案工作者基本是來自于其他專業(yè)，有在臨床一線干不下來調(diào)整到檔案室工作的，不具備相關(guān)的專業(yè)知識，導致對檔案管理知識缺乏、業(yè)務不熟、重視不夠，致使綜合檔案管理不規(guī)范、甚至檔案有缺失、遺漏的現(xiàn)象。加之一般醫(yī)院都重視對衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的培訓，對非衛(wèi)生專業(yè)人員的培訓并不夠重視，所以檔案管理人員很少有機會進行培訓和提高自身的專業(yè)能力水平。

2）管理意識不強且管理軟硬件不夠發(fā)達。醫(yī)院管理人員自身管理意識不強，醫(yī)院層面也未經(jīng)常性開展對檔案法律法規(guī)的學習教育，沒有充分認識檔案管理的重要性。片面認為檔案管理只是對資料文檔進行保管而已，在醫(yī)院發(fā)展過程中不會產(chǎn)生直接的社會效益與經(jīng)濟效益，所以對檔案管理工作不夠重視，對檔案建設的投資甚少，檔案管理工作所需要使用計算機、網(wǎng)絡、存儲設備、多媒體影像采集以及錄入系統(tǒng)建設、電子檔案建立等情況，有的醫(yī)院檔案管理信息化建設中各項基本設備配備也不完善。大多數(shù)情況下，檔案管理工作人員還是要靠自己從海量的紙質(zhì)資料中盲目去翻找需要的信息，浪費了大量的人力和物力，沒有規(guī)范建設的檔案室、電子查閱、精良的裝備、科學系統(tǒng)的資料檔案管理系統(tǒng)，信息化發(fā)展基礎較為薄弱。

2 檔案信息化管理的應用

1）信息化管理利于保護珍貴的檔案原件。通過將醫(yī)院的各類檔案進行信息化處理，可以避免檔案原件被過多地直接使用造成原件的損壞，以達到保護檔案原始資料的目的，電子檔案還能有效地提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。

2）信息化管理利于提高檔案收集和管理的效率。傳統(tǒng)的檔案信息收集需要人工書寫完成，而信息化的檔案收集就極大地減少了對人力的依賴，能夠節(jié)省大量的人力資源，在減少人工工作量的同時，還能提高信息的準確性。同時，在進行檔案管理的時候，工作人員可以在計算機中進行檔案歸檔，從而極大地提高了工作效率，顛覆了傳統(tǒng)的人工整理、調(diào)閱的工作方式。此外，在進行資料查閱的時候，檔案管理人員只需輸入相應的關(guān)鍵詞就能準確找到對應的檔案，從而提高了資料查詢的效率[1]。

3）信息化管理利于資源互享提高使用。檔案信息化管理能夠為檔案信息資源的檢索和利用提供便利，電子信息查詢系統(tǒng)的構(gòu)建使得檔案信息的應用程序及應用范圍得到了拓展，更有利于醫(yī)院各部門、各臨床一線科室按需瀏覽并保持隨機存取，有效提高了醫(yī)院檔案的使用率。

4）信息化管理利于檔案安全管理。信息化管理使醫(yī)院檔案管理模式更加完善，檔案實行集中管理，建立信息平臺，將所有資料內(nèi)容電子存儲，便于完整管理，同時保障了因檔案保管環(huán)境的影響因素或者保管不全、不善的安全[2]。

3 利用信息化管理來改進醫(yī)院檔案管理

1）建立完備信息化檔案管理機制。大多數(shù)醫(yī)院重視醫(yī)療業(yè)務的發(fā)展，忽視檔案歸檔、檔案管理等現(xiàn)象，不重視、不科學管理檔案對于單位的發(fā)展歷程、重大變化是無法真實反映的，因此，有必要建立健全檔案信息化管理機制，重視檔案信息化管理工作是首要。第一，根據(jù)醫(yī)院的實際情況建立長期的檔案管理制度，將信息化檔案管理重點、流程、運用、考核等明確，按照制度開展工作;第二，建立監(jiān)督管理機制，采用動態(tài)檔案管理模式進行檔案管理，防止檔案丟失、遺漏等不良事件的發(fā)生;第三，建立檔案信息安全管理機制，設置權(quán)限秘鑰，實行管理人員負責制，電子檔案作為醫(yī)院檔案信息化建設的重要信息資源，不僅關(guān)系到電子檔本身的正常運行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務和服務有關(guān)的正常業(yè)務的開展，采取嚴格的安全管理措施，構(gòu)建高效的保障體系，保證醫(yī)院檔案信息及數(shù)據(jù)的安全性與可靠性[3]。

