淺淡正確認識和做好勞資檔案工作的重要意義

摘 要：加強企業(yè)勞資檔案管理對企業(yè)發(fā)展有著重要的意義，本文提出勞資檔案管理的措施和方法，積極發(fā)揮檔案管理，維護勞資關(guān)系和諧發(fā)展，最終實現(xiàn)促進企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;體制建設(shè);促進發(fā)展

1 正確認識勞資檔案的社會價值

隨著企業(yè)體制改革的不斷深入，企業(yè)勞資檔案管理將成為企業(yè)管理的重要組成部分，維護勞資關(guān)系和諧起著重要作用。單位的檔案涉及企業(yè)職工工資、崗位津貼、福利、企業(yè)職工社保、醫(yī)保企業(yè)的工資年度報表的統(tǒng)計、以及各類相關(guān)的審核、考勤、考核等管理文件。

勞資檔案的社會價值，是由其自身的社會屬性所決定的。勞資檔案是在人事管理活動中形成的經(jīng)過認可的記錄和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)及人事獎懲、變化情況的，以個體為單位，集中保存和備查的各種勞資檔案資料，具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關(guān)的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等勞資檔案工作，勞資檔案就具有存在和利用的社會價值。

在市場經(jīng)濟條件下，隨著社會進入信息時代，信息已成為重要的社會資源，信息的收集和利用也是一項具有戰(zhàn)略意義的社會工程，作為人員信息主要載體的勞資檔案有了更加廣闊的價值空間。市場人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開勞資檔案工作的有效運轉(zhuǎn)。

因此，正確認識勞資檔案的社會價值，充分發(fā)揮勞資檔案工作的重要作用，在服務(wù)于組織人事工作的基礎(chǔ)上，不僅可以為企業(yè)和從業(yè)者提供良好的信息服務(wù)，優(yōu)化市場人員資源配置，促進經(jīng)濟的繁榮和發(fā)展，而且可以強化從業(yè)人員的社會化管理，推動國家社會保障體系的建立和完善，維護社會的穩(wěn)定。

2 勞資檔案工作面臨的問題和困難

目前，勞資檔案的社會價值沒有得到正確地認識和利用，社會公眾檔案意識淡薄，勞資檔案工作機制運轉(zhuǎn)不暢，社會地位不斷下降。造成這種狀況的主要原因有以下幾個方面：

1）檔案管理體系的社會化程度不高，難以適應(yīng)社會進步與發(fā)展。現(xiàn)行的管理體系，是以單個的企事業(yè)單位或社團組織為管理主體而進行運轉(zhuǎn)的，在這種分散的管理方式下，管理主體之間缺乏有機的聯(lián)系，與生產(chǎn)活動的日益社會化和從業(yè)人員流動性的不斷增強極不適應(yīng)，形成不了社會化的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。分散的管理方式，一方面不便于統(tǒng)一規(guī)范檔案操作程序和整個社會勞資檔案資源的整合、利用;另一方面，多頭管理和繁瑣的流程，影響了檔案隨從業(yè)人員在市場環(huán)境中的自由流動，直接造成棄檔、丟檔的現(xiàn)象發(fā)生。

2）檔案形成的質(zhì)量不高，降低了勞資檔案的社會價值。檔案的形成和收集缺乏針對性和規(guī)范性，工作方式多年不變，程序不夠公開、透明，造成勞資檔案內(nèi)容陳舊、雷同、空洞、失真。內(nèi)容陳舊不能反映個人的最新動態(tài)，失去了檔案的憑證價值;內(nèi)容雷同不能反映個人的獨特才能，失去了檔案的參考價值，難以有針對性的提供權(quán)威的證明材料;內(nèi)容的空洞，則無法滿足社會對勞資檔案信息的新要求;內(nèi)容的失真，不僅違背了勞資檔案真實性的特征，而且會造成負面的社會影響。

3）服務(wù)功能不健全，阻礙了勞資檔案工作的發(fā)展。首先是服務(wù)意識不強。“重藏輕用”是檔案工作難以走出的誤區(qū)，檔案管理人員觀念陳舊，缺乏服務(wù)的積極性和主動性。其次是服務(wù)職能不明確。由于勞資檔案工作一直從屬于組織人事工作，其服務(wù)職能被管理職能所掩蓋，從而造成服務(wù)方向不清晰、服務(wù)職能不明確。再者是服務(wù)手段落后。在信息化社會里，勞資檔案工作的技術(shù)手段遠遠落后于現(xiàn)代社會，高科技在勞資檔案工作中的推廣和應(yīng)用力度不大，工作效率不高。