2）培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化管理人才。醫(yī)院應當加強檔案管理人員的專業(yè)培訓，在醫(yī)院信息化建設過程中，檔案工作出現(xiàn)很多新問題、新技術(shù)，對檔案工作人員自身知識的補充與更新提出了更高的要求，要及時進行新技術(shù)、新設備、新方法的繼續(xù)教育學習、普及檔案信息技術(shù)知識，提高檔案業(yè)務人員掌握現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡技術(shù)知識，提高應用信息網(wǎng)絡技術(shù)水平，以適應新技術(shù)發(fā)展的需要。引進檔案學專業(yè)和計算機專業(yè)知識的人員從事檔案信息化工作，目前緊缺的是既懂得現(xiàn)代檔案管理知識又懂得計算機技術(shù)，能熟練操作計算機，掌握網(wǎng)絡知識，抵御軟件病毒攻擊、靈活運用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用思考等的實用型人才，因此，要引進和培養(yǎng)專業(yè)管理人員，形成專才做專事工作的格局，提高工作質(zhì)量。

3）加強對信息化檔案管理工作的重視。在醫(yī)院管理中，我們需要全院從上而下形成在思想上重視檔案管理，在實踐中正確認識檔案管理工作的良好氛圍[4]。特別是涉及醫(yī)院發(fā)展、財務管理、基建、醫(yī)療設備購置、人事、病案等重要管理部門，要將檔案管理與目標管理責任制相結(jié)合，完善考核激勵機制，把檔案建設納入醫(yī)院管理發(fā)展目標及崗位考核中去，定期進行評價考核，從而促使檔案管理工作進入一個更加規(guī)范的發(fā)展軌道。

4）加強醫(yī)院信息化檔案管理設施的投入。在信息化技術(shù)不斷深入發(fā)展及應用的今天，只有在管理設施上能夠保障足夠的投入，那么才能夠有效保證龐大的檔案信息資料的有效性，建立檔案管理信息化軟件系統(tǒng)，現(xiàn)在各類辦公軟件蕓蕓眾生，很多計算機軟件開發(fā)商把辦公軟件制作得很實用，按照醫(yī)院的特點，對檔案管理實行全程計算機管理，如“科怡”檔案管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案管理的一部分查閱功能，要提高更規(guī)范、更科學的管理，還要發(fā)展檔案管理軟件延伸，能夠?qū)栝喌臋n案有提示歸還日期，對分類不妥的檔案有提示，對大型設備購置、基建、業(yè)務發(fā)展、人事類等重要檔案實行掃描電子存檔，設置相應科室自行電子歸檔，與檔案室數(shù)據(jù)連接，加快信息資源的共享和利用[5]。

4 結(jié)語

總之，信息化管理醫(yī)院檔案資料是提高醫(yī)院檔案管理效能的最好辦法，醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展也可以因為這個而得到保證，在醫(yī)院檔案管理中改革檔案管理模式，建立高效嚴密的檔案監(jiān)督管理機制和比較完備的檔案管理機制、轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理模式 、加強對檔案管理的重視和投資、提高檔案管理人員的專業(yè)知識和實踐管理能力，有利于促進醫(yī)院全方位發(fā)展。

參考文獻

[1]李亞梅，潘翔宇，姚敏祺.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].卷宗，2016，6（1）.

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[3]宓丹.淺談信息化技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的價值及創(chuàng)新應用作用[J].世界最新醫(yī)學信息文摘：連續(xù)型電子期刊，2014（36）：334.

[4]尉紅.現(xiàn)代化醫(yī)院管理須加快醫(yī)院檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界，2013（S4）：139.

[5]魏慶紅.試論醫(yī)院檔案的信息化管理[J].云南案，2017（07）：994-1008.