4）約束機制缺位，企業(yè)勞資檔案工作面臨危機。經(jīng)濟體制改革后，企業(yè)在市場經(jīng)濟環(huán)境中依照市場法則同步運轉(zhuǎn)。用人的自主權(quán)使企業(yè)用工不再需要政府部門審批，并辦理相關(guān)的勞資檔案，原來依靠行政手段來維系運轉(zhuǎn)的勞資檔案工作陷入了尷尬的境地。由于沒有相應(yīng)的約束機制，大多的新興企業(yè)或者為了擺脫舊的人事制度的束縛，或者缺乏長遠的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，或者出于逃避社會保險費用等降低企業(yè)運行成本的目的，不再重視勞資檔案，甚至根本就不接收和建立勞資檔案。企業(yè)勞資檔案工作要么運轉(zhuǎn)不暢，要么無法運轉(zhuǎn)，面臨著嚴重的危機。

3 加強勞資檔案工作的主要措施

針對市場經(jīng)濟條件下勞資檔案工作的現(xiàn)狀，要保證工作的有效運轉(zhuǎn)，發(fā)揮勞資檔案的價值作用，就必須從改革現(xiàn)有的勞資檔案工作體系入手，逐步實行勞資檔案管理的社會化，整合資源，增強功能，規(guī)范程序，主動服務(wù)。

1）實行檔案管理的社會化，整合社會檔案資源。要打破現(xiàn)行的以企事業(yè)單位或社團組織為管理主體的管理體系，由政府成立相應(yīng)的管理機構(gòu)，對全社會的檔案實行統(tǒng)一的管理，形成社會化的工作網(wǎng)絡(luò)。這樣就可以整合全社會的檔案資源，也便于統(tǒng)一和規(guī)范操作程序。其實，現(xiàn)行的人事代理制度，就是檔案管理社會化的雛形。人事代理制度是在“五大畢業(yè)生”人事代理的基礎(chǔ)上逐漸發(fā)展起來的，現(xiàn)已擴大到實行人事制度改革的事業(yè)單位和企業(yè)自謀生路、失業(yè)下崗人員。人事代理的實質(zhì)就是人員檔案代理。實踐證明，這種社會化的勞資檔案代理制度，是勞資檔案工作應(yīng)對經(jīng)濟體制改革和用人制度變化的重要舉措，有著積極的社會影響的作用。因此，我們要在總結(jié)和借鑒人事代理制度成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，采取有效措施，進一步推動檔案管理的社會化。

2）把勞資檔案納入社會保障體系，增強勞資檔案工作的服務(wù)功能。社會保障體系的完善，離不開相關(guān)的勞資檔案資料的真實和完備。目前，社會上經(jīng)常發(fā)生的一些勞資糾紛和社會保障費用征繳方面存在的難題，有相當一部分都是因為缺乏相應(yīng)的勞資檔案資料而造成的。勞資檔案資料的缺失，不僅會影響勞動者自身的維權(quán)行為，也會給國家社保經(jīng)費的征繳帶來困難。因此，在實行社會化的勞資檔案代理制度的前提下，把勞資檔案納入社會保障體系，作為企業(yè)用人和勞動保障的必備條件之一，通過立法建立健全新型的社會化的企業(yè)勞資檔案制度，以維護勞動者的正當權(quán)益和國家利益。

3）規(guī)范操作程序，提高檔案質(zhì)量。要逐步建立適應(yīng)現(xiàn)代社會需要的，公開、公正、透明的勞資檔案工作程序，科學(xué)規(guī)范地形成和收集勞資檔案資料，在保證檔案資料真實可靠的前提下，提升檔案資料的科學(xué)價值。檔案管理的社會化，為統(tǒng)一規(guī)范操作程序提供了可能、創(chuàng)造了條件。檔案的社會化管理部門要在尊重勞資檔案基本特征的前提下，根據(jù)信息社會的需要，從檔案資料的形成、收集、整理、歸檔的各個環(huán)節(jié)，制定出規(guī)范性的操作章程，嚴格操作，保證檔案資料的真實、可靠和鮮活，全面提高檔案質(zhì)量。

4）以用為綱，加強服務(wù)主動性。要改變勞資檔案工作被動管理的現(xiàn)狀，首先，要轉(zhuǎn)變工作理念和工作方式，大力倡導(dǎo)服務(wù)至上的思想，由管理者變?yōu)榉?wù)者;其次，要在實行社會化管理方式的基礎(chǔ)上，把服務(wù)職能從組織人事工作中剝離，明確檔案社會化管理部門的職務(wù)職能，建立健全相關(guān)的配套服務(wù)措施，使檔案工作走出門戶，通過服務(wù)體現(xiàn)勞資檔案的社會價值;再者，要利用現(xiàn)代科技手段，建立方便、快捷和自動化程序較高的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，提高工作和服務(wù)效率。

參考文獻

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作者簡介

苗媛媛（1981-），女，2006年畢業(yè)于中共中央黨校經(jīng)濟管理專業(yè)，鞍山市水務(wù)集團有限公司供水公司人力資源管理。2014年所撰寫的《淺談企業(yè)文化對人力資源管理的影響》論文獲總公司科協(xié)論文二等獎。